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Planung Digitalisierung Reinigungsmanagement

Start:
Ende:

Status:
abgeschlossen

Die Teilprojekte sind abgeschlossen. Wir haben auf Grundlage der Ergebnisse den Digitalisierungsbedarf festgelegt und eine Ressourcenplanung durchgeführt. Das Konzept für die Digitalisierung im Reinigungsbereich ist fast fertiggestellt.

Gesamtprojektziel:

Wir wollen ein fundiertes Konzept für die Digitalisierung des Reinigungsmanagements erstellen. Unter Beteiligung aller relevanten Stakeholder*innen werden wir die Ist-Prozesse im Reinigungsmanagement erheben und in Bezug auf die Digitalisierungspotentiale analysieren.


Kurzbeschreibung:

Bei der Stadt Köln müssen in Summe rund 350 Millionen Quadratmeter jedes Jahr in 750 Gebäuden gereinigt werden. In diesem Zusammenhang sind Verträge zu verwalten, Rechnungen zu bearbeiten, und Ausschreibungen durchzuführen. Wir werden diese Prozesse rund um das Reinigungsmanagement vollständig digitalisieren und haben bereits die Teilprojekte identifiziert:

• „Aufmaßverwaltung“,
• „Ausschreibungen“,
• „Vertrags- und Auftragsmanagement“,
• „eRechnung“,
• „Qualitätsmanagement“ und
• „Controlling“.

Deshalb werden wir in einem ersten Schritt eine fundierte Projektplanung durchführen. Parallel bearbeiten wir erste Maßnahmen, die den Start in das eigentliche Projekt vereinfachen.

Was haben wir erreicht?

Wir haben unter Einbeziehung der betroffenen Bereiche in einem Workshop den Projektplan mit den notwendigen Arbeitspaketen erarbeitet und mit der Umsetzung begonnen. Das Projektteam hat an einer Prozessschulung teilgenommen und ein Konzept für die Durchführung von Workshops zur Prozesserhebung erarbeitet.
Zusätzlich hat eine Gruppe von Studierenden der Hochschule für Polizei und öffentliche Verwaltung NRW digitale Lösungen anderer Kommunen im Bereich Reinigung gesammelt und eine Marktsichtung durchgeführt.
Zudem haben wir die Schnittstellen zu anderen Ämtern untersucht und konnten bereits erste Verbesserungen bei der Zusammenarbeit erzielen. Wir haben Workshops zur Beteiligung der im Reinigungsmanagement tätigen Kolleg*innen durchgeführt und dabei wichtige Erkenntnisse für den Soll-Prozess gewonnen. Außerdem haben wir Kontakt zur Stadtverwaltung Koblenz aufgenommen und einen interkommunalen Erfahrungsaustausch durchgeführt.
Auf Grundlage der Ergebnisse der Teilprojekte haben wir den Digitalisierungsbedarf festgelegt und eine Ressourcenplanung durchgeführt.

Wie geht es weiter?

Das Konzept für die Digitalisierung im Reinigungsbereich ist fast fertiggestellt. Im Anschluss an das Projekt werden wir ein Fachverfahren auf Grundlage der gewonnen Erkenntnisse beschaffen.

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