Allgemeine E-Verwaltungsakte
Aktuell wird die Einführung der Allgemeinen E-Verwaltungsakte in allen städtischen Dienststellen geplant und terminiert. Parallel entwickelt das Projektteam die Allgemeine E-Verwaltungsakte weiter.
Mit Einführung der Allgemeinen E-Verwaltungsakte möchten wir eine Basis für ein effizientes, rechtssicheres und modernes Verwaltungshandeln schaffen.
Nachdem bereits einige Dienststellen elektronische Akten (E-Akten), wie zum Beispiel die E-Ausländerakte, die E-Wohngeldakte oder die E-Personalakte, eingeführt haben, wird nun allen Dienststellen die Allgemeine E-Verwaltungsakte als Dokumentenmanagementsystem zur Verfügung gestellt. Dadurch wird die städtische Ablage auf einen einheitlichen Standard gebracht und interne Geschäftsgänge können digital abgewickelt werden. Die Allgemeine E-Verwaltungsakte ermöglicht unter anderem standortunabhängiges und papierloses Arbeiten, eine strukturierte digitale Ablage von Dokumenten und bereichsübergreifende Zusammenarbeit. Sie wurde agil entwickelt und bereits in einem Pilotbereich produktiv gesetzt. Die Allgemeine E-Verwaltungsakte wird ab 2022 schrittweise eingeführt, sodass sie künftig allen Dienststellen der Stadtverwaltung zur Verfügung steht.
Die Allgemeine E-Verwaltungsakte wurde in Zusammenarbeit mit künftigen Nutzenden entwickelt und auf die Bedürfnisse der städtischen Mitarbeitenden zugeschnitten. Im September 2021 wurde die Allgemeine E-Verwaltungsakte in einem Bereich des Personal- und Verwaltungsmanagements produktiv gesetzt. Die Mitarbeitenden wurden geschult und üben, arbeiten und lernen jeden Tag Neues über die Funktionen und die Vorteile der elektronischen Ablage.
Ab 2022 wird die Allgemeine E-Verwaltungsakte allen städtischen Dienststellen zur Verfügung gestellt. Wann welche Dienststelle an die Allgemeine E-Verwaltungsakte angeschlossen wird, wird derzeit mit den Dezernaten und den Dienststellen besprochen und geplant.
Parallel zum gesamtstädtischen Rollout entwickelt das Projektteam die Allgemeine E-Verwaltungsakte weiter. Ziel soll sein, künftig alle städtischen Geschäftsgänge digital abzuwickeln. Damit die Funktionalitäten der Allgemeinen E-Verwaltungsakte den Bedürfnissen der Nutzenden entsprechen, werden Mitarbeitende aktiv in den Entwicklungsprozess eingebunden.
