Prozessanalyse Bauleitplanung
Im ersten Schritt haben wir die Schnittstellen zur Bauleitplanung und die Zusammenarbeit mit dem Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen definiert. In einem zweiten Schritt haben wir einen Projekt- und Ressourcenplan für die Bearbeitung von Arbeitsmaterialien abgeschlossen. Im dritten und letzten Schritt „Arbeiten in Projektteams“ haben wir die Projektbeteiligten und Einbindungszeitpunkte im Bauleitplanverfahren, sowie deren Verantwortung für die Themen definiert und festgehalten
Unser Ziel ist es, eine optimierte Ablauforganisation einzelner Arbeitsschritte im Bauleitplanverfahren zu schaffen. Dafür werden wir die Planungsabläufe - falls erforderlich - neu definieren, vereinheitlichen, bestehende Schnittstellen, Zuständig und Verantwortlichkeiten überprüfen und bei Bedarf neu festlegen. Wir wollen dadurch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigern und bei Bedarf erforderliche Schnittstellen sowie Zuständigkeiten innerhalb des Planungsprozesses klären.
Über die Bauleitplanung schaffen wir die rechtlichen Voraussetzungen für die Bebaubarkeit von Grundstücken. Aufgrund der hohen Wachstumsanforderungen, die an unsere Großstadt gestellt werden, verbunden mit geänderten Ansprüchen zum Klimaschutz, müssen wir auch die Bauleitplanverfahren an die veränderten Anforderungen anpassen. Mit dem Projekt werden wir die Bauleitplanung als einen zentralen Kernarbeitsprozess im Stadtplanungsamt vertieft analysieren und optimieren. Unser Fokus liegt dabei darauf, effiziente und ergebnisorientierte Prozesse zu schaffen.
Wir identifizierten und legten klare Arbeits- und Zuständigkeitsstrukturen mit dem Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen fest und haben die Ergebnisse in einer Dokumentation festgehalten. Dadurch konnten wir Schnittstellen reduzieren. Im Rahmen der Bearbeitung der Standardisierungen von Arbeitsmaterialien haben wir erste Schritte der Bestandsanalyse, -aufnahme sowie den Austausch mit anderen Großstädten abgeschlossen. Im Ergebnis haben wir zur nachhaltigen Bearbeitung des Themas festgestellt, dass umfassende und mehrjährige Prozesse inklusive der erforderlichen Ressourcen (finanziell und personell) erforderlich sind, um zukunftsweisende Anpassungen auch im Sinne der Digitalisierung durchzuführen. Wir haben aus diesem Grund entschieden, die weitere Optimierung des Bauleitplansverfahrens als eigenständiges Projekt weiterzuführen. Dafür haben wir die Planung der Arbeitsphasen, Vorbereitung eines Projekt- sowie Ressourcenplanes erarbeitet. Es werden organisatorische Veränderungen vorgenommen, um das Thema und die festgelegten Ziele erfolgreich abschließen zu können, die Ergebnisse in das Amt zu implementieren, dauerhaft zu sichern und fortzuschreiben.
Ergänzend haben wir insbesondere die Projektbeteiligten und Einbindungszeitpunkte der beteiligten Stellen innerhalb des Stadtplanungsamtes im Bauleitplanverfahren geschärft sowie deren Verantwortung für die Themen definiert und festgehalten.
Das Reformprojekt mit seinen Einzelbestandteilen ist abgeschlossen. Für uns ist wichtig, dass die Ergebnisse im Arbeitsalltag umgesetzt, gelebt und verstetigt werden. Darüber hinaus werden wir die organisatorischen Voraussetzungen im Amt verändern, um die Standardisierung der Bauleitplanung dauerhaft an zentraler Stelle weiterzuführen, zu pflegen und Stück für Stück zu digitalisieren.
