Rückstandsbearbeitung der Unterhaltsvorschusskasse
Im Prozess der Veränderungswerkstatt konnten wir den Ist-Zustand ermitteln. Es wurde die Idee eines Rückstandsregisters und eines Rückstandsteams entwickelt. Weitere Prototypen konnten wir noch nicht entwickeln und ausprobieren.
Unser Ziel ist es, kurz- und mittelfristige Lösungsansätze zu finden, die sich neben einer langfristigen, kontinuierlichen Stellenbesetzung umsetzen lassen und den Rückstand so minimieren.
In der Werkstatt entwickeln wir mit Mitarbeitenden aus den Abteilungen Zentrale Aufgaben und der Unterhaltsvorschusskasse gemeinsam Lösungen, wie sich der aus unterschiedlichen Gründen entstandene Stau bei der Bearbeitung von Anträgen auf Unterhaltvorschuss und der davon abhängigen weiteren Bearbeitung der Unterhaltsforderung beheben oder zumindest reduzieren lässt.
Zum Thema Kommunikation und Veränderungsmanagement haben wir einen Workshop mit den Führungskräften der Unterhaltsvorschusskasse durchgeführt, um diesen geeignete Führungsinstrumente zur Unterstützung im Veränderungsprozess mit an die Hand zu geben.
Zur Unterstützung in der Sachbearbeitung haben wir besonders für die vielen neuen Mitarbeitenden übersichtliche Flussdiagramme bezüglich der Arbeitsabläufe erstellt. Diese dienen auch als Grundlage für die künftige Erstellung der Prozessbeschreibungen für die eAkte.
Das Rückstandsteam, bestehend aus den Bereichen der Unterhaltsheranziehung und der Unterhaltsvorschusskasse, hat seine Tätigkeit am 1. Januar 2021 aufgenommen. Hierdurch haben wir 80% der Sachbearbeitenden im operativen Bereich der Unterhaltsvorschusskasse in die Lage versetzen können, rückstandsfrei zu arbeiten. Am 19. April 2021 haben wir einen Antrags- und Rückstandsregister als Datenbank zur Verfügung stellen können. Hierdurch wird die Steuerung und Zuordnung der offenen Anträge effizienter und weniger fehleranfällig.
Zum Thema Einarbeitung haben wir bereits Einarbeitungsmappen, Leitfäden und Checklisten erstellt und Schulungen mit neuen Mitarbeitenden durchgeführt. Bereits für November 2020 terminierte, fachliche Inhouse-Schulungen werden wir nachholen, sobald dies möglich ist. Für die Übergangszeit konnten Kameras ausgeliehen werden, mit denen wir die Einarbeitung trotz Pandemie weiter realisieren konnten.
So gehen wir in den folgenden Themenbereichen weiter vor:
Rückstandsteam: Das Rückstandsteam hat mit der Rückstandsbearbeitung im Januar 2021 begonnen. Aus den bereits gewonnenen Erfahrungen zeigt sich, dass es sich lohnt, dort noch effektiver zu sein. Daher wurden weitere organisatorische Maßnahmen in allen betroffenen Bereichen des Sachgebiets getroffen, die eine Ausweitung der Bearbeitung der Rückstände ermöglichen.
Rückstandsregister: Das Rückstandsregister wird aktuell in der Praxis getestet. Dadurch konnten wir Verbesserungsbedarfe identifizieren, deren Umsetzung bereits beauftragt ist. Zudem werden wir noch einen Auswertungsbereich implementieren.
Einarbeitung: Der angestoßene Prozess wird von uns fortlaufend weiterentwickelt. Sobald die Corona-Lage es zulässt, werden wir die Inhouse-Schulungen nachholen. Weitere Termine in der Veränderungswerkstatt: Aufgrund der Corona-Pandemie können wir aktuell unsere Werkstatttreffen nicht durchführen, weshalb die Veränderungswerkstatt im Moment pausiert. Zudem ist die Stelle der Sachgebietsleitung vakant. Wir planen aber die Veränderungswerkstatt mit der neuen Leitung wieder zu starten.
