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Einführung eines digitalen Baummanagement

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Status:
abgeschlossen

Wir haben die Software für ein neues Baumkataster beschafft und auf unsere Anforderungen hin angepasst.

Gesamtprojektziel:

Im Amt für Landschaftspflege und Grünflächen wurde bis Juli 2022 ein Baumkataster eingesetzt, welches im Jahr 1998 auf Basis einer Microsoft Access-Anwendung vom Amt für Landschaftspflege und Grünflächen erstellt wurde. Diese Anwendung diente primär der Überprüfung und Dokumentation der Verkehrssicherheit von städtischen Bäumen. Diese Form der Baumkontrolle entsprach aber nicht mehr den von den Gerichten geforderten Vorgaben. Die Kontrollergebnisse wurden auf Kontrollblättern erfasst und mussten danach noch im Büro digital nacherfasst werden, was natürlich einen unnötigen Arbeitsaufwand erforderte aber aus technischen Gründen zum damaligen Zeitpunkt nicht anders zu realisieren war. Die Ergebnisse der Baumkontrollen werden jetzt auf speziellen Tablets vor Ort erfasst und mittels Mobilfunk direkt in einer Datenbank medienbruchfrei erfasst und „gerichtsfest“ gesichert. In dem neuen Baumkataster werden außerdem im Rahmen der regulären Baumkontrollen innerhalb der nächsten 18 Monate zusätzliche Informationen erfasst, die die Datensätze komplettieren und neue Auswertungsmöglichkeiten ermöglichen. Diese Daten werden dann auch im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten verwaltungsintern und auch der Öffentlichkeit zur Verfügung gestellt.


Kurzbeschreibung:

Das Ziel eines neuen, modernen Baumkatasters ist, dass es zu 100% digital ist, mit mobilen Endgeräten (Tablets), wo vor Ort die Kontrolle durchgeführt und auch sofort digital eingegeben werden kann. Dadurch werden Arbeitsschritte eingespart. Die Tablets sollen zudem die Büro-Computer ersetzen. Die Baumkontrollen werden nach den aktuellen Normen und Regeln durchgeführt. Es erfolgt eine rechtssichere Dokumentation aller Kontrollen und Maßnahmen. Das neue Kataster hat viele neue Funktionen und Auswertungsmöglichkeiten. Mittelfristig soll die Bereitstellung der Daten für andere Dienststellen und der Öffentlichkeit erfolgen. Der aktuelle Stand ist, dass die Software für ein neues Baumkataster beschafft wurde. Dieses wurde noch auf die individuellen Anforderungen der Stadt Köln angepasst und wird permanent optimiert. Die Beschaffung der Tablets ist abgeschlossen.

Was haben wir erreicht?

In einem intensiven, langwierigen und zähen Vorbereitungsprozess wurden die Anforderungen an eine neue Software für ein Baumkataster und die notwendige Hardware definiert. Die datenschutzrechtlichen Anforderungen mussten genauso wie die sicherheitstechnischen Vorgaben beachtet werden. Immer neue Probleme mussten in zahlreichen Besprechungen gelöst, Zeitpläne wegen fehlender Personalressourcen immer wieder verändert und angepasst werden. Nach der öffentlichen Ausschreibung der Software, erhielt die Firma WIDEMANN den Zuschlag zur Lieferung des neuen Katasters. In einem intensiven Test wurden die Funktionen der Software auf einem Firmenserver sowie parallel auf einem Testserver der Stadt Köln auf „Herz und Nieren“ geprüft. Hierbei zeigte sich, dass die Software durch den Anbieter an die individuellen Anforderungen der Stadt Köln teilweise noch angepasst werden musste. Dies war ein langer und zeitaufwendiger Prozess, da die Änderungen vorgenommen und dann auch wieder getestet werden mussten. Zudem wurde festgestellt, dass auf dem städtischen Testserver im Vergleich zum Firmenserver unterschiedliche Ergebnisse auftraten. Das lag zum Beispiel an strengen städtischen Sicherheitsanforderung. Letztendlich konnten die Probleme aber gemeinsam mit dem Amt für Informationsverarbeitung gelöst werden. Die Software ist jetzt einsatzbereit. Die europaweite Ausschreibung der benötigten Hardware stellten die beteiligten Ämter auch vor nicht unerhebliche Probleme, mussten doch die Anforderungen so formuliert werden, dass mehrere potenzielle Bieter diese auch erfüllen können. Dazu war eine intensive Marktsichtung und Produktauswertung notwendig. Wegen Corona, Personalmangel und anderer Projekte kam es auch hier wieder zu Verzögerungen. Weitere Verzögerungen entstanden, weil die Anbieter teilweise nicht in der Lage waren, Testgeräte zeitnah in der gewünschten Konfiguration zur Verfügung zu stellen. Probleme gab es auch bei der Einrichtung der Testgeräte. Mal fehlten Treiber, mal fehlte Zubehör. Fehlende Dinge mussten immer nachgefordert werden. Die technischen Tests wurden durch das Amt für Informationsverarbeitung, die Praxistests durch die Fachingenieurin, Verwaltungsmitarbeiter und ausgewählte Meister aus der Baumkontrolle durch das Amt für Landschaftspflege und Grünflächen durchgeführt. Die Ergebnisse wurden protokolliert und dienten als Basis für die Vergabeentscheidung. Aus den genannten Gründen musste der ursprüngliche Zeitplan mehrmals überarbeitet und die Bindefrist mehrfach verlängert werden. Letztendlich konnte Mitte Februar 2022 einem Anbieter der Auftrag zur Lieferung von Tablets erteilt werden. Das Personal des Amtes für Landschaftspflege und Grünflächen arbeitet bereits seit dem 01. Juli mit der neuen Software, kann aber noch nicht mobil arbeiten, da die Tablets derzeit konfiguriert werden und somit nur die bisher verwendeten stationären PC zur Verfügung stehen.

Wie geht es weiter?

Nach der Konfiguration der Tablets durch Personal des Amtes für Informationsverarbeitung werden die Arbeitsplätze eingerichtet und das Personal des Amtes für Landschaftspflege und Grünflächen nach und nach in der Anwendung geschult. Dies muss im laufenden Betrieb erfolgen und sogenannte Multiplikatoren im Personal werden mit Priorität bedient.

Zuletzt aktualisiert am:
21.12.2022