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Allgemeine E-Verwaltungsakte

Start:
Ende:

Status:
laufend

Aktuell wird die Einführung der Allgemeinen E-Verwaltungsakte in allen städtischen Dienststellen geplant und terminiert. Parallel entwickelt das Projektteam die Allgemeine E-Verwaltungsakte weiter.

Gesamtprojektziel:

Mit Einführung der Allgemeinen E-Verwaltungsakte möchten wir eine Basis für ein effizientes, rechtssicheres und modernes Verwaltungshandeln schaffen.


Kurzbeschreibung:

Nachdem bereits einige Dienststellen elektronische Akten (E-Akten), wie zum Beispiel die E-Ausländerakte, die E-Wohngeldakte oder die E-Personalakte, eingeführt haben, wird nun allen Dienststellen die Allgemeine E-Verwaltungsakte als Dokumentenmanagementsystem zur Verfügung gestellt. Dadurch wird die städtische Ablage auf einen einheitlichen Standard gebracht und interne Geschäftsgänge können digital abgewickelt werden. Die Allgemeine E-Verwaltungsakte ermöglicht unter anderem standortunabhängiges und papierloses Arbeiten, eine strukturierte digitale Ablage von Dokumenten und bereichsübergreifende Zusammenarbeit. Sie wurde agil entwickelt und bereits in einem Pilotbereich produktiv gesetzt. Die Allgemeine E-Verwaltungsakte wird ab 2022 schrittweise eingeführt, sodass sie künftig allen Dienststellen der Stadtverwaltung zur Verfügung steht.

Was haben wir erreicht?

Die Allgemeine E-Verwaltungsakte wurde in Zusammenarbeit mit künftigen Nutzenden entwickelt und auf die Bedürfnisse der städtischen Mitarbeitenden zugeschnitten. Im September 2021 wurde die Allgemeine E-Verwaltungsakte in einem Bereich des Personal- und Verwaltungsmanagements produktiv gesetzt. Die Mitarbeitenden wurden geschult und üben, arbeiten und lernen jeden Tag Neues über die Funktionen und die Vorteile der elektronischen Ablage.

Wie geht es weiter?

Ab 2022 wird die Allgemeine E-Verwaltungsakte allen städtischen Dienststellen zur Verfügung gestellt. Wann welche Dienststelle an die Allgemeine E-Verwaltungsakte angeschlossen wird, wird derzeit mit den Dezernaten und den Dienststellen besprochen und geplant.

Parallel zum gesamtstädtischen Rollout entwickelt das Projektteam die Allgemeine E-Verwaltungsakte weiter. Ziel soll sein, künftig alle städtischen Geschäftsgänge digital abzuwickeln. Damit die Funktionalitäten der Allgemeinen E-Verwaltungsakte den Bedürfnissen der Nutzenden entsprechen, werden Mitarbeitende aktiv in den Entwicklungsprozess eingebunden.

Zuletzt aktualisiert am:
06.05.2022