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Controlling im Beschaffungswesen

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Status:
in Planung

Die Planungskonferenz haben wir durchgeführt, die Projektstrukturplanung ist abgeschlossen.

Gesamtprojektziel:

Unser Ziel ist, durch Bündelung von Anforderungen unseren wirtschaftlichen Erfolg zu verbessern. Zudem wollen wir bessere (Preis-)Konditionen und die effiziente, effektive und vergaberechtssichere Beschaffung für Einkaufende in unseren Dienststellen und Dezernaten sicherstellen. Aufbauend auf einer validen Datenbasis, wollen wir ein neues Beschaffungscontrolling implementieren, um das gesamtstädtische Beschaffungswesen zu optimieren und einkaufsrelevante Informationen zu analysieren.


Kurzbeschreibung:

Für die Stadt Köln schließt der Bereich der Zentralen Dienste regelmäßig Rahmenverträge und -vereinbarungen für den städtischen Allgemeinbedarf, wie zum Beispiel Büromaterialien, ab. Um Rahmenverträge noch stärker standardisieren und bündeln zu können, benötigen wir relevante Einkaufsinformationen, die systematisch erfasst und analysiert werden. Deshalb werden wir einen Prozess entwickeln, in dem die hierfür erforderlichen Daten permanent abgefragt und anschließend analysiert werden. Aus der Analyse der Daten können weitere Maßnahmen abgeleitet werden, die dazu dienen, den strategischen Einkauf permanent weiterzuentwickeln.

Was haben wir erreicht?

Mit der Einführung von cMarket, einer zentralen Beschaffungsplattform im Jahr 2019 haben sich neue Möglichkeiten im Reporting für das gesamtstädtische Beschaffungsverhaltens eröffnet. Um gewinnbringende Nutzungsmöglichkeiten zu erschließen, erfolgte pandemiebedingt am 16.03.2021 der offizielle Projektstart. Wir haben intensiv über die Vorteile eines umfassenden Controllings diskutiert. Insbesondere die verbesserte Bündelung von Bedarfen in Rahmenverträgen haben wir als erstrebenswerte Nutzungsmöglichkeit identifiziert. Inhaltlich haben wir die zugrundeliegende Datenbasis genauer analysiert, um so Rückschlüsse über Chancen und Grenzen des Vorhabens ziehen zu können. Als besonders notwendig haben wir die Nutzung eines allgemeingültigen Produktschlüssels identifiziert, der es uns ermöglicht, Produkte gleicher Art einheitlich zu kennzeichnen. Nach der Analyse marktüblicher Anbieter*innen ist die finale Wahl auf den Anbieter der eClass-Produktklassifizierung gefallen. Mit dem Anbieter stehen wir über die Umsetzungsmöglichkeiten bereits in Kontakt. Daneben haben wir mit der Südwestfalen IT (Plattformbetreiber cMarket) Gespräche geführt, in wie weit eine solche Klassifizierung auch auf Produkte des Basiskatalogs Anwendung finden kann. Auf technischer Seite haben wir ein systemseitiges Anforderungsprofil festgelegt, das die anzuschaffende Reporting-Software bieten muss. Dazu zählt neben diversen automatisierbaren Berichtsmöglichkeiten auch die einfache und unkomplizierte Anwendbarkeit für alle städtischen Beschaffungsstellen.

Wie geht es weiter?

Wir werden mit der Umsetzung der Teilprojekte und den Arbeitspaketen beginnen. Hierbei wollen wir uns zunächst mit geeigneten und nutzbaren Methoden und Techniken des operativen und strategischen Controllings befassen. Zudem wollen wir geeignete Kennzahlen zum Aufbau eines Kennzahlsystems und- steckbriefs identifizieren. Zusätzlich werden wir einen interkommunalen Erfahrungsaustausch mit anderen Kommunen und unseren Kooperationspartner*innen im Einkauf starten, um von Erfahrungen anderer beim Aufbau eines Controllings profitieren zu können.

Zuletzt aktualisiert am:
15.04.2021