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eBauwerksakte Teil 2

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Status:
laufend

Nach Erhalt der vom Amt für Informationsverarbeitung vorgelegten und durch die Gesamtschwerbehindertenvertretung gegengezeichnete Bescheinigung der Barrierefreiheit, werden wir das Beteiligungsverfahren für die eBauwerksakte abschließen.

Gesamtprojektziel:

Ziel der Projekte ist es, die eBauwerksakte innerhalb des ersten Halbjahres 2021 produktiv zu setzen und im Arbeitsalltag effektiv nutzen zu können. Das beinhaltet neben dem Schreiben einer Verfahrensanweisung auch die Schulung auf diese neue Anwendung. Darüber hinaus wollen wir unseren Aktenbestand kontinuierlich digitalisieren und die Grundanwendung um weitere Funktionen ergänzen.


Kurzbeschreibung:

In der Vergangenheit gab es im Amt für Brücken, Tunnel und Stadtbahnbau kein Archivmanagement. Aufbewahrungswürdige Unterlagen sind räumlich auf mehrere Archive verteilt und werden zum Teil in den Büros der Kolleg*innen aufbewahrt. Auch sind nicht alle Akten digital verfügbar. In Folge ist der Aufwand hoch, wenn bestimmte Unterlagen gesucht werden. Einige Akten sind aufgrund des Raumes, in dem sie aufbewahrt wurden, stark umweltbelastet und der Archivraum ist voll belegt. Aufgrund dieser Rahmenbedingungen haben wir uns bereits in 2018 und 2019 mit dem „Aufbau eines Archivmanagements“ intensiv auseinandergesetzt und in Zusammenarbeit mit dem Amt für Informationsverarbeitung die eBauwerksakte entwickelt und programmiert. Im nächsten Schritt wollen wir diese eBauwerksakte nun in den Echtbetrieb übernehmen, mit Leben füllen und stetig weiterentwickeln.

Was haben wir erreicht?

Gegenüber unserer ursprünglichen Planung gab es starke Verzögerung beim Nachweis der Barrierefreiheit unserer Anwendung, sodass wir erst sehr verspätet in die Projektarbeit einsteigen konnten. Das Beteiligungsverfahren mit dem Datenschutzbeauftragten ist abgeschlossen und der Rückmeldebogen für das Historisches Archiv erstellt worden. In einer Personalratsversammlung haben wir die neue Anwendung vorgestellt. Das Handbuch zur eBauwerksakte ist durch ausgewählte Nutzer*innen aus unseren Fachabteilungen bis zu dem Punkt entwickelt worden, der vor der Produktivsetzung möglich ist. Das Projekt “eFotoakte“ haben wir mit dem Amt für Informationsverarbeitung sondiert, und es kann nach Produktivsetzung der eBauwerksakte fortgeführt werden.

Wie geht es weiter?

Zurzeit arbeiten wir an der Beendigung der Beteiligungsverfahren, der Produktivsetzung der eBauwerksakte und der Fertigstellung des Handbuchs. Im Anschluss daran wollen wir das Schulungskonzept entwickeln sowie die Dienst- und Verfahrensanweisung für den Umgang mit der eBauwerksakte erstellen. Anschließend führen wir Mitarbeitenden-Schulungen durch und richten den Support ein. Nachfolgend kann dann die die eBauwerksakte offiziell im Amt eingeführt werden. Wir erstellen parallel dazu in Zusammenarbeit mit dem Amt für Informationsverarbeitung die ergänzenden Anwendungen Massenübernahme aus dem Multiprojektraum in die eBauwerksakte und die Fotoakte in der eBauwerksakte. Ein Digitalisierungskonzept wollen wir in 2021 aufstellen, spätestens aber in 2022. Hier soll die Aufarbeitung und Digitalisierung der Altaktenbestände, sowie die Ablage in die noch leere eBauwerksakte geregelt werden.

Zuletzt aktualisiert am:
09.04.2021