E-Bauwerksakte Teil 2
Wir haben das Beteiligungsverfahren des Digitalisierungskonzeptes abgeschlossen und neben der Erstellung der Verfahrensanweisung auch mit den Schulungen der Mitarbeitenden begonnen.
Ziel des Projektes ist es, die eBauwerksakte im Amt für Brücken, Tunnel und Stadtbahnbau offiziell einzuführen und im Arbeitsalltag effektiv nutzen zu können. Das beinhaltet neben dem Schreiben einer Verfahrensanweisung auch die Schulung auf diese neue Anwendung. Darüber hinaus wollen wir den Aktenbestand des Amtes kontinuierlich digitalisieren und die Grundanwendung um weitere Funktionen ergänzen.
In der Vergangenheit gab es im Amt für Brücken, Tunnel und Stadtbahnbau kein Archivmanagement. Aufbewahrungswürdige Unterlagen sind räumlich auf mehrere Archive verteilt und werden zum Teil in den Büros der Mitarbeitenden aufbewahrt. Auch sind nicht alle Akten digital verfügbar. Das führt zu einem erheblichen Rechercheaufwand. Auch sind einige Akten aufgrund des Aufbewahrungsortes stark umweltbelastet und die Belegungskapazitäten der Räume erschöpft. Aufgrund dieser Rahmenbedingungen haben wir uns bereits in 2018 und 2019 mit dem „Aufbau eines Archivmanagements“ intensiv auseinandergesetzt und schließlich die eBauwerksakte entwickelt und programmiert. Im nächsten Schritt wollen wir das System nun in den Echtbetrieb übernehmen, mit Leben füllen und stetig weiterentwickeln.
Nach dem Handbuch zur eBauwerksakte ist nun auch das Handbuch zur zugehörigen eFotoakte fertiggestellt worden. Die Schulungen zu den beiden Akten haben begonnen, sodass immer mehr Mitarbeitende entsprechend ihrer Nutzungsrolle freigeschaltet werden und so das Sytsem zunehmend mit Leben füllen können. Wir haben das Digitalisierungskonzept initiiert und die Beteiligungsverfahren erfolgreich abgeschlossen. Auch haben wir begonnen die Dienst- und Verfahrensanweisung für den Umgang mit der eBauwerksakte zu erstellen.
Im Sinne unseres Supportkonzeptes haben wir erste Verbesserungsvorschläge der Mitarbeitenden gesammelt, die wir nun umsetzen. Wir erstellen parallel dazu eine ergänzende Anwendung zur Massenübernahme von Dokumenten abgeschlossener Projekte in die eBauwerksakte. Wir wollen nun mit der Digitalisierung der bereits 5.000 aufgearbeiteten Altakten beginnen und nach Festlegung eines abgestimmten Ablaufplanes automatisiert in die eBauwerksakte einspielen. Neben der Anlage neuer Bauwerke in die Datenbank, steigert insbesondere die Übernahme von mehrheitlichen älteren Beständen den Nutzen für unsere Mitarbeitenden und trägt damit maßgeblich zu dessen Akzeptanz bei.
