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Controlling im Beschaffungswesen

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Status:
laufend

Die Planungskonferenz haben wir durchgeführt, die Projektplanung ist abgeschlossen.

Gesamtprojektziel:

Unser Ziel ist, durch Bündelung von Anforderungen unseren wirtschaftlichen Erfolg zu verbessern. Zudem wollen wir bessere (Preis-) Konditionen und die effiziente, effektive und vergaberechtssichere Beschaffung für Einkaufende in unseren Dienststellen und Dezernaten sicherstellen.

Aufbauend auf einer validen Datenbasis, wollen wir ein neues Beschaffungscontrolling implementieren, um das gesamtstädtische Beschaffungswesen zu optimieren und einkaufsrelevante Informationen zu analysieren.


Kurzbeschreibung:

Für die Stadt Köln schließt der Bereich der Zentralen Dienste regelmäßig Rahmenverträge und -vereinbarungen für den städtischen Allgemeinbedarf ab, zum Beispiel für Büromaterialien. Um Rahmenverträge noch stärker standardisieren und bündeln zu können, benötigen wir relevante Einkaufsinformationen, die systematisch erfasst und analysiert werden.

Deshalb werden wir einen Prozess entwickeln, in dem die hierfür erforderlichen Daten permanent abgefragt und anschließend analysiert werden. Aus der Analyse der Daten können weitere Maßnahmen abgeleitet werden, die dazu dienen, den strategischen Einkauf permanent weiterzuentwickeln.

Was haben wir erreicht?

Mit der Einführung von cMarket, einer zentralen Beschaffungsplattform, im Jahr 2019 haben sich neue Möglichkeiten im Reporting für das gesamtstädtische Beschaffungsverhalten eröffnet. Um gewinnbringende Nutzungsmöglichkeiten zu erschließen, erfolgte pandemiebedingt am 16. März 2021 der offizielle Projektstart.

Wir haben intensiv über die Vorteile eines umfassenden Controllings diskutiert. Insbesondere die verbesserte Bündelung von Bedarfen in Rahmenverträgen haben wir als erstrebenswerte Nutzungsmöglichkeit identifiziert. Inhaltlich haben wir die zugrundeliegende Datenbasis genauer analysiert, um so Rückschlüsse über Chancen und Grenzen des Vorhabens ziehen zu können. Als besonders notwendig haben wir die Nutzung eines allgemeingültigen Produktschlüssels erachtet, der es uns ermöglicht, Produkte gleicher Art einheitlich zu kennzeichnen.

Nach der Analyse marktüblicher Anbieter*innen ist die finale Wahl auf den Anbieter der eClass-Produktklassifizierung gefallen. Nach Gesprächen mit der Südwestfalen IT (Plattformbetreiber von cMarket) wird eine solche Klassifizierung dort für die Produkte des Basiskatalogs eingeführt. Auf technischer Seite haben wir uns intensiv mit der bereits zugelassenen Reporting-Software "Chrystal Reports" beschäftigt. Für ein vereinfachtes, automatisiertes Reporting erfolgt noch die Anbindung an eine Datenbank. Neben der technischen Implementierung der Datenbank wird die erforderliche Datenstruktur (Tabellen, Spalten, Datentypen) konkret aufgebaut. Wir haben mit der Umsetzung der Teilprojekte und den Arbeitspaketen begonnen.

Ein interkommunaler Erfahrungsaustausch mit anderen Kommunen und unseren Kooperationspartner*innen im Einkauf hat stattgefunden, um von Erfahrungen anderer beim Aufbau eines Controllings profitieren zu können. Die Beteiligung und Unterstützung ist positiv zu bewerten, sodass gute Erkenntnisse für das Reformprojekt gewonnen werden konnten. Umfassend konnten wir uns bereits mit den technischen Anforderungen an das Controlling und Reporting befassen. Es wurde ein Glossar mit den Begrifflichkeiten zum Controlling im Einkauf erstellt, auf dessen Basis die geeigneten und nutzbaren Methoden und Techniken des operativen und strategischen Controllings untersucht und festgelegt wurden. Eine Controlling-Strategie im Einkauf ist definiert.

Wie geht es weiter?

Damit ein vereinfachtes, belastbares und automatisiertes Reporting möglich wird, ist die Anbindung einer Datenbank erforderlich. Ein entsprechender Datenbankserver wird bereitgestellt und Strukturinformationen werden zum Befüllen der Datenbank formuliert.

Es wird eine Schnittstelle bereitgestellt, über welche Daten von der zentralen Beschaffungsplattform in die Datenbank überführt werden. Diesen Transfer von Daten testen wir nun. Anschließend werden wir die Ergebnisse sach- und fachgerecht bewerten, gegebenenfalls nachsteuern und schließlich den Prozess fixieren.

Zuletzt aktualisiert am:
07.07.2021