eBußgeldakte (Anbindung SC-OWI an DMS, 322/3)
Das Projekt befindet sich in der Startphase.
Der gesamte Arbeitslauf zur Erstellung und Führung einer elektronischen Akte ist revisionssicher und ermöglicht einen Verzicht auf analoge Dokumente. Lagerraum wird dadurch freigesetzt.
Dieses Projekt hat die Einführung einer revisionssicheren E-Akte in der Bußgeldstelle der Stadt Köln zum Ziel. Es beinhaltet den Verzicht auf die zusätzliche Aufbewahrung von Schriftstücken in Papierform sowie die Abgabe von signierten Bußgeldakten an die Gerichte und andere Beteiligte. Wir digitalisieren und optimieren konsequent den gesamten Prozessablauf vom Scannen eingehender Post bis zur Ablage, so dass alle rechtlichen Anforderungen an ein ersetzendes Scannen erfüllt werden. Eine zusätzliche Aufbewahrung von Papier-Vorgängen wird obsolet. Die gescannten Dokumente sollen über das Fachverfahren der Bußgeldstelle in das zentrale städtische Dokumentenmanagement-System (DMS) übertragen werden. Bei Bedarf erstellen wir künftig digitale Gerichtsakten in der gesetzlichen vorgeschriebenen Form.
Wir haben die Machbarkeit geprüft und einen vorläufigen Projektplan erstellt und abgestimmt.
Aufgrund der technischen Weiterentwicklung der in der Bußgeldstelle eingesetzten Fachsoftware zeichnet sich eine kostengünstige und effektive Alternative zur Anbindung an das städtische Dokumentenmanagementsystem DMS ab. Derzeit wird ihre Zulässigkeit und Umsetzbarkeit geprüft.
Die weiteren Schritte hängen vom Ergebnis der Prüfung der Alternative ab.
