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Fördermittelmanagement und verknüpfte Projekte

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Status:
laufend

Die IT-Lösung für den Vergabebereich haben wir in Betrieb genommen und ermöglichen bereits für 22 städtische Förderprogramme die Online-Antragsstellung unter https://foerdermittel.stadt-koeln.de (Registrierung erforderlich). Derzeit wird der Funktionsumfang des Förderportals durch neue Bausteine erweitert, gleichzeitig werden sukzessiv weitere Förderprogramme angebunden. Den Bereich der Fördermittelakquise konnten wir aufbauen und entwickeln wir derzeit bedarfsgerecht weiter.

Gesamtprojektziel:

Das Fördermittelmanagement besteht aus den beiden Säulen „Fördermittelvergabe“ und „Fördermittelakquise“. Wir verfolgen im Vergabebereich das Ziel, die Vergabe städtischer Fördermittel wirksamer, effizienter und transparenter zu gestalten.

Durch die Digitalisierung aller Schritte rund um das Fördermittelmanagement (von der Antragstellung bis zum Verwendungsnachweis) erleichtern wir die Prozesse für Bürger*innen sowie für die Verwaltung gleichermaßen. Im Akquisebereich wollen wir den Prozess der Fördermittelakquise der Stadt Köln mit der eingerichteten Serviceeinheit verbessern und ausbauen.


Kurzbeschreibung:

Mehr als 20 Dienststellen beschäftigen sich im Rahmen ihrer fachlichen Aufgaben damit, Fördermittel einzuwerben oder selbst zu vergeben. Dies geschieht sehr unterschiedlich. Unser Ziel ist es, gemeinsame Standards in Bezug auf Daten und Prozesse zu setzen und sie zu digitalisieren. Dafür entwickeln wir eine geeignete IT-Lösung.

Was haben wir erreicht?

Zur Realisierung eines stadtweit standardisierten Förderprozesses in der Fördermittelvergabe haben wir eine IT-Lösung auf SAP-Basis erarbeitet und die systematische Verknüpfung zwischen Finanz- und Fachcontrolling vorbereitet. In einem breit aufgestellten Projektteam aus vielen unterschiedlichen Fachämtern haben wir ein gemeinsames Verständnis über die Anforderungen an ein erfolgreiches Fördermittelmanagement und die dafür erforderliche IT-Lösung entwickelt.

Im Projekt verfolgen wir einen parallelen Ansatz: Die Entwicklung der IT-Lösung erfolgt sowohl in die Tiefe (Vertiefung und Ergänzung des Funktionsumfangs) als auch in die Breite (Anbindung weiterer Dienststellen und Förderprogramme an das neue System). Dieser Ansatz ermöglicht uns, bereits nutzbare Bestandteile der Software in Betrieb zu nehmen, ohne auf die finale Fertigstellung der Anwendung warten zu müssen. Zugleich können wir auf diese Weise wertvolle Erfahrungen aus dem Echtbetrieb bei der Entwicklung neuer Funktionen berücksichtigen.

Für die Fördermittelakquise hat die aufgebaute Serviceeinheit verschiedene Ansätze einer IT Lösung zum Datenbankaufbau für Fördermittel geprüft. Es ist deutlich geworden, dass zunächst keine Lösung auf SAP Basis erfolgen kann. Wir werden daher andere Lösungsansätze entwickeln.

Durch den Aufbau der Serviceeinheit haben wir zudem einen*eine zentrale Ansprechpartner*in für die Dienststellen zum Thema Fördermittelakquise geschaffen.

Wie geht es weiter?

In 2021 werden weitere Dienststellen an das System angeschlossen und damit zusätzliche Förderprogramme in das Online-Verfahren aufgenommen. Inzwischen sind sämtliche Prozessschritte des Förderzyklus abgebildet, wir planen, im Laufe des Jahres weitere Funktionen in die Lösung zu integrieren. Anpassungen und Neuentwicklungen werden wir in einer fachämterübergreifenden Arbeitsgruppe (Change Advisory Board) kontinuierlich prüfen und für eine Umsetzung bewerten und vorgeschlagen.

Im Bereich der Fördermittelakquise werden wir die interne Serviceeinheit für Drittmittel weiter ausbauen, die als Dienstleister für die städtischen Dienststellen agiert. Den städtischen Fördermittelprozess werden wir so verbessern.

Zuletzt aktualisiert am:
08.10.2021