Dienstplansoftware für den Ordnungsdienst und den Verkehrsdienst
Das Kernverfahren zur Erstellung und Bearbeitung von Schichtplänen ist einsatzbereit. Die Schnittstelle zum Gehaltsverfahren und das Modul für die Smartphones sind in der finalen Testphase.
Die Dienst- und Einsatzplanung für über 400 Außendienstmitarbeitende sowie die Berechnung von Überstunden und Zuschlägen soll verbessert, vereinfacht, flexibler und transparenter werden.
Die Mitarbeitenden des Ordnungsdienstes und des Verkehrsdienstes der Stadt Köln erledigen ihren Aufgaben im Außendienst oder in der Leitstelle im Schichtbetrieb. Dazu gehört auch ein regelmäßiger Dienst an Wochenenden und Feiertagen sowie zu Abend- und Nachtzeiten. Der Einsatz des Personals in den Schichten sowie bei Sonderdiensten und Großeinsätzen (z. B. an Karneval, bei Großveranstaltungen und nach Kampfmittelfunden) wird unter Berücksichtigung der notwendigen Besetzungsstärke, der Qualifikationen, der Abwesenheiten sowie der gesetzlichen und tariflichen Anforderungen sorgsam geplant.
Bislang erfolgten die Planungen, die Berechnungen von Überstunden und Zuschlägen und die Datenerfassungen überwiegend manuell unter Verwendung der üblichen Office-Programme. Für die Personaldienst- und -einsatzplanung wird ein modernes Workflow-Management-System eingeführt, dass die Erstellung der Schichtpläne unterstützt und automatisiert, eine Erfassung der Arbeitszeiten auf den Smartphones der Außendienstkräfte ermöglicht sowie die Überstunden und die Zuschläge automatisiert ermittelt und die relevanten Daten in das Gehaltsverfahren des Personalamtes übertragt.
In 2021 haben wir Lizenzen für eine geeignete Fachanwendung gekauft und Dienstleistungen zur Installation und Konfiguration beauftragt. Unter Einbeziehung der Mitarbeitenden des Ordnungsdienstes und des Verkehrsdienstes haben wir in mehrtägigen Workshops mit dem Hersteller die konkreten Anforderungen, die Rahmenbedingungen und die realisierbaren Lösungen erarbeitet. Anschließend wurde die Software installiert und individuell für die Stadt Köln konfiguriert. Zeitgleich haben wir eine neue Schnittstelle für den automatisierten Austausch von Daten mit dem Fachverfahren des Personalamtes entwickelt.
Die Programm-Module zur Erstellung und Bearbeitung von Schichtplänen und zur Berechnung von Überstunden und Zuschlägen ist einsatzbereit. Die Schnittstelle wurde konfiguriert und befindet im Test vor der Abnahme. Alle erforderlichen Stammdaten sind im Programm erfasst. Die Dienst- und Einsatzplaner\*innen und die Fachanwendungsbetreuer\*innen wurden geschult.
Zu testen, zu schulen und für den Einsatz freizugeben sind noch das Modul für Nutzung des Programms auf den Dienst-iPhones und die Schnittstelle zum Gehaltsverfahren.
