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Einführung eAkte in der Betreuungsstelle

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Status:
laufend

Im Rahmen der Beschaffung einer Fachanwendung haben wir einen Anbieter beauftragt, sodass wir aktuell vorbereitende Maßnahmen sowie die Voraussetzungen für die Inbetriebnahme prüfen. Die elektronische Akte haben wir zudem programmiert und die notwendige Schnittstelle zur Fachanwendung eingerichtet.

Gesamtprojektziel:

Die Einführung der elektronischen Betreuungsakte mit vorhandener Schnittstelle zu einer Fachanwendung ermöglicht uns eine medienbruchfreie Bearbeitung. Durch schnellere Bearbeitungs- und verkürzte Postlaufzeiten steigern wir die Effizienz der Abläufe. Zudem besteht für die Mitarbeitenden die Möglichkeit eines zeitgleichen und ortsunabhängigen Zugriffs.


Kurzbeschreibung:

Die Schriftgutverwaltung im Amt für Soziales, Arbeit und Senioren wird bereits heute elektronisch unterstützt. Dies geschieht allerdings noch sehr eingeschränkt. Im Projekt optimieren wir die damit zusammenhängenden Prozesse. Durch die Weiterentwicklung der derzeit genutzten Software oder auch mit einer neuen Software führen wir eine elektronische Akte ein, die Inhalte übersichtlich gliedert und direkte, ortsunabhängige Zugriffsmöglichkeiten bei gleichzeitiger Bearbeitung sowie umfangreiche Recherchefunktionen bietet.

Was haben wir erreicht?

Wir haben das Projekt der elektronischen Betreuungsakte um eine Fachanwendung ergänzt und im Februar 2021 eine Firma mit der Umsetzung beauftragt. Nach Prüfung der Geschäftsprozesse (IST-Prozesse) wurde die Fachanwendung an die Wünsche der Betreuungsstelle angepasst und entsprechende Updates der Fachanwendung wurden zur Verfügung gestellt. Für die Nutzung des stadtinternen Datenmanagementsystems „Doxis 4 winCube“ wurden die technischen Voraussetzungen geschaffen und die Programmierung der elektronischen Akte abgeschlossen. Die im Beteiligungsverfahren notwendigen Dokumente haben wir im Rahmen der Weiterführung des Projektes entsprechend aktualisiert. Aktuell prüfen und erarbeiten wir Möglichkeiten zur Durchführung von coronakonformen Schulungen und weitergehende technische Anforderungen.

Wie geht es weiter?

Aktuell führen wir weitere Absprachen bezüglich technischer Voraussetzungen zur Umsetzung mit der beauftragten Firma durch. Die technische Prüfung und Abnahme der bereits programmierten elektronischen Akte ist nach Einrichtung der Zugangsberechtigungen beabsichtigt. Die Planung zur Durchführung coronakonformer Schulungen stellt weiterhin eine große Herausforderung für die beteiligten Akteur*innen dar. Sobald alle notwendigen Informationen vorliegen, werden wir die entsprechenden Dokumente im Beteiligungsverfahren fertigstellen. Unser Ziel ist es, die Fachanwendung im ersten Halbjahr 2022 produktiv zu setzen.

Zuletzt aktualisiert am:
11.08.2022