Formularwerkstatt zum Thema Kita-Anmeldung
Wir führen gerade Interviews mit Eltern und Sachbearbeiter*innen durch. Im Anschluss werten wir die Interviews aus. Auf der Basis dieser Erkenntnisse werden wir dann die Eingangsbestätigung vereinfachen.
Eltern sollen besser verstehen, was nach der Anmeldung für einen Kita-Platz passiert. Wir verbessern dafür die Eingangsbestätigung. Dadurch erhalten wir weniger Rückfragen von Bürger*innen. Das reduziert wiederum den Aufwand für die Bürger*innen und für unsere Mitarbeitenden.
Wenn Eltern in Köln einen Platz für ihr Kind in einer Kindertagesstätte (Kita) brauchen, können sie das über das Programm „Little Bird“ melden. Dabei können sie eine Anfrage für bis zu fünf verschiedene Kitas stellen.
Für Kitas der Stadt Köln erhalten Eltern dann eine Eingangsbestätigung mit weiterführenden Informationen. Diese ist nicht immer leicht zu verstehen. Wir möchten sie daher vereinfachen. Das machen wir gemeinsam mit Kolleg*innen des Amtes für Kinder, Jugend und Familie, dem Personal- und Verwaltungsmanagement. dem Amt für Recht, Vergabe und Versicherung und dem Innovationsbüro in einer Formularwerkstatt.
Die Grundidee der Formularwerkstätten ist: Dienstleistungen der Verwaltung sollen für Bürger*innen zugänglicher und einfacher gemacht werden. Dafür müssen die Schriftstücke der Verwaltung leicht zu verstehen und rechtssicher sein. Das machen wir, indem wir folgende vier Elemente städtischer Schreiben verbessern:
📄 Struktur: Welche Informationen sind wichtig? In welcher Reihenfolge sind sie am besten verständlich?
📄 Sprache: Was müssen wir vermitteln? Wie geht das leicht verständlich?
📄 Service: Was hilft den Menschen zusätzlich? Welche weiteren Informationen könnten für sie noch wichtig sein?
📄 Optik: Welche Bilder oder Symbole machen den Inhalt verständlicher?
Wir haben ein Werkstatteam aufgestellt. Anschließend haben wir Interviews mit Eltern und Sachbearbeiter*innen vereinbart. Mit den Interviews möchten wir herausfinden, wo aktuell die Herausforderungen liegen und was wir besser machen können.
Wir werten als nächstes die Erkenntnisse aus den Interviews aus. Diese nehmen wir anschließend mit in einen ersten Workshop im März. Ziel des Workshops ist es, die Eingangsbestätigung zu überarbeiten. Wir entwickeln dabei einen ersten Prototyp des neuen Schreibens, den wir anschließend wieder mit Bürger*innen testen wollen. So entsteht ein Schreiben, was wirklich im Alltag der Menschen sinnvoll und hilfreich ist.