Digitalisierung von Informationen zum Eigentumswechsel-Grundbesitzabgaben
Das Projekt ist abgeschlossen. Eigentumswechsel können nun digital gemeldet werden.
Im Rahmen der Digitalisierungsstrategie der Stadt Köln ist dieses Projekt ein weiterer Baustein, um ein notwendiges Verfahren für die Eigentümer*innen zu vereinfachen und die Bearbeitung im Steueramt zu beschleunigen.
Dem Bereich der Grundbesitzabgaben werden pro Jahr etwa 10.000 Eigentumswechsel gemeldet. Bei Kenntnis über einen Eigentumswechsel schreibt das Steueramt, Abteilung Grundbesitzabgaben, die früheren bzw. neuen Eigentümer*innen an und bittet um Vorlage der notwendigen Unterlagen, damit der Eigentumswechsel beim Steueramt der Stadt Köln nachvollzogen werden kann. Sofern nicht alle notwendigen Unterlagen vorgelegt wurden, werden die Eigentümer*innen erneut kontaktiert. Das bisherige analoge Verfahren zur Anforderung der notwendigen Unterlagen haben wir digitalisiert. Wir haben damit die Möglichkeit geschaffen, die Informationen zum Eigentumswechsel mit einem entsprechenden Formular auf der Internetseite der Stadt Köln online zu melden. Gleichzeitig können alle notwendigen Dokumente wie Kaufvertrag, Grundbucheintrag und dergleichen hochgeladen werden. Damit wird der Prozess nutzendenfreundlicher und die Daten/Unterlagen liegen dem Steueramt zudem schneller vor.
Wir haben einen Auftaktworkshop durchgeführt, um den aktuellen Ist-Stand zu ermitteln, daraus anschließend die Soll-Konzeption abzuleiten und die weiteren Schritte vorzubereiten. Darüber hinaus haben wir einen weiteren Workshop zum Internetauftritt veranstaltet und hieraus folgend den Online-Prozess entwickelt. Nach einer ausgiebigen Testphase erfolgte Mitte November 2021 die sogenannte stille Produktivsetzung. Das heißt, dass das Formular zwar online war, aber nicht mit den Seiten der Stadt Köln verknüpft wurde, so dass es nicht über Suchmaschinen gefunden werden konnte. Über diese stille Produktivsetzung haben wir die Bundesnotarkammer informiert. Am Anfang Dezember folgte dann die Produktivsetzung, verbunden mit einer Information an die Presse, die unter anderem im Kölner Stadtanzeiger Niederschlag fand. Seither können Eigentumswechsel digital gemeldet werden. Die entsprechenden Verknüpfungen mit den Seiten der Stadt Köln haben wir vorgenommen, so dass unsere Seite nun auch mit Suchmaschinen gefunden werden kann. Im 1. Quartal 2022 wurden dem Steueramt von Grundbesitzern*innen etwa 1.300 Eigentumswechsel mitgeteilt. Hiervon erfolgten 150 Mitteilungen über das Internet-Formular.
Wir werden auch künftig unser Angebot stetig hinterfragen und weiterentwickeln, damit die Online-Anwendung mehr und mehr genutzt wird.
