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Einführung der elektronischen Akte im Amt für Soziales, Arbeit und Senioren

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Status:
laufend

Wir haben übergreifende Hauptprozesse im Amt für Soziales, Arbeit und Senioren in einer Prozesslandkarte des gesamten Amtes abgebildet. Für alle Bereiche des Amtes, die zukünftig mit der elektronischen Sozialhilfeakte arbeiten werden, haben wir die Prozesse der Leistungsgewährung in weiteren Unterprozesslandkarten dargestellt. Hierdurch haben wir einen Überblick über alle Prozesse und Arbeitsabläufe geschaffen, die wir uns 2021 genauer ansehen, analysieren und optimieren werden.

Gesamtprojektziel:

Wir wollen bis Ende 2021 die wesentlichen Geschäftsprozesse für die Gewährung von Sozialhilfe erfassen und optimieren. Des Weiteren wollen wir das Planungskonzept zur Einführung der eAkte und das Konzept zur Steuerung und Digitalisierung der Postwege erarbeiten.


Kurzbeschreibung:

Unsere Bürger*innen erwarten ein modernes, digitales Verwaltungsangebot sowie eine unkomplizierte und medienbruchfreie Kommunikation. Dies gilt auch für die Leistungen des Amtes für Soziales, Arbeit und Senioren. Gesetzliche Vorgaben wie das Onlinezugangsgesetz und das E-Government-Gesetz setzen uns Maßstäbe und Rahmenbedingungen.

Mit der Einführung der elektronischen Akte werden wir vordergründig die Papierakte in eine digitale Akte umwandeln. Die Einführung der eAkte macht es aber notwendig und bietet die Chance, unsere Arbeitsabläufe und Prozesse zu überdenken und neu zu gestalten. Die Erfahrungen anderer Dienststellen haben uns gezeigt, dass eine gründliche Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen zielführend und erfolgversprechend sind. Mehr als 850 Kolleg*innen sind von der Umstellung der Arbeitsabläufe betroffen, weshalb wir diese von Beginn an beteiligt haben.

Was haben wir erreicht?

Die Prozesslandkarten liegen vor und die Erfassung der einzelnen Arbeitsprozesse für 2021 ist erfolgt. Wir haben eine hohe Beteiligung der Mitarbeitenden bei den bisherigen Aufgaben sichergestellt und dadurch eine hohe Akzeptanz für das Projekt erzielt.

Durch eine digitale Kick Off-Woche und mittels der Einrichtung eines amtsinternen Blogs gewährleisten wir eine umfangreiche Information und Transparenz im Projektverlauf sowie die Kommunikation mit den Mitarbeitenden.

Die Erstellung der Prozess- und Unterprozesslandkarten haben wir zudem abgeschlossen und mit der Prozesserhebung bereits begonnen. Einige Prozesse konnten wir schon modellieren und zum Teil auch schon mit den leistungsgewährenden Bereichen abstimmen. Optimierungsmöglichkeiten bei einzelnen Prozessabläufen sind erkennbar. Zudem unternehmen wir bereits erste Schritte zur Erstellung einer Registerstruktur für die eAkte unter Beteiligung unserer Mitarbeitenden.

Wie geht es weiter?

Wir werden weiterhin in Abstimmung und mit Unterstützung des Personal- und Verwaltungsmanagements und dem Amt für Informationsverarbeitung die wesentlichen Prozesse der leistungsgewährenden Bereiche erfassen, beschreiben und, soweit erforderlich, optimieren. Hierbei werden wir alle Schnittstellen betrachten, sowohl innerhalb unseres Amtes als auch zu Externen.

Unter Beteiligung unserer Mitarbeitenden wird in Zusammenarbeit mit dem Amt für Informationsverarbeitung eine Registerstruktur für die eAkte entwickelt. Wir erarbeiten ein Konzept, das die planerische Vorarbeit für die Strukturen der Einführung der eAkte, inklusive der Themen Beteiligung, Schulung und Datenschutz, leistet.

Zuletzt aktualisiert am:
07.07.2021