Wir sind überzeugt:
Nur ein WIR führt uns zum gemeinsamen Erfolg, das FÜR erinnert uns immer an die unverzichtbare Zielorientierung, DIESTADT benennt in Kurzform, warum wir die Reform angehen: das Wohl der Stadt Köln und ihrer Menschen, und der # (Hashtag) verknüpft die sachlichen Inhalte unserer Reform mit unseren Anspruch an Dialog und Kommunikation nach innen und außen.
#wirfürdiestadt
Im Sommer 2016 haben wir das bundesweit einzigartige Reformvorhaben einer Großstadtverwaltung gestartet: Bei einem breiten, intensiven Beteiligungsprozess hatten unterschiedliche Kolleg*innen aus allen Bereichen und Hierarchieebenen ebenso wie Politik und Stadtgesellschaft die Möglichkeit, ihre Anregungen einzubringen. Das zentrale Ergebnis: Alle Akteur*innen waren gleichermaßen unzufrieden und sahen Handlungsbedarf auf allen Ebenen des Verwaltungshandelns. Diese Erkenntnisse machten die Wichtigkeit und Dringlichkeit des Vorhabens eindrücklich deutlich.
Im Februar 2017 stellte der Stadtrat einstimmig die für die Unterstützung des fünfjährigen Projekts (2017 bis 2022) benötigten Ressourcen bereit. Im April 2017 haben wir mit der Umsetzung losgelegt.
Mehrebenen-Ansatz
Was unser Vorgehen von Anfang an einzigartig gemacht hat, ist der von der Stadt Köln entwickelte Mehrebenen-Ansatz: Wir verknüpfen die sachlichen Inhalte unserer Projekte immer mit breiter Kommunikation sowie Veränderungsmanagement und Beteiligung.
Entstanden ist dieser Ansatz aus der Erkenntnis heraus, dass eine Reform nur erfolgreich sein kann, wenn wir die Menschen einbinden, die von unseren Projekten betroffen sind und für die sich hierdurch etwas verändert. Davon profitiert unser Vorhaben von Beginn an auch inhaltlich: Denn die Menschen in unserer Verwaltung und dieser Stadt kennen die Anforderungen, Herausforderungen und mögliche Lösungen am besten. Durch unseren Mehrebenen-Ansatz stellen wir sicher, dass wir vorhandenes Wissen für die Entwicklung unserer Verwaltung von morgen nutzen.
Dezentrale Verantwortung mit gemeinsamen Zielen
Von Beginn an haben wir auf ein dezentrales Vorgehen gesetzt, denn: Veränderung kann nicht von oben verordnet werden. Unsere Reform ist durch Eigenverantwortung und Dezentralität geprägt. Wir sind überzeugt, dass die Bereiche ihre „Knackpunkte“ jeweils am besten kennen. Die rund 80 Ämter und Bereiche unserer Verwaltung konnten daher zu jeder Zeit selbst entscheiden, welche Projekte für ihre Weiterentwicklung als Nächstes am wichtigsten sind und diese im Rahmen der Verwaltungsreform angehen. Unterstützt werden die Bereiche von einem internen und externen Beratungsteam.
Gleichzeitig gehen wir bereichsübergreifende Verbesserungen und Themen an, zum Beispiel verbessern wir unsere Organisationskultur mit der stadtweiten Einführung von Leitlinien für Führung und Zusammenarbeit. Seit dem Reformstart in 2017 wurden nach und nach weitere Programme an unterschiedlichen Stellen in unserer Verwaltung angestoßen, die wichtige Rahmenbedingungen für eine moderne und zukunftsfähige Stadtverwaltung in den Blick nehmen.
Agilität & Veränderungswerkstätten
Die Reform ist mehr als die Summe der Projekte! Diese Erkenntnis hat uns dazu gebracht, unseren lernenden Reformprozess weiterzuentwickeln. Seit Anfang 2019 ergänzen agile Formate unser Vorgehen. Den Rahmen dafür bieten unsere sogenannten Veränderungswerkstätten: In einem festgelegten Zeitraum erarbeitet ein Team schnell und konzentriert erste nutzbare Ergebnisse. Unsere Veränderungswerkstätten bilden den methodischen Rahmen, in dem individuell die geeigneten, agilen und nutzerzentrierten Arbeitsweisen mit dem passenden Thema kombiniert werden. Das bedeutet konkret: Ein selbst organisiertes und eigenverantwortliches Team erarbeitet in einer festgelegten Zeit nutzbare Ergebnisse durch mehr Beteiligung, mehr Flexibilität und mit passgenauen Vorgehensweisen.
Unsere Erfahrung zeigt: Dieses Vorgehen ist für einige Herausforderungen besser geeignet, als zunächst lange und mit viel Aufwand einen „perfekten Plan“ zu erstellen. Nach zwei Jahren der Umsetzung beobachten wir, dass Agilität immer mehr zum Kern von Innovation und Veränderung wird – in Projekten, agilen Formaten und im täglichen Tun. Mehr und mehr kommen agile Werte und Prinzipien auch außerhalb unserer Reform an und helfen uns dabei, akute Herausforderungen schnell und passgenau anzugehen. Im letzten Jahr der Reform stecken wir daher den Großteil unserer Energie in agile Formate.
Ein Überblick: Rahmendaten unserer Verwaltungsreform
