Personalvertretung digital
Wir haben die Software nach ausgiebiger Testung als zweckmäßig befunden, beschafft und produktiv gesetzt. Um die Zahl der Software-Nutzenden auszubauen, hat die erste Schulungswelle für die Administrator*innen begonnen.
Wir strukturieren und beschleunigen die Vorgänge innerhalb der Personalvertretungen als Grundlage für die künftige Digitalisierung der Beteiligungsprozesse.
Die Mitarbeiter*innen der Stadtverwaltung werden vom Gesamtpersonalrat (GPR), den örtlichen Personalräten (öPR), der Gesamtjugend- und Auszubildendenvertretung (GJAV) sowie den örtlichen Jugend- und Auszubildendenvertretungen (JAV) vertreten. Die jeweiligen Aufgaben und Zuständigkeiten sind gesetzlich geregelt.
Im Projekt prüfen wir den Einsatz und die Nutzung einer Software, die die Gremienstruktur sowie die Sitzungstätigkeiten der Personalvertretungen digital abbildet. Damit wird die Basis für ein medienbruchfreies Beteiligungsverfahren gebildet, das mittelfristig vollständig transparent und deutlich beschleunigt ist. Dies führt wiederum zu einer höheren Zufriedenheit aller Betroffenen.
Wir konnten die vollständige Gremienstruktur in der Software abbilden. Beim Test der Software mit den künftigen Nutzer*innen gaben 80 Prozent der Befragten an, mit der Software im Test vollständig oder weitgehend zufrieden zu sein. Dieser Wert übertraf den im Projekt angestrebten Zielwert von 70 Prozent.
Aufgrund der pandemiebedingten, personellen Einschränkungen sowie des verstärkten Abstimmungsbedarfs im Vergabeverfahren, konnten wir einige Zwischenziele zeitlich nicht erreichen. Das Hauptprojektziel der Softwaretestung und Beschaffung haben wir jedoch erreicht.
Nachdem wir die Software zwischenzeitlich produktiv gesetzt haben, finden derzeit Schulungen für die Administrator*innen statt. Soweit pandemiebedingt möglich, werden die Schulungen für die Personengruppe der Nutzer*innen weiter ausgedehnt. Für die Zeit nach Projektabschluss beabsichtigen wir, dass für weitere Verwaltungsbereiche sukzessiv Schnittstellen geschaffen werden, um mehr und mehr Vorgängen digital abwickeln zu können.
