Jahresbericht 2024
Innovation & Verwaltung?
#gehtdoch
Dies ist ein interaktiver Bericht des Innovationsbüros der Stadt Köln!
Dieser gibt Dir einen umfassenden Einblick in unsere Projekte, Erfolge und Erkenntnisse des vergangenen Jahres. Wir zeigen, wie wir Innovationen in der Stadtverwaltung vorantreiben und welchen Mehrwert unsere Arbeit für Köln bietet.
So navigierst Du Dich durch den Bericht:
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Viel Spaß!
Inhaltsverzeichnis
01 Herzlich Wilkommen
02 So war unser Jahr 2024
03 Das haben wir gelernt
04 So geht es 2025 weiter
Herzlich Willkommen!
Hallo, schön Dich kennenzulernen!
Wir sind das Innovationsbüro der Stadt Köln...
Kurz zu uns
Wir sind eine interne Beratungseinheit. Wir unterstützen bei Veränderungen in unserer Stadtverwaltung und setzen auch eigene Projekte um. Unser Fokus liegt darauf, die Verwaltungsdienste für die Kölner*innen einfacher, verständlicher und zugänglicher zu machen.
Unsere Vision dabei: ALLES GEHT! Denn um Innovationen zu ermöglichen, ist das unsere Haltung und treibt uns an. Unser Hashtag #gehtdoch begleitet uns dabei als sichtbares Zeichen. Er zeigt: Verwaltung und Innovation passen gut zusammen!
Was verstehen wir unter Innovation?
Für uns ist jede Veränderung eine Innovation, die unseren Alltag erleichtert. Das können neue Technologien, bessere Abläufe oder kleine Zeitersparnisse im Arbeitsalltag sein.
Unsere Veränderungen haben zwei Ziele: Wir möchten zum einem die Dienste unserer Stadtverwaltung für Bürger*innen verbessern. Zum anderen möchten wir auch Verbesserungen im Arbeitsalltag städtischer Mitarbeitender schaffen.
Unsere Ausgangslage Anfang 2024
Wir konnten mit gut eingespielten Teamabläufen in das Jahr starten. Wir haben Strukturen geschaffen, mit denen wir flexibel zusammenarbeiten können. Auch war unser Team endlich vollständig besetzt. So konnten wir unsere ganze Energie in die Projekte und Aufgaben stecken, die 2024 auf uns warteten.
Komm mit uns auf eine Reise! Entdecke unsere Projekte und Maßnahmen aus 2024 für ein moderneres Köln!
So war unser 2024!
Bessere Services für Bürger*innen!
In diesem Kapitel kannst Du mehr darüber erfahren, wie wir Einfache Sprache in unsere Verwaltung bringen.
Formularwerkstätten
Viele Menschen kennen das Problem: Schreiben von Behörden sind oft schwer zu verstehen. Die Sätze sind lang, die Wörter kompliziert und alles ist recht unübersichtlich. Dadurch bleiben wichtige Informationen unklar.
Genau hier setzen wir mit unseren Formularwerkstätten an!
In diesen überarbeiten wir gemeinsam mit interessierten Dienststellen ihre Schreiben, Bescheide und Formulare. In nur wenigen Wochen machen wir sie einfacher, leicht verständlich und optisch ansprechender. Unsere Ergebnisse testen wir immer mit Bürger*innen als Nutzende.
Unser Ziel: Alle Bürger*innen sollen Verwaltungsdokumente problemlos verstehen können. Gleichzeitig bleiben die Texte rechtssicher. Das reduziert Aufwände auf beiden Seiten.
„Der Bürger soll mit einbezogen werden! Das nennt man Demokratie. Das ist toll! Vielen Dank!“ – Kölnerin, Muttersprache Deutsch
Wir testen & optimieren Schriftstücke ganzheitlich
Struktur
Was muss rein? Welche Reihenfolge macht Sinn? Welche Absätze brauchen wir?
Sprache
Was müssen wir vermitteln? Wie geht das leicht verständlich?
Service
Was hilft Bürger*innen zusätzlich? Welche weiteren Informationen könnten für sie noch wichtig sein?
Optik
Welche Bilder oder Symbole helfen dabei, den Inhalt besser zu verstehen?
Das waren unsere Formularwerkstätten in 2024
Formularwerkstatt bei der Volkshochschule
Wir haben das Anmeldeformular für Kurse bei der Volkshochschule vereinfacht. Künftig muss nur noch ein Formular ausgefüllt werden. Erfahre hier mehr.
Formularwerkstatt zur Vorbereitung von Wahlgebäuden
Wir haben den Leitfaden zur Vorbereitung von Wahlgebäuden optimiert. Dadurch werden Wahlen in Zukunft reibungsloser ablaufen. Erfahre hier mehr.
Formularwerkstatt zur Gaststättenerlaubnis
Wir haben unsere Erlaubnisschreiben für Gaststätten verständlicher gemacht. Dadurch haben die Gastronom*innen ab sofort weniger Aufwand. Erfahre hier mehr.
Das waren unsere Formularwerkstätten in 2024
Formularwerkstatt zu Darlehenbescheiden
Wir haben unsere Darlehenbescheide vereinfacht. So verstehen Bürger*innen künftig besser, warum ein Darlehen bewilligt oder abgelehnt wird und was sie als nächstes tun müssen. Erfahre hier mehr.
Formularwerkstatt zur Mietbescheinigung
Wir haben unsere Formulare für Mietbescheinigungen verbessert. Zusätzlich haben wir auch ein Online-Formular entwickelt. Erfahre hier mehr.
Formularwerkstatt zu Gebührenbescheiden
Wir haben unsere Einweisungs- und Benutzungsgebührenbescheide verständlicher gemacht. Damit vermeiden wir künftig hohe Mahngebühren für die Bürger*innen, da alle Menschen unsere Schreiben sofort verstehen. Erfahre hier mehr.
Amtssprache? Einfach!
Nicht nur städtische Formulare müssen besser werden. Unsere Stadtverwaltung soll insgesamt für alle Menschen leicht zu verstehen sein. Deshalb haben wir mit 17 Mitarbeitenden aus 12 verschiedenen Ämtern Ideen entwickelt, wie das gelingen kann. Das haben wir in einer sogenannten "Veränderungswerkstatt" gemacht.
Einige Ideen werden jetzt vom Personal- und Verwaltungsmanagement der Stadt Köln weiter ausgearbeitet. Dazu gehören zum Beispiel klare Regeln für Einfache Sprache und ein Beratungsangebot, das Mitarbeitende bei Fragen und Unsicherheiten unterstützt.
Mehr Informationen zu der Veränderungswerkstatt findest Du hier.
Unsere Maßnahmen in 2024 haben geholfen, städtische Services einfacher und für alle zugänglicher zu machen. Unser Fazit: Eine Verwaltung kann sich einfach ausdrücken und dabei rechtssicher bleiben!
"Ein gutes Beispiel aus dem deutschsprachigen Raum ist das Innovationsbüro der Stadt Köln. Das Team macht sich mit partizipativen Ansätzen und vertrauensvoller Zusammenarbeit mit Ämtern der Stadtverwaltung für einfache Sprache und bessere Formulare stark." - Auszug aus dem Positionspapier des LabCamps Berlin 2024
Mit neuen Vorgehensweisen Probleme lösen!
In diesem Kapitel kannst Du unsere Veränderungswerkstätten aus 2024 kennenlernen.
Veränderungswerkstätten
Veränderungen sollen sich an den Menschen orientieren und praktisch umsetzbar sein. Dabei helfen unsere Veränderungswerkstätten! Dort arbeiten wir mit verschiedenen Ämtern zusammen, um in kurzer Zeit kreative Lösungen für ein Problem zu finden.
Sinnvolle Ergebnisse
In den Veränderungswerkstätten arbeiten wir nach dem Service-Design-Thinking-Ansatz. Das bedeutet: Wir fragen die betroffenen Personen, was sie wirklich brauchen. Mit regelmäßigen Gesprächen und Tests von neuen Ideen stellen wir sicher, dass unsere Lösungen wirklich helfen.
Egal, ob es um soziale Themen, die Zusammenarbeit in Einsatzteams oder die Planung von Wahlen geht – in unseren Veränderungswerkstätten lösen wir gemeinsam städtische Herausforderungen. So sind unsere Ergebnisse wirklich nachhaltig und sinnvoll für alle.
Das waren unsere Veränderungswerkstätten in 2024
Besserer Köln-Pass!
Unter dem Motto „Ein besserer Köln-Pass für alle“ haben wir eine Werkstatt gestartet, um den Köln-Pass grundlegend zu verbessern. Erfahre hier mehr.
Optimierte Kommunikation bei der Feuerwehr!
Wir haben die Kommunikation zwischen der Leitstelle und den Feuerwehrwachen verbessert. So können Notrufe künftig noch effizienter bearbeitet werden. Erfahre hier mehr.
Mehr Wahlhelfende!
Wir möchten mehr Wahlhelfende gewinnen und machen diese Tätigkeit attraktiver. Erfahre hier mehr.
Gute Beratung für neue Lösungen!
In diesem Kapitel kannst Du mehr zu unseren Beratungsleistungen aus 2024 nachlesen.
Unsere Aufgabe ist es, verschiedene Dienststellen gezielt zu beraten und zu unterstützen. Wir bringen daher Expert*innenwissen rund um Veränderungen und Innovationen mit. Wir helfen bei Verbesserungen und entwickeln gemeinsam mit Fachämtern Lösungen, die in der Praxis gut funktionieren.
Ein Beispiel dafür ist die Venloer Straße in Köln. Diese ist seit Herbst 2023 eine Einbahnstraße. Wir möchten, dass sich die Kölner*innen auf der Venloer Straße gerne aufhalten und sicher fühlen. Dafür haben wir mit Bürger*innen und dem Büro für Öffentlichkeitsbeteiligung gemeinsam Ideen entwickelt. Ein paar davon haben wir direkt vor Ort mit den Kölner*innen umgesetzt. Das waren zum Beispiel Verweiloasen, mehr Begrünung und neue Parkplätze. Mehr Informationen dazu findest Du hier!
Gemeinsam die Zukunft von Köln entwickeln!
Wir möchten die Zukunft von Köln digitaler und moderner machen. Dafür gibt es unter anderem un:box cologne. Hier werden Ideen von Bürger*innen gefördert, die das Leben in Köln verbessern. In 2024 unterstützten wir das un:box-Team bei den Ideen für ein nachhaltigeres und klimafreundlicheres Köln.
Mit unserer Unterstützung fanden in vier Monaten vier Workshops statt. Dort konnten sich Menschen mit Ideen vernetzen und Expert*innen kennenlernen. Auch erhielten sie wertvolle Tipps, wie sie ihre Ideen weiterentwickeln können - alles für ein nachhaltigeres Köln! Mehr dazu kannst Du hier nachlesen!
Innovative Ergebnisse mit Studierenden!
In diesem Kapitel geht es um unsere Projekte, die wir 2024 mit Studierenden im Rahmen unserer Hochschulkooperation durchgeführt haben.
Projekte mit Kölner*innen für Köln
Seit fünf Jahren arbeiten wir mit der Köln International School of Design (KISD) zusammen. Jedes Jahr entstehen dabei neue Projekte mit Studierenden. Gearbeitet wird in den Projekten ebenfalls nach dem Service-Design-Thinking-Ansatz. Dabei geht es darum, die Bürger*innen und ihre Bedürfnisse in den Mittelpunkt zu stellen. Neue Dienstleistungen oder Produkte werden gemeinsam mit ihnen entwickelt. So sind die Ergebnisse wirklich sinnvoll und verbessern den Alltag. Diese Vorgehensweise wird an der KISD durch ein eigenes Lehrgebiet gefördert.
Ein Beispiel aus 2024 ist der BioBot. Das ist ein digitaler Helfer (ChatBot), der Kölner*innen bei der richtigen Trennung von Müll unterstützt. So wird die Müllentsorgung in Köln einfacher und umweltfreundlicher!
Studierende im Innovationsbüro? #gehtdoch
Wir haben gelernt: Auch wenn wir ein Projekt abgeschlossen haben, müssen wir die Ergebnisse weiter betreuen und optimieren. Deshalb können Studierende fest für drei Monate bei uns im Innovationsbüro mitarbeiten!
Diese Tätigkeit kann zum Beispiel mit einer Bachelorarbeit verbunden werden. In einer Bachelorarbeit aus 2024 drehte sich zum Beispiel alles um die weitere Verbesserung unseres Tauschschranks am Eierplätzchen.
Das waren unsere Projekte mit der KISD in 2024
Köln reapriert!
Ziel des Projekts ist es, dass mehr Kölner*innen defekte Gegenstände reparieren, anstatt sie entsorgen. Erfahre hier mehr.
Bessere Müllentsorgung in Köln!
Wir haben Ideen entwickelt, wie wir mehr Menschen motivieren können, ihren Müll richtig zu entsorgen. Erfahre hier mehr.
Weniger Glasflaschen bei Großveranstaltungen!
Wie können wir die riesige Menge an Glasmüll nach Veranstaltungen in Köln reduzieren? Damit haben wir uns in diesem Projekt beschäftigt! Erfahre hier mehr.
Fazit:
Die Zusammenarbeit mit Hochschulen und städtischen Einrichtungen, wie der AWB, bringt neue Ideen in unsere Stadtverwaltung. Sie zeigt, wie Wissenschaft und Verwaltung gemeinsam Gutes für die Gesellschaft tun können. Außerdem bekommen wir frische Perspektiven und können leichter über unseren eigenen Tellerrand hinausblicken!
Neue Arbeitsweisen begeistern Kolleg*innen!
In diesem Kapitel kannst Du Einblicke erhalten, wie wir Neues Arbeiten in unserer Verwaltung etablieren.
Neue Arbeitsweisen für unsere Stadtverwaltung
Wir arbeiten mit neuen, flexiblen und kreativen Methoden in unseren Projekten. Auch bleiben wir immer lösungsoffen. Damit machen wir sehr gute Erfahrungen. Deshalb möchten wir diese Arbeitsweisen immer mehr Kolleg*innen mit an die Hand geben.
Flexibles Arbeiten ermöglicht uns, schnell und erfolgreich neue Herausforderungen anzugehen. Zusätzlich stellen wir die Bürger*innen bei unserer Arbeit immer in den Mittelpunkt. Wir entwickeln gemeinsam mit ihnen Lösungen. Indem wir diese Vorgehensweisen in den Arbeitsalltag unserer Kolleg*innen integrieren, wird unsere Stadtverwaltung immer besser.
Gemeinsam besser werden – Schulungen für Führungskräfte und Mitarbeitende
Wir bieten regelmäßig Schulungen an, um auch unsere Kolleg*innen mit diesen Methoden vertraut zu machen. Rund 360 Mitarbeitende haben bereits an diesen teilgenommen. Weitere Informationen dazu kannst Du hier nachlesen.
In diesem Jahr starteten wir erstmalig auch Fortbildungen für Führungskräfte. Diese entwickeln wir 2025 weiter. Dabei möchten wir den Fokus auf Beratungen legen und die Inhalte noch besser an die Bedürfnisse der Führungskräfte anpassen. Wir wollen damit städtische Führungskräfte und Projektleitungen dabei unterstützen, Veränderungen in ihren Bereichen erfolgreich umzusetzen. Mehr dazu findest Du hier.
"Ich nehme ganz viele neue Impulse für meinen Arbeitsalltag mit! Besonders gefallen hat mir die angenehme Atmosphäre und dass wir Gelerntes direkt ausprobiert haben!" - Rückmeldung einer Teilnehmerin
Führungskräfte profitieren von Vernetzung!
In diesem Kapitel kannst Du mehr zu unserem Führungskräftenetzwerk erfahren, das wir aufgebaut haben.
Führungskräfte sind wichtig für Veränderungen. Sie geben Orientierung und setzen neue Ideen um. Auch helfen sie dabei, Neues überhaupt möglich zu machen. Deshalb haben wir vor drei Jahren zusammen mit unserer Personalentwicklung ein besonderes Netzwerk gegründet: Das „Führungskräfte-Innovationsnetzwerk“!
Das Netzwerk wächst stetig!
Wir freuen uns, dass mittlerweile 450 Führungskräfte der Stadt Köln Teil unseres Netzwerkes sind! Im Netzwerk gibt es regelmäßig neue Anregungen zu Führungsthemen. Diese kommen von Fachleuten aus der Stadtverwaltung und von externen Expert*innen. In diesem Jahr ging es zum Beispiel bei zwei Netzwerktreffen um die Einführung von Desksharing (gemeinsam genutzte Arbeitsplätze).
In unserem Netzwerk können sich Führungskräfte austauschen, voneinander lernen und über gemeinsame Herausforderungen sprechen. Auch in 2025 möchten wir das Netzwerk weiter ausbauen. Mehr Informationen dazu findest Du hier.
„Schönes Format! Super, dass es Euch gibt!“ – Rückmeldung einer Führungskraft
Auch für Mitarbeitende gibt es eine einfache Möglichkeit, aktuelle Informationen zu Projekten und neue Impulse zu erhalten: Unseren #gehtdoch-Newsticker! Diesen bilden wir in einem stadtinternen Chatprogramm ab. Schon mehr als 400 Mitarbeitende sind unserem Newsticker beigetreten!
Wissensaustausch für gemeinsame Verbesserungen!
In diesem Kapitel kannst Du nachlesen, wie wir Herausforderungen mit anderen Kommunen gemeinsam lösen.
Gemeinsam sind wir stärker!
Viele Verwaltungen haben ähnliche Herausforderungen: Die Digitalisierung, eine alternde Gesellschaft und die steigenden Erwartungen der Bürger*innen. Diese Aufgaben sind groß und herausfordernd – sie können nicht mehr alleine gelöst werden.
Deshalb arbeiten wir mit anderen Städten und Institutionen zusammen! Wir tauschen Erfahrungen aus, lernen voneinander und entwickeln gemeinsam neue Ideen. Unser Ziel: Verwaltungen gemeinsam fit für die Zukunft zu machen!
Ein Beispiel gefällig? Das Forum Agil in die Zukunft 2024!
Das Forum ist ein Treffen von über 20 Verwaltungen aus dem Ruhrgebiet. 2024 haben wir diese Veranstaltung nach Köln geholt. Film ab!
Das Forum Agil in die Zukunft
Am 17. und 19. September 2024 fand das Forum in Köln statt – ein hybrides Event mit Denkanstößen für eine moderne Verwaltung. Rund 500 Menschen haben an der Veranstaltung teilgenommen! Diese kamen aus 64 Organisationen aus dem öffentlichen Dienst aus ganz Deutschland.
Wir freuen uns, den Regionalverband Rhein-Ruhr auch bei der Organisation des Forums 2025 zu unterstützen!
Der erste Tag des Forums 2024 stand ganz im Zeichen des digitalen Austauschs: In zahlreichen Online-Sessions wurden innovative Ansätze für bessere Verwaltungsarbeit vorgestellt und diskutiert. Der Höhepunkt folgte am 19. September in der Kölner Messe! Das Forum veranstalteten wir dort zusammen mit unserem Innovationsgipfel.
Die Teilnehmenden lernten erfolgreiche Projekten aus anderen Kommunen kennen, diskutierten über Veränderungen und knüpften neue Kontakte.
Das ist einfach ausgezeichnet!
In diesem Kapitel dreht sich alles um unseren Preis für gute Verwaltung, der uns 2024 verliehen wurde.
Preis für gute Verwaltung erhalten!
Ende des Jahres wurde der Stadt Köln der „Preis für gute Verwaltung 2024“ verliehen! Ausgezeichnet wurden unsere Formularwerkstätten. Dort vereinfachen wir städtische Schreiben, damit sie alle Bürger*innen besser verstehen können (siehe Kapitel 2).
Die erste Formularwerkstatt fand im Amt für Soziales, Arbeit und Senioren statt. In dieser haben wir das Informationsblatt „Mitwirkungspflichten“ vereinfacht. Die Auszeichnung nahm Anja Schäfer vom Amt für Soziales, Arbeit und Senioren gemeinsam mit Maik Dick, dem Leiter des städtischen Innovationsbüros, entgegen.
„Wir freuen uns sehr über die Anerkennung und Wertschätzung unserer innovativen Arbeit mit diesem Preis. Unser Informationsblatt ist nun deutlich kürzer, klarer und einfacher. Das ist gut für die Bürger*innen und auch gut für uns als Verwaltung!“ – Anja Schäfer aus dem Amt für Soziales, Arbeit und Senioren
Motivation für die Zukunft
Das Public Service Lab vergibt jährlich den „Preis für gute Verwaltung“. Hierbei handelt es sich um eine unabhängige und ehrenamtliche Initiative. Diese setzt sich dafür ein, dass öffentliche Einrichtungen besseren Service bieten. Bürger*innen sollen einfacher an wichtige Dienstleistungen kommen.
Diese Auszeichnung gibt uns weitere Motivation! Wir werden auch in 2025 daran arbeiten, unser Verwaltung moderner, verständlicher und besser zu machen. Unsere Ergebnisse zeigen: Es lohnt sich, Bürger*innen von Anfang an in unsere Arbeit mit einzubeziehen. So entstehen echte Verbesserungen für alle!
Das haben wir gelernt!
Das Jahr 2024 hat gezeigt:
Wenn wir mutig sind und gemeinsam Neues ausprobieren, können wir viel erreichen. Wir haben große Fortschritte gemacht und viel gelernt. Aber wir wissen auch: Da geht noch mehr!
Das haben wir aus 2024 gelernt
Die Bürger*innen stehen im Mittelpunkt
Es ist wichtig, dass sich unsere Angebote an den Wünschen der Kölner*innen orientieren. Nur so können wir eine moderne und bessere Verwaltung schaffen.
Veränderungen sind wichtig, aber nicht immer einfach
Mitarbeitende haben Lust, ihren Arbeitsalltag zu verbessern. Doch oft fehlt die Zeit und sie haben mit viel Arbeit zu kämpfen. Das macht Veränderungen schwieriger.
Politische Entscheidungen setzen Grenzen
Beschlüsse der Politik helfen dabei, Veränderungen umzusetzen. Gleichzeitig lassen sie uns oft wenig Spielraum für neue Ideen.
Gute Kommunikation ist der Schlüssel
Damit Veränderungen funktionieren, müssen wir klar und offen miteinander kommunizieren. Darin sind wir besser geworden. Und: es gibt noch immer Luft nach oben!
Das haben wir aus 2024 gelernt
Neue Ideen brauchen Geld und Personal
Wenn es an Mitarbeitenden und finanziellen Mitteln fehlt, können viele gute Ideen nicht umgesetzt werden. Das wird 2025 eine Herausforderung für uns.
Gemeinsam sind wir stärker
Andere Städte haben ähnliche Herausforderungen wie wir. Wenn wir uns austauschen und voneinander lernen, finden wir gemeinsam bessere Lösungen.
Flexibel bleiben ist wichtig
2024 haben wir gelernt, dass wir flexibel sein müssen. Mit neuen Methoden und flexiblen Arbeitsweisen können wir mit ungeplanten Herausforderungen besser umgehen.
Erfolg braucht Geduld und Ausdauer
Große Veränderungen brauchen Zeit. Erste Erfolge sind da. Gleichzeitig brauchen viele Dinge mehr Zeit, bis alle Menschen eine Verbesserung spüren. Wir müssen dranbleiben und Schritt für Schritt weitermachen.
So geht es 2025 weiter!
2025 - wir kommen!
Das erwartet uns im neuen Jahr...
Auch 2025 wollen wir unsere Verwaltung weiter verbessern. Unser Ziel ist und bleibt, Veränderungen in der Stadtverwaltung Köln anzustoßen und erfolgreich umzusetzen. Wir möchten, dass Köln ein Vorbild für eine moderne und bürger*innenfreundliche Verwaltung wird. Daher werden wir in 2025 unseren Fokus beispielsweise auf die Bürger*innendienste unserer Verwaltung legen und auch unsere erfolgreichen Formularwerkstätten weiter fortführen.
Wir wissen auch, dass 2025 ein herausforderndes Jahr wird. Unsere Verwaltung muss mit weniger Geld auskommen. Auch die Kommunalwahl könnte Veränderungen bringen. Deshalb ist es umso wichtiger, schon jetzt dafür zu sorgen, dass unsere Verwaltung flexibler und besser wird. Denn nur so stehen auch in schwierigen Zeiten die Bürger*innen immer im Mittelpunkt!
Auch in 2025 heißt es: Innovation und Verwaltung? #gehtdoch