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Einführung eines digitalen Baummanagement

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Status:
laufend

Der aktuelle Stand ist, dass die Software für ein neues Baumkataster beschafft wurde. Dieses wurde noch auf unsere individuellen Anforderungen angepasst.

Die Beschaffung der Tablets läuft noch. Derzeit wird auf die Auslieferung gewartet.

Gesamtprojektziel:

Diese Anwendung dient der Überprüfung und Dokumentation der Verkehrssicherheit von städtischen Bäumen durch digitale Unterstützung.


Kurzbeschreibung:

Das Ziel eines neuen, modernen Baumkatasters ist es, mit mobilen Endgeräten (Tablets) vor Ort die Kontrollen durchführen zu können. Dadurch werden Arbeitsschritte eingespart. Die Tablets sollen zudem die Büro-Computer ersetzen. Die Baumkontrollen werden nach den aktuellen Normen und Regeln durchgeführt. Es erfolgt eine rechtssichere Dokumentation aller Kontrollen und Maßnahmen. Das neue Kataster hat viele neue Funktionen und Auswertungsmöglichkeiten. Mittelfristig soll die Bereitstellung der Daten für andere Dienststellen und der Öffentlichkeit erfolgen.

 

Was haben wir erreicht?

In einem intensiven Vorbereitungsprozess wurden die Anforderungen an eine neue Software für ein Baumkataster und die notwendige Hardware definiert. Die datenschutzrechtlichen Anforderungen mussten genauso wie die sicherheitstechnischen Vorgaben beachtet werden. Immer neue Probleme mussten in zahlreichen Besprechungen gelöst, Zeitpläne wegen fehlender Personalressourcen immer wieder verändert und angepasst werden.

Nach der öffentlichen Ausschreibung der Software, erhielt die Firma WIDEMANN den Zuschlag zur Lieferung des neuen Katasters. In einem intensiven Test wurden die Funktionen der Software auf einem Firmenserver sowie parallel auf einem Testserver der Stadt Köln auf „Herz und Nieren“ geprüft.

Hierbei zeigte sich, dass die Software durch den Anbieter an die individuellen Anforderungen der Stadt Köln teilweise noch angepasst werden musste. Dies war ein langer und zeitaufwendiger Prozess, da die Änderungen vorgenommen und dann auch wieder getestet werden mussten.

Zudem wurde festgestellt, dass auf dem städtischen Testserver im Vergleich zum Firmenserver unterschiedliche Ergebnisse auftraten. Das lag zum Beispiel an strengen städtischen Sicherheitsanforderung.

Letztendlich konnten die Probleme aber gemeinsam mit dem Amt für Informationsverarbeitung gelöst werden. Die Software ist jetzt einsatzbereit. Die europaweite Ausschreibung der benötigten Hardware stellten die beteiligten Ämter auch vor nicht unerhebliche Probleme, mussten doch die Anforderungen so formuliert werden, dass mehrere potenzielle Bieter diese auch erfüllen können. Dazu war eine intensive Marktsichtung und Produktauswertung notwendig. Wegen Corona, Personalmangel und anderer Projekte kam es auch hier wieder zu Verzögerungen.

Weitere Verzögerungen entstanden, weil die Anbieter teilweise nicht in der Lage waren, Testgeräte zeitnah in der gewünschten Konfiguration zur Verfügung zu stellen. Probleme gab es auch bei der Einrichtung der Testgeräte. Mal fehlten Treiber, mal fehlte Zubehör. Fehlende Dinge mussten immer nachgefordert werden. Die technischen Tests wurden durch das Amt für Informationsverarbeitung, die Praxistests durch die Fachingenieurin, Verwaltungsmitarbeiter und ausgewählte Meister aus der Baumkontrolle durch das Amt für Landschaftspflege und Grünflächen durchgeführt. Die Ergebnisse wurden protokolliert und dienten als Basis für die Vergabeentscheidung.

Aus den genannten Gründen musste der ursprüngliche Zeitplan mehrmals überarbeitet und die Bindefrist mehrfach verlängert werden. Letztendlich konnte Mitte Februar 2022 einem Anbieter der Auftrag zur Lieferung von Tablets erteilt werden.

Wie geht es weiter?

Zurzeit wird auf die Auslieferung der Tablets gewartet. Durch die weltweite Chip-Krise haben alle Anbieter Lieferprobleme. Mit etwas Glück werden die bestellten 50 Tablets mit Zubehör Ende Mai geliefert. Momentan überarbeitet die Projektgruppe (bestehend aus Mitarbeiter*innen des Amtes für Grünflächen und Landschaftspflege sowie dem Amt für Informationsverarbeitung) den Projekt- und Zeitplan.

Berücksichtigt werden müssen Einrichtung der Tablets, Migration der aktuellen Datensätze, sowie Inbetriebnahme und abschließende Funktionstests der Hardware und Software, als auch Einarbeitung des Personals. Dabei müssen auch Ferienzeiten berücksichtigt werden. Wenn alles nach Plan verläuft, kann das neue System voraussichtlich nach den Sommerferien 2022 an den Start gehen.

Zuletzt aktualisiert am:
06.05.2022