Beschleunigung von Baugenehmigungsprozessen

Arbeitspakete A1.0, A 2.0 und A 3.0: Digitalisierung von Baulastakten (Amt für Liegenschaften, Vermessung und Kataster)

Das Amt für Liegenschaften, Vermessung und Kataster führt das Kölner Baulastenverzeichnis. Seit 1964 und bis 2017 wurden darin circa 55.000 Baulasten in rund 40.000 Baulastakten in Papierform erfasst. Zum Zeitpunkt des Projektstarts waren 2.400 Baulastakten digitalisiert. Mit dem an das Arbeitspaket A 1.0 anschließenden Arbeitspaket A 2.0 haben wir die besonders "aktenstarken" Jahrgänge 1994 bis 1996 digitalisiert.

Die Laufzeit des Arbeitspaketes A. 2.0 dauerte von Juni 2019 bis Mai 2020. In diesem Zeitraum haben wir weitere 10.553 Akten digitalisiert. Die Arbeitspakete A 1.0 und A 2.0 sind erfolgreich abgeschlossen.

Im Juni 2020 startete das Arbeitspaket A 3.0, das die Restbestände von vor 1999 sowie den Zeitraum 2000 bis 2003 umfasst. Von den darin avisierten rund 10.000 Baulastakten haben wir bis Ende November 2020 insgesamt etwa die Hälfe (4.291 Baulastakten) digitalisiert. Pandemiebedingt mussten wir verstärkt im Home Office arbeiten, von dem aus nicht weiter an der Digitalisierung gearbeitet werden konnte. Um zukünftig eine moderne und anwendendenfreundliche Onlineanwendung bereitstellen zu können, wurde das Teilprojekt A zwischenzeitlich um zwei weitere Arbeitsschritte ergänzt: Zum einen werden wir sämtliche, digitalisierte Akten nun mit dem aktuellen Katasterbestand abgleichen und entsprechend fortschreiben. Zum anderen haben wir einen zusätzlichen Arbeitsschritt zur abschließenden Qualitätssicherung ergänzt. Beides sind notwendige Voraussetzungen, um zukünftig mittels Onlineservices in einem vollständig automatisierten Verfahren einen amtlichen Auszug aus dem Baulastenverzeichnis bereitstellen zu können. Mit diesen zusätzlichen Arbeitsschritten können wir ca. 8.000 Akten pro Jahr vollständig bearbeiten und digitalisieren. Da das Arbeitspaket in die Linie überführt werden konnte, haben wir das Teilprojekt im Januar 2022 im Verbundprojekt abgeschlossen.

Arbeitspaket B: Einführung der eBauakte zur Durchführung des digitalen Beteiligungsverfahrens (Amt für Informationsverarbeitung)

Mit der testweisen Einführung der eBauakte konnten wir erproben, wie das digitale Beteiligungsverfahren abläuft und so grundlegende Erkenntnisse für die anstehenden Prozesse gewinnen: Wir haben wichtige Vorbereitungen für ein vollständig digitales Verfahren getroffen. Unsere Erkenntnisse aus der Pilotphase haben verdeutlicht, dass wir eine eBauakte nur zusammen mit einer neuen, breiter aufgestellten Baugenehmigungssoftware einführen können. So konnten wir wichtige Anforderungen an eine Software dank des Tests in diesem Arbeitspaket sammeln und in die Ausschreibung zur Baugenehmigungssoftware aufnehmen (Arbeitspaket D). Das Arbeitspaket wurde im April 2020 abgeschlossen.

Arbeitspaket C: Parallelbearbeitung von Bauantragsunterlagen (Umwelt- und Verbraucherschutzamt)

Wir haben die Prüfprozesse seit Projektstart um 45% beschleunigt. Der weitere Erfolg hängt von der Einführung der neuen Baugenehmigungssoftware ab (Arbeitspaket D): Durch die technische Unterstützung bearbeiten wir weitere Prüfprozesse parallel und werden das Verfahren so weiter beschleunigen können. Bis zu 25 beteiligte Ämter werden gleichzeitig ihre fachlichen Prüfungen durchführen und entsprechend hinterlegen können. Zur Vorbereitung hatte das Team des Umwelt- und Verbraucherschutzamtes seine positiven Erfahrungen weitergegeben. Zusätzlich teilte es seine Erfahrungen in gemeinsamen Arbeitskreisen: Diese kamen zu unterschiedlichen Themenschwerpunkten wie "technische Ausstattung", "Prozesse und Strukturen" und "Schnittstellen" regelmäßig zusammen. Die technische Einführung der Software ist erfolgt. Eine messbare Kennzahl für eine weitere Beschleunigung durch die Digitalisierung kann erst nach den ersten Monaten der offiziellen Inbetriebnahme erhoben werden.

Arbeitspaket D: Einführung einer neuen Baugenehmigungssoftware (Bauaufsichtsamt)

Wir haben im März 2021 einen Anbieter beauftragt und anschließend die Software nach und nach eingeführt.

Arbeitspakete E: 1.0 und 2.0 Grundstücksinformationen Online | ehemals: Digitaler Prüfvermerk (Amt für Informationsverarbeitung)

Nach dem Ende des Arbeitspakets E 1.0 haben wir das Folgeprojekt E 2.0 gestartet: In 2020 haben wir das bestehende Angebot "Grundstücksinformationen Online" stetig um weitere Datensätze und Funktionen erweitert. Seit Oktober 2020 stehen die Informationen allen Interessierten als Online-Service zur Verfügung. Gelangen Sie hierdirekt zum Angebot "Grundstücksinformationen Online. Das Arbeitspaket E 2.0 ist erfolgreich abgeschlossen.

Arbeitspaket F: Überführung digitaler Bauleitpläne in den Standard XPlanung (Stadtplanungsamt)

Aufgabe des Arbeitspakets ist, Bauleitpläne (hauptsächlich sind dies Bebauungspläne) georeferenziert, vektorisiert und objektstrukturiert entsprechend des bundesweit festgelegten Standards "XPlanung" digital zur Verfügung zu stellen und für diese weiterhin die tagesaktuelle Datenpflege zu gewährleisten. Wir haben das 2019 gestartete Projekt in 2020 fertiggestellt. Die wichtigsten Bebauungspläne haben wir zunächst selbst bearbeitet, anschließend haben wir zusätzlich einen externen Dienstleister mit der Überführung von weiteren 200 teildigitalisierten Bebauungsplänen beauftraget. Unser Team erfüllt nun auch die Aufgabe eines Qualitätsmanagements. Da wir die ersten wichtigen XPlanungen noch im Verbundprojekt begleiten wollten, haben wir das Arbeitspaket nicht im Dezember 2021 abgeschlossen, sondern im Sommer 2022.

Arbeitspaket G: Vektorisierung analoger Bauleitpläne (Amt für Vermessung, Liegenschaften und Kataster)

Ziel dieses Projekts ist es, die aktuell rund 1.300 Bebauungspläne und 900 Fluchtlinienpläne in Papierform vollständig zu digitalisieren und zu vektorisieren und im Format XPlanung zur Verfügung zu stellen. Wir haben dazu zunächst ein Konzept erstellt, in dem wir Für und Wider einer Umsetzung mit internen und externen Kapazitäten abgewogen haben. Das Arbeitspaket G 1.0 haben wir im Januar 2021 abgeschlossen. Im Frühjahr dieses Jahres richteten wir zudem ein spezialisiertes Team aus Fachkräften ein. Damit haben wir das Ziel des Teilprojektes G 2.0 erreicht.

Arbeitspaket H: Digitalisierung Baugenehmigungsverfahren (Bauaufsichtsamt)

In 2020 ist das Arbeitspaket an den Start gegangen. Um den Baugenehmigungsprozess zu digitalisieren, musste nicht nur eine Baugenehmigungssoftware (Arbeitspaket D) eingeführt werden. Vielmehr mussten ämterübergreifend alle digitalen Prozesse neu modelliert und umgesetzt, Arbeitsplätze überdacht und eingerichtet, Kolleg*innen geschult und eingearbeitet werden. Hierfür haben Kolleg*innen des Bauaufsichtsamtes in verschiedenen Arbeitsgruppen die strategische Umsetzung der extrem umfangreichen digitalen Veränderungsprozesse erarbeitet. In diesem Jahr haben wir diese Prozesse umgesetzt und die digitale Antragstellung erstmalig ermöglicht.

Zusammenfassend: Das fünfte Jahr im Verbundprojekt bestätigt, dass die dezernats- und ämterübergreifend synchrone Priorisierung der im Projektplan abgestimmten Meilensteine eine wesentliche Grundvoraussetzung für unseren Erfolg ist. "Weniger ich und mehr wir" - dieser Leitsatz und der herausragende Arbeitseinsatz aller Beteiligten haben das Projekt entscheidend positiv beeinflusst. Erschwerte Bedingungen durch anfangs die Corona-Pandemie, Verzögerungen bei der Lieferung von technischen Geräten und teilweise auch personelle Engpässe haben in einigen Arbeitspaketen zwischenzeitlich bei der Umsetzung zu Schwierigkeiten geführt. Mit konzentrierten digitalen und analogen Workshops, Live-Streams und Online-Sitzungen haben wir uns den Herausforderungen gestellt und sind gemeinsam neue Wege gegangen.