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Rückstandsbearbeitung der Unterhaltsvorschusskasse

Start:
Ende:

Status:
laufend

Im Prozess der Veränderungswerkstatt konnten wir den Ist-Zustand ermitteln. Es wurde die Idee eines Rückstandsregisters und eines Rückstandsteams entwickelt. Weitere Prototypen konnten wir noch nicht entwickeln und ausprobieren.

Gesamtprojektziel:

Unser Ziel ist es, kurz- und mittelfristige Lösungsansätze zu finden, die sich neben einer langfristigen, kontinuierlichen Stellenbesetzung umsetzen lassen und den Rückstand so minimieren.


Kurzbeschreibung:

In der Werkstatt entwickeln wir mit Mitarbeitenden aus den Abteilungen Zentrale Aufgaben und der Unterhaltsvorschusskasse gemeinsam Lösungen, wie sich der aus unterschiedlichen Gründen entstandene Stau bei der Bearbeitung von Anträgen auf Unterhaltvorschuss und der davon abhängigen weiteren Bearbeitung der Unterhaltsforderung beheben oder zumindest reduzieren lässt.

Was haben wir erreicht?

Zum Thema Kommunikation und Change haben wir einen Workshop mit den Führungskräften der Unterhaltsvorschusskasse durchgeführt, um diesen geeignete Führungsinstrumente zur Unterstützung im Veränderungsprozess mit an die Hand zu geben. Zur Unterstützung in der Sachbearbeitung haben wir besonders für die vielen neuen Mitarbeitenden übersichtliche Flussdiagramme bezüglich der Arbeitsabläufe erstellt. Diese dienen auch als Grundlage für die künftige Erstellung der Prozessbeschreibungen für die eAkte. Das Rückstandsteam, bestehend aus den Bereichen der Unterhaltsheranziehung und der Unterhaltsvorschusskasse, hat seine Tätigkeit am 01.01.2021 aufgenommen. Hierdurch haben wir 80% der Sachbearbeitenden im operativen Bereich der Unterhaltsvorschusskasse in die Lage versetzen können, rückstandsfrei zu arbeiten. Zur Einrichtung eines Rückstandsregisters haben wir die Anforderungen für das Register beschrieben und erste Gespräche zur Umsetzung mit dem IT-Bereich durchgeführt. Bis zur vollständigen Erstellung eines Registers wird aktuell mit selbstgenerierten Prototypen gearbeitet. Zum Thema Einarbeitung haben wir bereits Einarbeitungsmappen, Leitfäden und Checklisten erstellt und Schulungen mit neuen Mitarbeitenden durchgeführt. Bereits für November 2020 terminierte, fachliche Inhouse-Schulungen werden wir nachholen, sobald dies möglich ist.

Wie geht es weiter?

So gehen wir in den folgenden Themenbereichen weiter vor: Rückstandsteam: Die vorbereitenden Maßnahmen haben wir abgeschlossen. Das Rückstandsteam hat mit der Rückstandsbearbeitung im Januar 2021 begonnen. Rückstandsregister: Wie oben erläutert erfolgt nun die enge Zusammenarbeit mit dem IT-Bereich, um das Rückstandsregister umzusetzen. Einarbeitung: Der angestoßene Prozess wird von uns fortlaufend weiterentwickelt. Sobald die Corona-Lage es zulässt, werden wir die Inhouse-Schulungen nachholen. Weitere Termine in der Veränderungswerkstatt: Auf Grund der Corona-Pandemie können wir aktuell unsere Werkstatttreffen nicht durchführen, weshalb die Veränderungswerkstatt im Moment pausiert. Wir hoffen aber, schnellstmöglich wieder starten zu können.

Zuletzt aktualisiert am:
14.04.2021