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Optimierung der Arbeitsprozesse in der Verwaltung des Gürzenich-Orchesters

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Ende:

Status:
laufend

Wir haben mit allen Kolleg*innen den Ist-Stand unserer Prozesse ermittelt und Handlungsoptionen entwickelt. Die ersten Prozesse haben wir in Workshops besprochen und zu diesen einen Soll-Stand erstellt, den wir schnellstmöglich umsetzen werden.

Gesamtprojektziel:

Unser Ziel ist es, durch die Optimierung unserer Arbeitsprozesse unsere Arbeit effizienter zu gestalten, Zuständigkeiten genau zu definieren und so für alle Kolleg*innen die Arbeitsbereiche nachvollziehbarer und angenehmer zu gestalten.


Kurzbeschreibung:

Mit dem Projekt werden wir die Arbeitsprozesse innerhalb der Verwaltung des Gürzenich-Orchesters optimieren. Dafür arbeiten wir an folgenden Themen: Wir werden Arbeitsprozesse definieren und voneinander abgrenzen sowie die Zusammenarbeit zwischen Kunst und Verwaltung optimieren. Die Aufgabenbeschreibungen und Zuständigkeiten der Mitarbeiter*innen werden wir ebenfalls genau definieren und klar abgrenzen. Für ein verbessertes Projektmanagement befassen wir uns mit dem Erarbeiten von Zeitplänen, Controllingmethoden, der Erstellung eines Dashboards sowie der Verbesserung der Kommunikationswege und -prozesse. Schließlich werden wir unsere technischen Arbeitsmittel optimieren: Dies erreichen wir, indem wir eine Arbeitsplattform auf Basis eines Datenbanksystems sowie ein Projektmanagementtool einführen.

Was haben wir erreicht?

Wir arbeiten bereits mit ersten angepassten Prozessen, die den Arbeitsfluss erleichtern. Auf Grund der Corona-Pandemie haben wir allerdings zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht die Anzahl an Prozesse überarbeitet, wie wir ursprünglich geplant hatten. Wir versuchen, die Verzögerungen aufzuholen und haben bereits die nächsten Workshop-Termine angesetzt. Außerdem haben wir Softwareprodukte zur Unterstützung der Arbeitsabläufe in der Organisation getestet und befinden uns in der Abstimmung.

Wie geht es weiter?

Die nächsten Workshops zur Besprechung weiterer Prozesse haben wir terminiert. Außerdem werden wir kleinere Prozesse in weniger aufwändigen Sitzungen parallel anpassen. Wenn wir alle gewünschten Prozesse mit einem Soll-Ablauf definiert haben, werden diese verschriftlicht und dokumentiert. Außerdem werden wir umfassendere Softwareprodukte, die bei der Umsetzung helfen sollen, weiter implementieren.

Zuletzt aktualisiert am:
13.04.2021