Formularwerkstatt zum Thema Kita-Anmeldung
Wir haben die Eingangsbestätigung und die dazugehörigen Informationen für die Eltern vereinfacht. Diese setzen wir nun um.
Eltern sollen besser verstehen, was nach der Anmeldung für einen Kita-Platz passiert. Wir verbessern dafür die Eingangsbestätigung. Dadurch erhalten wir weniger Rückfragen von Bürger*innen. Das reduziert wiederum den Aufwand für die Bürger*innen und für unsere Mitarbeitenden.
Wenn Eltern in Köln einen Platz für ihr Kind in einer Kindertagesstätte (Kita) brauchen, können sie das über das Programm „Little Bird“ melden. Dabei können sie eine Anfrage für bis zu fünf verschiedene Kitas stellen.
Für Kitas der Stadt Köln erhalten Eltern dann eine Eingangsbestätigung mit weiterführenden Informationen. Diese ist nicht immer leicht zu verstehen. Wir möchten sie daher vereinfachen. Das machen wir gemeinsam mit Kolleg*innen des Amtes für Kinder, Jugend und Familie, dem Personal- und Verwaltungsmanagement. dem Amt für Recht, Vergabe und Versicherung und dem Innovationsbüro in einer Formularwerkstatt.
Die Grundidee der Formularwerkstätten ist: Dienstleistungen der Verwaltung sollen für Bürger*innen zugänglicher und einfacher gemacht werden. Dafür müssen die Schriftstücke der Verwaltung leicht zu verstehen und rechtssicher sein. Das machen wir, indem wir folgende vier Elemente städtischer Schreiben verbessern:
📄 Struktur: Welche Informationen sind wichtig? In welcher Reihenfolge sind sie am besten verständlich?
📄 Sprache: Was müssen wir vermitteln? Wie geht das leicht verständlich?
📄 Service: Was hilft den Menschen zusätzlich? Welche weiteren Informationen könnten für sie noch wichtig sein?
📄 Optik: Welche Bilder oder Symbole machen den Inhalt verständlicher?
Wir haben die Eingangsbestätigung und ein dazugehöriges Informationsblatt für die Eltern überarbeitet. Sie sind jetzt leichter zu verstehen und besser strukturiert. Außerdem haben wir eine Grafik für den Prozess der Kita-Anmeldung und eine Broschüre entwickelt. Diese können zukünftig im Familienbüro und in den Integrationszentren für die Beratung genutzt werden.
Die Eingangsbestätigung und das Informationsblatt werden gerade neu gestaltet. Sie bekommen ein neues Layout und werden ansprechender gemacht. Gleichzeitig wird die Umsetzung weiter vorbereitet, damit die Dokumente bald genutzt werden können.