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Beschleunigung von Baugenehmigungsprozessen

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Status:
laufend

Bisher haben wir vor allem in Piloten, Ausschreibungen und in umfangreicher Projektarbeit die grundlegenden Weichen für die Umsetzung gestellt. Als Nächstes werden wir den digitalen Baugenehmigungsprozess in diesem Jahr nach und nach einführen. In 2022 werden Kölner*innen ihre Bauanträge digital über das "Bauportal.NRW" einreichen können.

Gesamtprojektziel:

Beschleunigung des Baugenehmigungsprozesses insbesondere durch umfängliche Digitalisierung.


Kurzbeschreibung:

Das Verbundprojekt ist im Dezernat der Oberbürgermeisterin verortet und dient der Koordination und Steuerung (Controlling) der Prozesse beziehungsweise Projekte zu den nachstehend genannten Arbeitspaketen. Die jeweiligen Dienststellen bleiben für deren Durchführung und die schnellstmögliche Verkürzung von Baugenehmigungsverfahren (beziehungsweise der notwendigen Verfahrensschritte) verantwortlich. Mit dem Verbundprojekt erreichen wir, dass die Beteiligten alle Potenziale nutzen, um die Genehmigungsprozesse schnellstmöglich abzuschließen und die Handlungsfelder Wohnen und Wirtschaft zu fördern.

Was haben wir erreicht?
 
Arbeitspakete A 1.0 A 2.0 und A 3.0
Digitalisierung von Baulastakten (Amt für Liegenschaften, Vermessung und Kataster)

Das Amt für Liegenschaften, Vermessung und Kataster führt das Kölner Baulastenverzeichnis. Seit 1964 und bis 2017 wurden darin circa 55.000 Baulasten in rund 40.000 Baulastakten in Papierform erfasst. Zum Zeitpunkt des Projektstarts waren 2.400 Baulastakten digitalisiert.

Mit dem an das Arbeitspaket A 1.0 anschließenden Arbeitspaket A 2.0 haben wir die besonders "aktenstarken" Jahrgänge 1994 bis 1996 digitalisiert. Die Laufzeit des Arbeitspaketes A. 2.0 dauerte von Juni 2019 bis Mai 2020. In diesem Zeitraum haben wir weitere 10.553 Akten digitalisiert. Die Arbeitspakete A 1.0 und A 2.0 sind erfolgreich abgeschlossen.

Im Juni 2020 startete das Arbeitspaket A 3.0, das die Restbestände von vor 1999 sowie den Zeitraum 2000 bis 2003 umfasst. Von den darin avisierten rund 10.000 Baulastakten haben wir bis Ende November 2020 insgesamt etwa die Hälfe (4.291 Baulastakten) digitalisiert. Pandemiebedingt mussten wir verstärkt im Home Office arbeiten, von dem aus nicht weiter an der Digitalisierung gearbeitet werden konnte. Daher ergibt sich ein zeitlicher Verzug in unserer Planung von knapp einem Monat. Wir sind zuversichtlich, diesen Rückstand bis zum Abschluss des Arbeitspakets wieder aufzuholen.

Das Arbeitspaket A 3.0 schließen wir voraussichtlich bis zum 31. Mai 2021 ab.

 
Arbeitspaket B
Einführung der eBauakte zur Durchführung des digitalen Beteiligungsverfahrens (Amt für Informationsverarbeitung)

Mit der testweisen Einführung der eBauakte konnten wir erproben, wie das digitale Beteiligungsverfahren abläuft und so grundlegende Erkenntnisse für die anstehenden Prozesse gewinnen: Wir haben wichtige Vorbereitungen für ein vollständig digitales Verfahren getroffen. Unsere Erkenntnisse aus der Pilotphase haben verdeutlicht, dass wir eine eBauakte nur zusammen mit einer neuen, breiter aufgestellten Baugenehmigungssoftware einführen können. So konnten wir wichtige Anforderungen an eine Software dank des Tests in diesem Arbeitspaket sammeln und in die Ausschreibung zur Baugenehmigungssoftware aufnehmen (Arbeitspaket D).

Das Arbeitspaket wurde im April 2020 abgeschlossen.

 

Arbeitspaket C
Parallelbearbeitung von Bauantragsunterlagen (Umwelt- und Verbraucherschutzamt)

Wir haben die Prüfprozesse seit Projektstart um 45% beschleunigt. Der weitere Erfolg hängt von der Einführung der neuen Baugenehmigungssoftware ab (Arbeitspaket D): Durch die technische Unterstützung werden wir dann weitere Prüfprozesse parallel bearbeiten und das Verfahren so weiter beschleunigen können. Dann werden die bis zu 25 beteiligten Ämter gleichzeitig ihre fachlichen Prüfungen durchführen und entsprechend hinterlegen können. Zur Vorbereitung hat das Team des Umwelt- und Verbraucherschutzamtes seine positiven Erfahrungen weitergegeben.

Zusätzlich wird es seine Erfahrungen im kommenden Jahr in gemeinsamen Arbeitskreisen teilen: Diese werden zu unterschiedlichen Themenschwerpunkten wie "technische Ausstattung", "Prozesse und Strukturen" und "Schnittstellen" regelmäßig zusammenkommen.

Bis die Software produktiv gesetzt ist, setzen wir dieses Arbeitspaket aus.

 
Arbeitspaket D
Einführung einer neuen Baugenehmigungssoftware (Bauaufsichtsamt)

Im Rahmen des EU-weiten Ausschreibungsverfahrens für die neue Baugenehmigungssoftware haben die Anbieter im Oktober 2020 ihre Angebote eingereicht, nachdem wir das ursprünglich bereits in 2019 gestartete Verfahren neu ausschreiben mussten. Durch einen breiten Bieterkreis, der sich inhaltlich und wirtschaftlich in einem ungewöhnlich engen Rahmen befindet, konnten wir nicht direkt einen Anbieter beauftragen und mussten ein Aufklärungsverfahren durchführen.

Wir haben im März 2021 einen Anbieter beauftragt und nun mit der Einführung der Software beginnen.

 
Arbeitspakete E 1.0 und 2.0
Grundstücksinformationen Online | ehemals: Digitaler Prüfvermerk (Amt für Informationsverarbeitung)

Nach dem Ende des Arbeitspakets E 1.0 haben wir das Folgeprojekt E 2.0 gestartet: In 2020 haben wir das bestehende Angebot "Grundstücksinformationen Online" stetig um weitere Datensätze und Funktionen erweitert. Seit Oktober 2020 stehen die Information allen Interessierten als Online-Service zur Verfügung. Gelangen Sie hier direkt zum Angebot "Grundstücksinformationen Online.

Das Arbeitspaket E 2.0 ist erfolgreich abgeschlossen.

 
Arbeitspaket F
Überführung digitaler Bauleitpläne in den Standard X-Planung (Stadtplanungsamt)

Aufgabe des Arbeitspakets ist, Bauleitpläne (hauptsächlich sind dies Bebauungspläne) georeferenziert, vektorisiert und objektstrukturiert entsprechend des bundesweit festgelegten Standards "X-Planung" digital zur Verfügung zu stellen und für diese weiterhin die tagesaktuelle Datenpflege zu gewährleisten.

Wir haben das 2019 gestartete Projekt in 2020 zu großen Teilen fertiggestellt. Im November 2020 haben wir das EU-weite Vergabeverfahren für einen externen Anbieter gestartet. Dieser soll 200 teildigitalisierte Bebauungspläne in das Format X-Planung überführen. Die wichtigsten Bebauungspläne werden wir zunächst selbst bearbeiten, im Sommer werden wir zusätzlich einen externen Dienstleister beauftragen. Unser Team wird dann die Aufgabe eines Qualitätsmanagements erfüllen.

Ziel des nächsten Jahres ist, einen digitalen Assistenten einzuarbeiten, mit dem wir wesentliche grundstücksbezogene Daten mit einem digitalen Bauwerksmodell (BIM) logisch verknüpfen können. Genehmigungsrelevante Gutachten und Prüfungen im Bauwesen werden auf diese Weise schneller und qualitätsgesichert erstellt und so das Bauantragsverfahren erheblich verkürzt.

Das Arbeitspaket wird bis Dezember 2021 abgeschlossen.

 
Arbeitspaket G
Vektorisierung analoger Bauleitpläne (Amt für Vermessung, Liegenschaften und Kataster)

Ziel dieses Projekts ist, die aktuell rund 1.300 Bebauungspläne und 900 Fluchtlinienpläne in Papierform vollständig zu digitalisieren und zu vektorisieren. Wir haben dazu zunächst ein Konzept erstellt, in dem wir Für und Wider einer Umsetzung mit internen und externen Kapazitäten abgewogen haben.

Wir starten nun mit der Bearbeitung im Haus und werden mit den dann gewonnenen Erfahrungen ein größeres Team aufbauen, um zügig voran zu kommen.

Das Arbeitspaket G 1.0 haben wir im Januar 2021 abgeschlossen.

 
Arbeitspaket H
Digitalisierung Baugenehmigungsverfahren (Bauaufsichtsamt)

In 2020 ist das Arbeitspaket an den Start gegangen. Um den Baugenehmigungsprozess zu digitalisieren, muss nicht nur eine Baugenehmigungssoftware (Arbeitspaket D) eingeführt werden. Vielmehr müssen ämterübergreifend alle digitalen Prozesse neu modelliert und umgesetzt, Arbeitsplätze überdacht und eingerichtet, Kolleg*innen geschult und eingearbeitet werden. Hierfür erarbeiten Kolleg*innen des Bauaufsichtsamtes in verschiedenen Arbeitsgruppen die strategische Umsetzung der extrem umfangreichen digitalen Veränderungsprozesse. Ein extern beauftragtes Projektmanagementbüro unterstützt das Projektteam dabei.

 
Zusammenfassend:

Das dritte Jahr im Verbundprojekt bestätigt, dass die dezernats- und ämterübergreifend synchrone Priorisierung der im Projektplan abgestimmten Meilensteine eine wesentliche Grundvoraussetzung für unseren Erfolg ist.

"Weniger ich und mehr wir" - dieser Leitsatz und der herausragende Arbeitseinsatz aller Beteiligten haben das Projekt bis hierher entscheidend positiv beeinflusst. Erschwerte Bedingungen durch die Corona-Pandemie und teilweise auch personelle Engpässe haben in einigen Arbeitspaketen zwischenzeitlich in der Kommunikation und bei der Umsetzung zu Schwierigkeiten geführt. Mit konzentrierten digitalen und analogen Workshops, Live-Streams und Online-Sitzungen haben wir uns den Herausforderungen gestellt und sind gemeinsam neue Wege gegangen.

Wie geht es weiter?

Mit der Einführung der neuen Baugenehmigungssoftware werden wir einen ganzheitlichen Veränderungsprozess in Gang setzen. Dabei unterstützt das Arbeitspaket H ganz maßgeblich: Vor allem im Bauaufsichtsamt wird sich der Arbeitsalltag von mehr als 175 Kolleginnen und Kollegen stark verändern. Der Veränderungsprozess betrifft darüber hinaus auch zahlreiche Mitarbeitende in über 25 beteiligten Bereichen innerhalb und außerhalb unserer Stadtverwaltung.

Wir werden alle digitalen Prozesse neu modellieren und umsetzen, Arbeitsplatzausstattung überdenken und einrichten, sowie die Kolleg*innen schulen und einarbeiten. Das Ziel ist, den digitalen Bauantrag, die digitale Bearbeitung und Baugenehmigungserteilung in diesem Jahr nach und nach einzuführen und im nächsten Jahr für alle Antragstellenden produktiv zu setzen.

Die digitalen Bauanträge können Kölner*innen zukünftig direkt im Internet über das "Bauportal.NRW" einreichen. Darüber hinaus werden wir die analoge Welt der Verwaltung nach und nach weiter hinter uns lassen: Wir arbeiten konsequent an der Digitalisierung und Vektorisierung aller Planunterlagen, um zukünftig komplett digitalisiert arbeiten zu können.

Zuletzt aktualisiert am:
07.07.2021