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Planung Digitalisierung Reinigungsmanagement

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Status:
laufend

Wir haben eine Planungskonferenz durchgeführt und eine erste Übersicht der vorhandenen Schnittstellen und Prozesse im Bereich Reinigungsmanagement erstellt. Das Projektteam hat an einer Prozessschulung teilgenommen und wird nun mit der Durchführung von Workshops beginnen.

Gesamtprojektziel:

Wir wollen ein fundiertes Konzept für die Digitalisierung des Reinigungsmanagements erstellen. Unter Beteiligung aller relevanten Stakeholder*innen werden wir die Ist-Prozesse im Reinigungsmanagement erheben und in Bezug auf die Digitalisierungspotentiale analysieren.


Kurzbeschreibung:

Bei der Stadt Köln müssen in Summe rund 350 Millionen Quadratmeter jedes Jahr in 750 Gebäuden gereinigt werden. In diesem Zusammenhang sind Verträge zu verwalten, Rechnungen zu bearbeiten, und Ausschreibungen durchzuführen. Wir werden diese Prozesse rund um das Reinigungsmanagement vollständig digitalisieren und haben bereits die Teilprojekte identifiziert:

  • Aufmaßverwaltung
  • Ausschreibungen
  • Vertrags- und Auftragsmanagement
  • eRechnung
  • Qualitätsmanagement und
  • Controlling

Deshalb werden wir in einem ersten Schritt eine fundierte Projektplanung durchführen. Parallel bearbeiten wir erste Maßnahmen, die den Start in das eigentliche Projekt vereinfachen.

Was haben wir erreicht?

Wir haben unter Einbeziehung der betroffenen Bereiche in einem Workshop den Projektplan mit den notwendigen Arbeitspaketen erarbeitet und mit der Umsetzung begonnen. Das Projektteam hat an einer Prozessschulung teilgenommen und ein Konzept für die Durchführung von Workshops zur Prozesserhebung erarbeitet.

Zusätzlich hat eine Gruppe von Studierenden der Hochschule für Polizei und öffentliche Verwaltung NRW digitale Lösungen anderer Kommunen im Bereich Reinigung gesammelt und eine Marktsichtung durchgeführt. Das Studienprojekt ist damit abgeschlossen.

Zudem haben wir die Schnittstellen zu anderen Ämtern untersucht und konnten bereits erste Verbesserungen bei der Zusammenarbeit erzielen.

Wie geht es weiter?

Im Sommer 2021 werden wir Workshops unter Beteiligung aller Kolleg*innen im Reinigungsbereich durchführen, um die Prozesse zu erheben. Außerdem untersuchen wir die internen Schnittstellen weiterhin.

Zuletzt aktualisiert am:
08.10.2021