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Digitaler Posteingang

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Ende:

Status:
laufend

Aufgrund von Versetzungen von Mitarbeiter*innen und coronabedingten Veränderungen haben wir das Projekt verlängert. Das Projekt ist so weit vorangeschritten, dass wir nach der derzeit anstehenden Konfiguration von Doxis durch das Amt für Informationsvereinbarung einen ersten Scan-Test innerhalb der Fachanwendung ELLA-Test durchführen werden. ELLA, (Elektronisches Langzeitarchiv unseres Kooperationspartners Bayrische Versorgungskammer München) stellt die Indexierung der zu archivierenden Dokumente über einen Barcode bereit. Doxis ist die Software, mit der die Dokumente gescannt und auf dem Übertragungsverzeichnis bereitgestellt werden. Derzeit arbeiten wir noch an der Übertragung der Dateien. Als Nächstes ist dann ein Scann-Test in der Produktivumgebung der Anwendung geplant.

Gesamtprojektziel:

Durch den digitalen Posteingang entlasten wir die Poststelle von der Sortierung, die Gruppenleitung von der Weiterleitung und die Beschäftigten vom Scannen der Poststücke. Außerdem ist damit eine vollständig elektronische Bearbeitung der Post für die Zusatzversorgungskasse möglich. Zusätzlich unterstützen wir dadurch digitales und damit auch mobiles Arbeiten. Auch sparen wir dadurch Ressourcen für eine alt hergebrachte Poststelle ein.


Kurzbeschreibung:

Die Zusatzversorgungskasse gewährt seit mehr als 70 Jahren betriebliche Zusatzrenten an ehemalige Beschäftigte oder deren Hinterbliebene und betreut aktuell 40 kommunale Arbeitgeber*innen als Mitglieder. Die Post geht aktuell in Papierform in der Zusatzversorgungskasse ein und wird den Sachbearbeiter*innen über die Poststelle und die Gruppenleitungen zugeleitet. Nach der Bearbeitung werden die Dokumente durch die Sachbearbeiter*innen gescannt, der elektronischen Akte beigefügt und danach vernichtet.

Wir digitalisieren den Posteingang für die Zusatzversorgungskasse. Das bedeutet, die Poststücke werden von einem externen Dienstleister so eingescannt, dass sie danach durch eine Software direkt an die zuständigen Sachbearbeiter*innen weitergeleitet werden können. Damit entlasten wir die Poststelle von der Sortierung, die Gruppenleitung von der Weiterleitung und die Beschäftigten vom Scannen der Poststücke. Außerdem ist damit eine vollständige elektronische Bearbeitung der Post für die Zusatzversorgungskasse möglich. Dieser Schritt ist notwendig, da in den kommenden zehn Jahren 50 % mehr Rentner*innen Leistungen von der Zusatzversorgungskasse erhalten.

Was haben wir erreicht?

Die Bereitstellung und Installation der Hardware ist bereits erfolgt. Die Installation und Konfiguration der Software ELLA und Doxis ist ebenfalls erfolgt. Der Scann-Test war erfolgreich.

Wie geht es weiter?

Nach den erfolgreichen Tests in der Produktivumgebung der Fachanwendung ELLA erfolgt die Implementierung.

Zuletzt aktualisiert am:
08.10.2021