Einführung der elektronischen Akte im Amt für Soziales, Arbeit und Senioren
Wir haben übergreifende Hauptprozesse im Amt für Soziales, Arbeit und Senioren in einer Prozesslandkarte abgebildet. Für alle Bereiche des Amtes, die zukünftig mit der elektronischen Sozialhilfeakte arbeiten werden, haben wir die Prozesse der Leistungsgewährung in weiteren Unterprozesslandkarten dargestellt. Es wurden knapp 200 Prozesse erhoben und eine kontinuierliche Optimierung der Prozesse im Amt eingeführt. Ein Planungskonzept zur Einführung der elektronischen Akte haben wir zudem erstellt.
Wir wollen die wesentlichen Geschäftsprozesse für die Gewährung von Sozialhilfe erfassen und optimieren. Des Weiteren wollen wir das Planungskonzept zur Einführung der eAkte und das Konzept zur Steuerung und Digitalisierung der Postwege erarbeiten.
Unsere Bürger*innen erwarten ein modernes, digitales Verwaltungsangebot sowie eine unkomplizierte und medienbruchfreie Kommunikation. Dies gilt auch für die Leistungen des Amtes für Soziales, Arbeit und Senioren. Gesetzliche Vorgaben wie das Onlinezugangsgesetz und das E-Gouvernement-Gesetz setzen uns Maßstäbe und Rahmenbedingungen.
Mit der Einführung der elektronischen Akte werden wir vordergründig die Papierakte in eine digitale Akte umwandeln. Die Einführung der eAkte macht es aber notwendig und bietet die Chance, unsere Arbeitsabläufe und Prozesse zu überdenken und neu zu gestalten. Die Erfahrungen anderer Dienststellen haben uns gezeigt, dass eine gründliche Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen zielführend und erfolgversprechend sind. Mehr als 850 Kolleg*innen sind von der Umstellung der Arbeitsabläufe betroffen, weshalb wir diese von Beginn an beteiligt haben.
Wir haben die Prozess- und Unterprozesslandkarten für die leistungsgewährenden Bereiche erstellt. Alle Hauptprozesse der Leistungsgewährung wurden aufgenommen, modelliert und mit den betroffenen Bereichen abgestimmt. Zudem konnten wir eine kontinuierliche Prozessoptimierung im Amt einführen.
Wir haben eine hohe Beteiligung der Mitarbeitenden bei den bisherigen Aufgaben sichergestellt und dadurch eine hohe Akzeptanz für das Projekt erzielt. Durch Einrichtung eines amtsinternen Blogs gewährleisten wir eine umfangreiche Information und Transparenz im Projektverlauf sowie die Kommunikation mit den Mitarbeitenden.
Teilweise unter enger Einbeziehung der Mitarbeitenden, wie z.B. bei der Erstellung der Registerstruktur, haben wir ein Planungskonzept für das weitere Projekt erstellt.
Das im Amt erfolgreich implementierte Prozessdenken werden wir weiter ausbauen und die Prozesse weiterhin kontinuierlich auf Optimierungsmöglichkeiten hin überprüfen. Anhand des erstellten Planungskonzepts wird in enger Abstimmung mit dem Amt für Informationsverarbeitung sowie unter Beteiligung der Mitarbeitenden die Einführung der eAkte vorangetrieben und die Postwege digitalisiert.
