Controlling im Beschaffungswesen
Das Projekt ist abgeschlossen.
Unser Ziel ist, durch Bündelung von Anforderungen unseren wirtschaftlichen Erfolg zu verbessern. Zudem wollen wir bessere (Preis-) Konditionen und die effiziente, effektive und vergaberechtssichere Beschaffung für Einkaufende in unseren Dienststellen und Dezernaten sicherstellen.
Aufbauend auf einer validen Datenbasis, wollen wir ein neues Beschaffungscontrolling implementieren, um das gesamtstädtische Beschaffungswesen zu optimieren und einkaufsrelevante Informationen zu analysieren.
Für die Stadt Köln schließt der Bereich der Zentralen Dienste regelmäßig Rahmenverträge und -vereinbarungen für den städtischen Allgemeinbedarf ab, zum Beispiel für Büromaterialien. Um Rahmenverträge noch stärker standardisieren und bündeln zu können, benötigen wir relevante Einkaufsinformationen, die systematisch erfasst und analysiert werden.
Deshalb werden wir einen Prozess entwickeln, in dem die hierfür erforderlichen Daten permanent abgefragt und anschließend analysiert werden. Aus der Analyse der Daten können weitere Maßnahmen abgeleitet werden, die dazu dienen, den strategischen Einkauf permanent weiterzuentwickeln.
Mit der Einführung von cMarket, einer zentralen Beschaffungsplattform, im Jahr 2019 haben sich neue Möglichkeiten im Reporting für das gesamtstädtische Beschaffungsverhalten eröffnet. Um gewinnbringende Nutzungsmöglichkeiten zu erschließen, erfolgte pandemiebedingt am 16. März 2021 der offizielle Projektstart. Wir haben intensiv über die Vorteile eines umfassenden Controllings diskutiert. Insbesondere die verbesserte Bündelung von Bedarfen in Rahmenverträgen haben wir als erstrebenswerte Nutzungsmöglichkeit identifiziert. Inhaltlich haben wir die zugrundeliegende Datenbasis genauer analysiert, um so Rückschlüsse über Chancen und Grenzen des Vorhabens ziehen zu können. Als besonders notwendig haben wir die Nutzung eines allgemeingültigen Produktschlüssels erachtet, der es uns ermöglicht, Produkte gleicher Art einheitlich zu kennzeichnen. Nach der Analyse marktüblicher Anbieter*innen ist die finale Wahl auf den Anbieter der eClass-Produktklassifizierung gefallen. Nach Gesprächen mit der Südwestfalen IT (Plattformbetreiber von cMarket) wird eine solche Klassifizierung dort für die Produkte des Basiskatalogs eingeführt.
Auf technischer Seite haben wir uns intensiv mit der bereits bei der Stadt Köln zugelassenen Reporting-Software "Crystal Reports" beschäftigt. Für ein vereinfachtes, automatisiertes Reporting erfolgte die Anbindung an eine Datenbank. Neben der technischen Implementierung der Datenbank haben wir die erforderliche Datenstruktur (Tabellen, Spalten, Datentypen) konkret aufgebaut. Ein interkommunaler Erfahrungsaustausch mit anderen Kommunen und unseren Kooperationspartner*innen im Einkauf hat stattgefunden, um von Erfahrungen anderer beim Aufbau eines Controllings profitieren zu können. Die Beteiligung und Unterstützung ist positiv zu bewerten, sodass gute Erkenntnisse für das Reformprojekt gewonnen werden konnten.
Umfassend konnten wir uns auch mit den technischen Anforderungen an das Controlling und Reporting befassen. Es wurden die geeigneten und nutzbaren Methoden und Techniken des operativen und strategischen Controllings untersucht und festgelegt. Eine Controlling-Strategie im Einkauf haben wir definiert. Auch ein Controlling-Konzept konnten wir erstellen.
Im weiteren Verlauf des Projekts haben wir uns mit dem operativen Ansatz des Controllings beschäftigt. Mit Blick auf die Beschaffungsprozesse bei der Stadt Köln geht es darum, Bündelungspotentiale bei städtischen Bedarfen zu erkennen und aufzuzeigen. Dies wird möglich durch die Bereitstellung und Analyse von Zahlen und Daten aus dem Reporting. Wir haben daher Kennzahlen identifiziert, mit welchen wir die Effizienz des städtischen Einkaufs- und Beschaffungswesens überprüfen können.
Langfristig ermöglichen die Kennzahlen dann die Durchführung von Soll-Ist-Vergleichen, Abweichungsanalysen, Benchmarks sowie eine valide Bewertung der Ergebnisse. Eine entsprechende Datenbankinfrastruktur, bestehend aus drei Datenbanken jeweils für „Produktion“, „Test“ und „Entwicklung“ konnten wir bereitstellen. Strukturinformationen zum Befüllen der Datenbank haben wir ebenfalls formuliert und die benötigten IT-technischen Voraussetzungen (Tools) zum Implementieren des Datenmodells liegen vor. Das Datenbankmodell ist in die Entwicklungsdatenbank implementiert und initial mit Daten aus der zentralen Beschaffungsplattform befüllt. Die Entwicklungsdatenbank ist in eine Testdatenbank migriert. Die externe Reporting Lösung Crystal Reports haben wir angebunden. Eine automatisierte Schnittstelle zwischen der Beschaffungsplattform und der Testdatenbank sehen wir mit dem kommenden Releasewechsel vor.
Aktuell werden die Daten semiautomatisch in die Testdatenbank überführt (Selenium). Eine Überführung auf die Produktivdatenbank erfolgt zu einem späteren Zeitpunkt. Da das Projekt sich nur auf den Fachbereich Zentraler Einkauf auswirkt, erfolgt ein Rollout der Reporting- und Controllingmöglichkeiten nur in diesen Fachbereich. Die Mitarbeitenden werden wir hierzu intern geschult. Die im Projektplan festgehaltenen Unterprojekte und Arbeitspakete konnten wir in den zuvor definierten Zeitfenstern nahezu gänzlich bearbeiten. Die Planung zur Einführung eines adressatengerechten Reportings ist abgeschlossen, eine geeignete IT-technische Verarbeitungsmöglichkeit ist festgelegt und auch das zur Anwendung kommende Reportingtool ist bestimmt. Das Projekt ist damit fristgerecht zum 31.12.2021 beendet.
Die örtliche Personalvertretung haben wir im Dezember aktiv in den Prozess mit eingebunden, um eruieren zu können, inwieweit formale Beteiligungswege beschritten werden müssen. Das Projekt, der Projektverlauf, die erreichten Ergebnisse, sowie das angedachte Vorgehen wurden präsentiert. Das förmliche Beteiligungsverfahren gem. § 72 Abs. 3 Landespersonalvertretungsgesetz NRW ist aufgrund des Mitbestimmungsrecht der Personalvertretung bei der Einführung, Änderung und Erweiterung von technischen Einrichtungen einzuleiten. Im Zuge dessen werden wir der Personalvertretung einen umfassenden Einblick in die Reportinglösung, die Datenbank, den Schnittstellen und in die operativen Prozessabläufe ermöglichen. Nach förmlicher Zustimmung der Personalvertretung werden wir alle Kolleg*innen in der Verwaltung informieren und Nutzen sowie Bedeutung des Projekts vermitteln.
