Formularwerkstatt zur Fahrkostenerstattung von Schüler*innen
Das neue Formular und das neue Infoblatt sind pünktlich zum neuen Schuljahr umgesetzt. Der neue Antrag ist verständlicher und kann komplett digital gestellt werden.
Wir möchten unsere Anträge und Infoblätter verständlicher machen. Dadurch erhalten wir weniger Rückfragen und haben weniger Aufwand. Auch sind Eltern und Schüler*innen zufriedener.
Die Kosten für Schülertickets können unter bestimmten Voraussetzungen erstattet werden. Hierfür müssen Eltern einen Antrag stellen. Der Antrag ist allerdings nicht immer leicht zu verstehen. Ziel des Projektes war es, die Erstattung von Fahrkosten für Schüler*innen zu vereinfachen. Dafür haben wir die Antragsformulare und Infoblätter verbessert, die dafür benötigt werden. Das haben wir gemeinsam mit Kolleg*innen des Amtes für Schulentwicklung, des Innovationsbüros, der Bürgerämter, der Kämmerei und der Bürgerdienste in einer Formularwerkstatt gemacht.
Die Grundidee der Formularwerkstätten ist: Dienstleistungen der Verwaltung sollen für Bürger*innen zugänglicher und einfacher gemacht werden. Dafür müssen die Schriftstücke der Verwaltung leicht zu verstehen und rechtssicher sein. Das machen wir, indem wir folgende vier Elemente städtischer Schreiben verbessern:
📄 Struktur: Welche Informationen sind wichtig? In welcher Reihenfolge sind sie am besten verständlich?
📄 Sprache: Was müssen wir vermitteln? Wie geht das leicht verständlich?
📄 Service: Was hilft den Menschen zusätzlich? Welche weiteren Informationen könnten für sie noch wichtig sein?
📄 Optik: Welche Bilder oder Symbole machen den Inhalt verständlicher?
Wir haben Interviews mit Eltern und Sachbearbeiter*innen geführt und ausgewertet. Die Erkenntnisse haben wir genutzt, um das Antragsformular und das zugehörige Infoblatt verständlicher und übersichtlicher zu gestalten. Das neue Formular ist mittlerweile technisch umgesetzt. Es wird seit Beginn des Schuljahrs 2025/2026 genutzt.
Zudem haben wir das neue Infoblatt auf der Internetseite der Stadt Köln veröffentlicht. Darüber hinaus legten wir das verbesserte Formular auch in Papierform in den Schulsekretariaten und Bürgerämtern aus. Damit stellen wir den neuen Antrag auch den Personen bereit, die den Antrag nicht digital ausfüllen können oder wollen.
Derzeit werten wir aus, was am neuen Formular gut funktioniert und was zukünftig noch angepasst werden soll.