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Einführung eAkte in der Betreuungsstelle

Start:
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Status:
laufend

Im Rahmen der Beschaffung einer Fachanwendung haben wir einen Anbieter beauftragt, sodass wir aktuell vorbereitende Maßnahmen sowie die Voraussetzungen für die Inbetriebnahme prüfen.

Gesamtprojektziel:

Die Einführung der elektronischen Betreuungsakte mit vorhandener Schnittstelle zu einer Fachanwendung ermöglicht uns eine medienbruchfreie Bearbeitung. Durch schnellere Bearbeitungs- und verkürzte Postlaufzeiten steigern wir die Effizienz der Abläufe. Zudem besteht für die Mitarbeitenden die Möglichkeit eines zeitgleichen und ortsunabhängigen Zugriffs.


Kurzbeschreibung:

Die Schriftgutverwaltung im Amt für Soziales, Arbeit und Senioren wird bereits heute elektronisch unterstützt. Dies geschieht allerdings noch sehr eingeschränkt. Im Projekt optimieren wir die damit zusammenhängenden Prozesse. Durch die Weiterentwicklung der derzeit genutzten Software oder auch mit einer neuen Software führen wir eine elektronische Akte ein, die Inhalte übersichtlich gliedert und direkte, ortsunabhängige Zugriffsmöglichkeiten bei gleichzeitiger Bearbeitung sowie umfangreiche Recherchefunktionen bietet.

Was haben wir erreicht?

Wir haben das Projekt der elektronischen Betreuungsakte um eine Fachanwendung ergänzt. Nachdem wir die Fachanwendung im Jahr 2020 wiederholt ausgeschrieben und eine verifizierende Teststellung durchgeführt hatten, konnten wir im Februar 2021 eine Firma mit der Umsetzung beauftragen. Bereits im Vorfeld der Beschaffung hatten wir eine Arbeitsgruppe zusammengestellt, welche die grundlegenden Anforderungen an eine elektronische Akte erarbeitet hat. Hierbei war es uns besonders wichtig, die Anforderungen und Wünsche der Mitarbeitenden aus den unterschiedlichen Aufgabenbereichen von Beginn an miteinzubeziehen. Die Ergebnisse der Arbeitsgruppe haben wir im Anschluss allen Kolleg*innen vorgestellt, so dass wir auch noch weitergehende Anmerkungen und Erkenntnisse berücksichtigen konnten.

Im Rahmen der verifizierenden Teststellung der Fachanwendung haben wir eine weitere Projektgruppe zusammengestellt, in die Mitarbeitenden aus allen Tätigkeitsbereichen der Betreuungsstelle eingebunden sind. Nach Erhebung der Geschäftsprozesse (IST-Prozesse) innerhalb der Betreuungsstelle haben wir diese gemeinsam mit der Firma besprochen. Im Ergebnis wurde die Fachanwendung bereits in einem ersten Update den Bedürfnissen der Fachdienststelle angepasst. Die Anbindung der Fachanwendung an das stadtinterne Datenmanagementsystem "Doxis 4 winCube" ist möglich und die technischen Voraussetzungen konnten wir abklären, sodass bereits mit der Programmierung der eAkte begonnen wurde.

Wie geht es weiter?

Aktuell führen wir weitere Absprachen bezüglich der technischen Voraussetzungen und Umsetzungen mit der beauftragten Firma durch. Die entsprechenden Beteiligungsverfahren bereiten wir vor. Zudem planen wir Schulungen für unsere Mitarbeitenden mit dem Ziel, die Fachanwendung noch in 2021 produktiv setzen zu können.

Zuletzt aktualisiert am:
08.10.2021