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Analyse und Optimierung der Kassenprozesse und umgrenzenden Schnittstellenprozesse

Start:
Ende:

Status:
abgeschlossen

Wir haben bereits 2019 Workshops mit Kolleg*innen der Stadtkasse und der Vollstreckung durchgeführt, um deren Standpunkte und Probleme hinsichtlich ihres Arbeitsumfelds aufzunehmen. Die Ergebnisse und Verbesserungsvorschläge hatten wir in den Projektplan integriert, den wir nun sukzessiv abgearbeitet haben.

Aufgrund der Anregungen unserer Kolleg*innen hatten wir darüber hinaus einen Anforderungskatalog für die beauftragte Softwarefirma erstellt, den diese ebenfalls nun sukzessiv umgesetzt hat.

Gesamtprojektziel:

Mit der Integration des neuen Kassenverfahrens werden unsere Abläufe transparenter und effizienter.


Kurzbeschreibung:

Wir haben ein neues Kassenverfahren in der zur Kämmerei gehörenden Stadtkasse eingeführt. Technisch haben wir damit die Hauptkasse und die Debitorenbuchhaltung in die bereits SAP-basierte Finanzbuchhaltung integriert. Nun werden wir die aktuellen und technisch zum Teil nicht optimalen Prozesse hinsichtlich ihres Effizienz- und weitergehenden Integrationspotenzials analysieren und entsprechend optimieren.

Was haben wir erreicht?

Das Projekt sollte ursprünglich im November 2019 abgeschlossen sein. Aufgrund der sehr technischen Ausrichtung des Projekts und damit verbundener längerer Realisierungsdauer hatten wir den Projektplan angepasst und die Laufzeit bis Februar 2021 verlängert. Tatsächlich konnten wir das Projekt jedoch bereits im November 2020 abschließen.

Unser internes Ziel war, die Mitarbeitendenzufriedenheit bis zum Projektende um durchschnittlich zwei Punkte zu steigern (Skala von 1-10). Hierfür haben wir vier Gruppen befragt: Im Durchschnitt ist die Zufriedenheit um 1,3 Punkte gestiegen. Ebenso war unser Ziel, mindestens zehn Prozesse transparent und nachvollziehbar zu dokumentieren und zu optimieren. Dieses Ziel haben wir sogar übertroffen, denn wir haben bei Abschluss des Projektes sogar mehr als zehn verschiedene Prozesse erfasst und optimiert.

Im Bereich der softwaretechnischen Kassenprozesse haben wir alle - insgesamt mehr als 50 - Leitfäden und Arbeitsanweisungen detailliert erfasst und dokumentiert. Wir haben Vordrucke überarbeitet, Ansichtsmasken im Kassenprogramm sowie die Schnittstellen zwischen dem Kassenprogramm und der Vollstreckungssoftware optimiert und die Bearbeitung einiger Prozesse vereinfacht. So haben wir unter anderem die Bearbeitung der Klärungs- und Guthabenliste verbessert. Eine Optimierung der Verrechnungsregeln und des maschinellen Ausgleichs haben wir in Auftrag gegeben.

Zur Steigerung der Mitarbeitendenzufriedenheit und der Attraktivität des Standortes Chorweiler haben wir umfangreiche Reparatur- und Renovierungsmaßnahmen im Gebäude durchgeführt sowie die Büroausstattung den aktuellen technischen Bedürfnissen angepasst und modernisiert.

Wie geht es weiter?

Viele Prozesse konnten wir im Rahmen des Projektes effizienter gestalten, so dass die umgesetzten Maßnahmen insgesamt zu einer höheren Zufriedenheit bei den Kolleg*innen geführt haben. Die Ergebnisse der abschließenden Kolleg*innen-Befragung sowie deren ergänzenden Anmerkungen werden wir nun sichten und entsprechend bewerten. Verbesserungsvorschläge, deren Umsetzung sehr umfangreich und komplex ist, werden wir in ausgelagerten Projekten weiterverfolgen. Hierzu gehören die Digitalisierung der Akten, die Automatisierung des Benutzers "Jobuser" und die Zusammenarbeit mit anderen Dienststellen.

Zuletzt aktualisiert am:
07.07.2021