E-Bauwerksakte Teil 2
Wir haben mit der Digitalisierung der Altakten begonnen und führen die Schulungen unserer Mitarbeitenden fort.
Ziel des Projektes ist es, die eBauwerksakte im Amt für Brücken, Tunnel und Stadtbahnbau offiziell einzuführen und im Arbeitsalltag effektiv nutzen zu können. Das beinhaltet neben dem Schreiben einer Verfahrensanweisung auch die Schulung auf diese neue Anwendung. Darüber hinaus wollen wir den Aktenbestand des Amtes kontinuierlich digitalisieren und die Grundanwendung um weitere Funktionen ergänzen.
In der Vergangenheit gab es im Amt für Brücken, Tunnel und Stadtbahnbau kein Archivmanagement. Aufbewahrungswürdige Unterlagen sind räumlich auf mehrere Archive verteilt und werden zum Teil in den Büros der Mitarbeitenden aufbewahrt. Auch sind nicht alle Akten digital verfügbar. Das führt zu einem erheblichen Rechercheaufwand. Auch sind einige Akten aufgrund des Aufbewahrungsortes stark umweltbelastet und die Belegungskapazitäten der Räume erschöpft. Aufgrund dieser Rahmenbedingungen haben wir uns bereits in 2018 und 2019 mit dem „Aufbau eines Archivmanagements“ intensiv auseinandergesetzt und schließlich die eBauwerksakte entwickelt und programmiert. Im nächsten Schritt wollen wir das System nun in den Echtbetrieb übernehmen, mit Leben füllen und stetig weiterentwickeln.
Nach Abschluss der Beteiligungsverfahren haben wir die eBauwerksakte produktiv gesetzt, zudem die eFotoakte entwickelt und in die eBauwerksakte integriert, sowie die Handbücher geschrieben.
Bislang haben mehr als die Hälfte der Mitarbeitenden an den Schulungen zur eBauwerksakte und eFotoakte teilgenommen, und sind entsprechend ihrer Nutzungsrolle freigeschaltet worden. Das System füllt sich nun zunehmend mit Dokumenten zu unseren Bauwerken. Wir haben mit der Umsetzung des Digitalisierungskonzeptes begonnen, und die ersten beiden Chargen der aufgearbeiteten Altakten sind von einem Scandienstleister digitalisiert worden. Auch haben wir die Dienst- und Verfahrensanweisung für den Umgang mit der eBauwerksakte entworfen. Im Rahmen des Supportkonzeptes haben wir die Verbesserungsvorschläge unserer Mitarbeitenden zur eBauwerksakte ausgewertet und umgesetzt.
Wir werden die Schulungen fortsetzen, bis alle Mitarbeitenden des Amtes in der Anwendung der eBauwerksakte und eFotoakte geschult worden sind. Die Verbesserungsvorschläge unserer Mitarbeitenden zeugen vom großen Interesse an einer effektiven eBauwerksakte, und werden nach erfolgter Prüfung der Machbarkeit umgesetzt. Wir erstellen parallel dazu eine ergänzende Anwendung zur Massenübernahme von Dokumenten abgeschlossener Projekte in die eBauwerksakte. Aufgrund der angespannten Ressourcenlage in der Informationstechnologie kann es zu Verzögerungen kommen. Wir wollen die bereits aufgearbeiteten Altakten weiterhin chargenweise digitalisieren und nach einem abgestimmten Ablaufplan automatisiert in die eBauwerksakte einspielen. Insbesondere die Übernahme von mehrheitlichen älteren Beständen in die eBauwerksakte steigert den Nutzen für unsere Mitarbeitenden, und trägt damit maßgeblich zu deren Akzeptanz bei.
Das Projekt wird im laufenden Geschäftsbetrieb weiter verfolgt.
