Fördermittelmanagement und verknüpfte Projekte
Die IT-Lösung für den Vergabebereich haben wir in Betrieb genommen und ermöglichen bereits für ca. 36 städtische Förderprogramme die Online-Antragsstellung unter https://foerdermittel.stadt-koeln.de (Registrierung erforderlich). Mehr als 50 weitere Förderprogramme binden wir sukzessive an und den Funktionsumfang des Förderportals erweitern wir kontinuierlich durch neue Bausteine. Den Bereich der Fördermittelakquise haben wir aufgebaut und entwickeln auch ihn bedarfsgerecht immer weiter. Ein städtisches Fördermittelmonitoring für akquirierte Fördermittel haben wir ebenfalls eingerichtet. Das Projekt ist abgeschlossen und geht als Daueraufgabe in den normalen Betrieb über.
Das Fördermittelmanagement besteht aus den beiden Säulen „Fördermittelvergabe“ und „Fördermittelakquise“.
Wir verfolgen im Vergabebereich das Ziel, die Vergabe städtischer Fördermittel wirksamer, effizienter und transparenter zu gestalten. Durch die Digitalisierung aller Schritte rund um das Fördermittelmanagement (von der Antragstellung bis zum Verwendungsnachweis) erleichtern wir die Prozesse für Bürger*innen sowie für die Verwaltung gleichermaßen.
Im Akquisebereich standardisieren wir den Prozess der Fördermittelakquise der Stadt Köln für die Dienststellen mit der eingerichteten Serviceeinheit. Mit einer Datenbank zum Monitoring der Fördermittel wurde die Transparenz in diesem Bereich erhöht.
Mehr als 20 Dienststellen beschäftigen sich im Rahmen ihrer fachlichen Aufgaben damit, Fördermittel selbst zu vergeben. Über 44 Dienststellen akquirieren Fördermittel für Ihren Bereich. Dies geschieht auf sehr unterschiedliche Weise. Unser Ziel ist es, Standards in Bezug auf Daten und Prozesse zu setzen und sie zu digitalisieren. Dafür haben wir geeignete IT-Lösungen entwickelt, die wir regelmäßig optimieren und erweitern.
Zur Realisierung eines stadtweit standardisierten Förderprozesses in der Fördermittelvergabe haben wir eine IT-Lösung auf SAP-Basis erarbeitet und die systematische Verknüpfung zwischen Finanz- und Fachcontrolling vorbereitet. In einem breit aufgestellten Projektteam aus vielen unterschiedlichen Fachämtern haben wir ein gemeinsames Verständnis über die Anforderungen an ein erfolgreiches Fördermittelmanagement und die dafür erforderliche IT-Lösung entwickelt.
Im Projekt verfolgen wir einen parallelen Ansatz: Die Entwicklung der IT-Lösung erfolgt sowohl in die Tiefe (Vertiefung und Ergänzung des Funktionsumfangs) als auch in die Breite (Anbindung weiterer Dienststellen und Förderprogramme an das neue System). Dieser Ansatz ermöglicht uns, nutzbare Bestandteile der Software bereits frühzeitig in Betrieb zu nehmen, ohne auf die finale Fertigstellung der Anwendung warten zu müssen. Zugleich können wir auf diese Weise wertvolle Erfahrungen aus dem Echtbetrieb bei der Entwicklung neuer Funktionen berücksichtigen.
Für die Fördermittelakquise haben wir verschiedene Ansätze einer IT Lösung zum Datenbankaufbau für Fördermittel getestet. Eine erste Datenbanklösung zur Abbildung von stadtweiten Fördermitteln konnte entwickelt werden und ab 2022 in Betrieb genommen werden. Diese Datenbanklösung ermöglicht ein städtisches Fördermittelmonitoring für akquirierte Fördermittel. Durch den Aufbau der Serviceeinheit haben wir zudem eine*n zentrale Ansprechpartner*in für die Dienststellen zum Thema Fördermittelakquise geschaffen.
Es werden stetig weitere Dienststellen an das System angeschlossen und damit zusätzliche Förderprogramme in das Online-Verfahren aufgenommen. Der Funktionsumfang der Anwendung erlaubt bereits heute, sämtliche Prozessschritte des Förderzyklus – von der Antragstellung bis zum Verwendungsnachweis – abzubilden.
Zudem planen wir die Entwicklung und Integration weiterer Funktionen zur Steigerung der Nutzungsfreundlichkeit, wie beispielsweise den Aufbau eines Förderwegweisers, der Bürger*innen die Information und Orientierung über die städtischen Förderangebote erleichtern soll. Zusätzliche Anpassungen und Entwicklungen der IT-Lösung werden in einer ämterübergreifenden Arbeitsgruppe geprüft und priorisiert.
Im Bereich der Fördermittelakquise werden wir die Arbeit der internen Serviceeinheit für Drittmittel, die als Dienstleisterin für die städtischen Dienststellen agiert, weiter ausbauen und ihre Arbeit intensivieren. Den städtischen Fördermittelprozess werden wir so immer weiter verbessern. Die Datenbanklösung wird weiterhin Ergebnisse über die Fördermittelakquise-Situation bei der Stadt Köln liefern.
