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Optimierung der Arbeitsprozesse in der Verwaltung des Gürzenich-Orchesters

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Ende:

Status:
laufend

Wir haben mit allen Kolleg*innen den Ist-Stand unserer Prozesse ermittelt, Handlungsoptionen entwickelt sowie zu diesen einen Soll-Stand erstellt und dokumentiert. Eine neue Software ist angeschafft.

Gesamtprojektziel:

Unser Ziel ist es, durch die Optimierung unserer Arbeitsprozesse unsere Arbeit effizienter zu gestalten, Zuständigkeiten genau zu definieren und so für alle Kolleg*innen die Arbeitsbereiche nachvollziehbarer und angenehmer zu gestalten.


Kurzbeschreibung:

Mit dem Projekt werden wir die Arbeitsprozesse innerhalb der Verwaltung des Gürzenich-Orchesters optimieren. Dafür arbeiten wir an folgenden Themen: Wir werden Arbeitsprozesse definieren und voneinander abgrenzen sowie die Zusammenarbeit zwischen Kunst und Verwaltung optimieren. Die Aufgabenbeschreibungen und Zuständigkeiten der Mitarbeitenden werden wir ebenfalls genau definieren und klar abgrenzen. Für ein verbessertes Projektmanagement befassen wir uns mit dem Erarbeiten von Zeitplänen, Controlling-Methoden, der Erstellung eines Dashboards sowie der Verbesserung der Kommunikationswege und -prozesse. Schließlich werden wir unsere technischen Arbeitsmittel optimieren: Dies erreichen wir, indem wir eine Arbeitsplattform auf Basis eines Datenbanksystems sowie ein Projektmanagementtool einführen.

Was haben wir erreicht?

Wir arbeiten bereits mit ersten, angepassten Prozessen, die den Arbeitsfluss erleichtern. Alle Workshops sind durchgeführt und Soll-Prozesse definiert. Auf Grund der Corona-Pandemie hat sich die Implementierung vieler Prozesse jedoch verzögert, da momentan nicht in den gewohnten Soll-Prozessen gearbeitet werden kann. Außerdem haben wir ein Softwareprodukt zur Unterstützung der Arbeitsabläufe in der Organisation in einigen Abteilungen in die Umsetzung gebracht. Eine komplette Umstellung auf dieses Tool ist aufgrund technischer und datenschutzrechtlicher Probleme noch nicht möglich gewesen.

Wie geht es weiter?

Alle gewünschten Prozesse sind in Workshops mit einem Soll-Ablauf definiert und dokumentiert worden. Bei der Implementierung dieser konnte wegen Corona noch nicht alles umgesetzt werden. Dies werden wir sukzessive fortführen bis alle Prozesse wieder eingesetzt sind und wir daraufhin eine Evaluation starten können. Außerdem werden wir unsere neue Software für alle Kolleg*innen einführen.

Zuletzt aktualisiert am:
05.05.2022