Formularwerkstatt zu Darlehenbescheiden
Wir haben die neuen Bescheide eingeführt. Sie werden im Arbeitsalltag genutzt.
Wir möchten unsere Darlehenbescheide vereinfachen. Dann verstehen Bürger*innen besser, warum ein Darlehen bewilligt oder abgelehnt wird und was sie als nächstes tun müssen.
Das erhöht die Zufriedenheit unserer Kund*innen und reduziert Aufwände.
In dieser Formularwerkstatt haben wir die Bewilligungs- und Ablehnungsbescheide für Darlehen überarbeitet. Das haben wir gemeinsam mit den Kolleg*innen aus dem Amt für Soziales, Arbeit und Senioren und dem Innovationsbüro gemacht.
Die Grundidee der Formularwerkstätten ist: Dienstleistungen der Verwaltung sollen für Bürger*innen zugänglicher und einfacher gemacht werden. Dafür müssen die Schriftstücke der Verwaltung leicht zu verstehen und rechtssicher sein.
Das machen wir, indem wir folgende vier Elemente städtischer Schreiben verbessern:
📄 Struktur: Welche Informationen sind wichtig? In welcher Reihenfolge sind sie am besten verständlich?
📄 Sprache: Was müssen wir vermitteln? Wie geht das leicht verständlich?
📄 Service: Was hilft den Menschen zusätzlich? Welche weiteren Informationen könnten für sie noch wichtig sein?
📄 Optik: Welche Bilder oder Symbole machen den Inhalt verständlicher?
Die Bescheide aus dieser Formularwerkstatt erhalten Menschen, die Sozialleistungen von der Stadt Köln beziehen und ein ergänzendes Darlehen (Geldvorschuss) beantragen.
Wir haben die Formulare gekürzt und übersichtlicher gestaltet. Anschließend haben wir die Sätze vereinfacht. Hierzu haben wir beispielsweise Fachwörter gestrichen oder kurze Erklärungen eingefügt.
Auch haben wir die Rechtsbehelfsbelehrung (Erklärung, wie einer behördlichen Entscheidung widersprochen werden kann) durch eine kürzere und einfachere Version ersetzt.
Die neuen Formulare haben wir anschließend getestet. Dafür haben wir Bürger*innen im Bürgeramt Mülheim nach ihrer Meinung zu den neuen Formularen gefragt. Mit diesen Rückmeldungen haben wir die Bescheide erneut angepasst. Dann testeten wir diese ein zweites Mal. Durch das Verbessern in kleinen Schritten und den Gesprächen mit allen Personen (Sachbearbeiter*innen, Bürger*innen und Rechtsexpert*innen), haben wir neue Bescheide entwickelt. Diese sind nun für alle leicht verständlich.
Wir werden die Bescheide bei weiteren Rückmeldungen regelmäßig verbessern.
