Allgemeine E-Verwaltungsakte
Die Allgemeine E-Verwaltungsakte wird schrittweise bei allen städtischen Dienststellen eingeführt. Parallel entwickelt das Projektteam die Allgemeine E-Verwaltungsakte weiter.
Mit Einführung der Allgemeinen E-Verwaltungsakte möchten wir eine Basis für ein effizientes, rechtssicheres und modernes Verwaltungshandeln schaffen.
Nachdem bereits einige Dienststellen elektronische Akten (E-Akten) wie zum Beispiel die E-Ausländerakte, die E-Wohngeldakte oder die E-Personalakte eingeführt haben, wird nun bei allen Dienststellen die Allgemeine E-Verwaltungsakte als Dokumentenmanagementsystem eingeführt. Dadurch wird die städtische Ablage auf einen einheitlichen Standard gebracht und interne Geschäftsgänge können digital abgewickelt werden.
Die Allgemeine E-Verwaltungsakte ermöglicht unter anderem standortunabhängiges und papierloses Arbeiten, eine strukturierte digitale Ablage von Dokumenten und bereichsübergreifende Zusammenarbeit. Sie wurde agil entwickelt und 2021 in einem Pilotbereich erfolgreich produktiv gesetzt. Seit 2022 erfolgt die schrittweise weitere Einführung, so dass die Allgemeine E-Verwaltungsakte künftig allen Dienststellen der Stadtverwaltung zur Verfügung steht. Der stadtweite Roll-out der Allgemeinen E-Verwaltungsakte läuft in drei Phasen ab und wird Ende 2025 abgeschlossen sein.
Die Allgemeine E-Verwaltungsakte wurde in Zusammenarbeit mit künftigen Nutzenden entwickelt und auf die Bedürfnisse der städtischen Mitarbeitenden zugeschnitten. Im September 2021 wurde die Allgemeine E-Verwaltungsakte in einem Bereich des Personal- und Verwaltungsmanagements produktiv gesetzt. In 2022 hat der Roll-out bei weiteren städtischen Dienststellen (Early Adopter) begonnen.
Für die Mitarbeitenden wurden umfangreiche Videotutorials mit begleitenden Unterlagen erstellt. Zusammen mit klassischen Schulungsanteilen können sich die Mitarbeitenden auf diesem Wege fit machen für die Anwendung.
Bis Ende 2025 werden schrittweise alle städtischen Dienststellen an die Allgemeine E-Verwaltungsakte angeschlossen. Der Roll-out erfolgt in enger Abstimmung mit den Dezernaten und den Dienststellen.
Parallel zum gesamtstädtischen Roll-out entwickelt das Projektteam die Allgemeine E-Verwaltungsakte weiter. Ziel soll sein, künftig alle städtischen Geschäftsgänge digital abzuwickeln. Damit die Funktionalitäten der Allgemeinen E-Verwaltungsakte den Bedürfnissen der Nutzenden entsprechen, werden Mitarbeitende aktiv in den Entwicklungsprozess eingebunden.
