Formularwerkstatt zu den Mitwirkungspflichten
Wir haben das verbesserte Informationsblatt eingeführt. Es wird täglich genutzt.
Unser Ziel ist, das Informationsblatt zu vereinfachen. Wir möchten, dass alle Menschen das Schreiben verstehen. Das erhöht die Zufriedenheit der Kund*innen und reduziert Aufwände.
Das Informationsblatt wird an Personen verteilt, die Sozialleistungen von unserer Stadtverwaltung erhalten. Auf diesem steht geschrieben, dass sie bestimmte Informationen geben oder Unterlagen einreichen müssen. Ohne diese Mitarbeit kann die Behörde keine Entscheidung treffen. Zum Beispiel müssen Bürger*innen bei einem Antrag auf Sozialleistungen ihr Einkommen nachweisen. Das wird auch Mitwirkungspflicht genannt.
Gemeinsam mit dem Amt für Soziales, Arbeit und Senioren und dem Innovationsbüro haben wir das Informationsblatt zu den Mitwirkungspflichten vereinfacht.
Die Grundidee der Formularwerkstätten ist: Dienstleistungen der Verwaltung sollen für Bürger*innen zugänglicher und einfacher gemacht werden. Dafür müssen die Schriftstücke der Verwaltung leicht zu verstehen und rechtssicher sein.
Das machen wir, indem wir folgende vier Elemente städtischer Schreiben verbessern:
📄 Struktur: Welche Informationen sind wichtig? In welcher Reihenfolge sind sie am besten verständlich?
📄 Sprache: Was müssen wir vermitteln? Wie geht das leicht verständlich?
📄 Service: Was hilft den Menschen zusätzlich? Welche weiteren Informationen könnten für sie noch wichtig sein?
📄 Optik: Welche Bilder oder Symbole machen den Inhalt verständlicher?
In nur 2,5 Tagen haben wir das Informationsblatt überarbeitet. Das haben wir gemeinsam mit Kolleg*innen aus dem Amt für Soziales, Arbeit und Senioren gemacht.
Zuerst haben wir das Schreiben verkürzt und übersichtlicher gestaltet. Anschließend haben wir die Sätze vereinfacht. Hierzu haben wir beispielsweise Fachwörter gestrichen oder kurze Erklärungen eingefügt.
Das neue Informationsblatt haben wir anschließend getestet. Dafür haben wir Bürger*innen im Kalk Karree nach ihrer Meinung zu dem neuen Schreiben gefragt. Mit diesen Rückmeldungen haben wir das Informationsblatt nochmal angepasst. Dann testeten wir dieses ein zweites Mal. Durch das Verbessern in kleinen Schritten und den Gesprächen mit allen Personen (Sachbearbeiter*innen, Bürger*innen und Rechtsexpert*innen), ist ein neues Schreiben entstanden. Dieses können nun alle verstehen.
Das war unsere erste Formularwerkstatt. Wir haben viel dazu gelernt. Sie hat uns geholfen, in Zukunft noch mehr Schriftstücke einfacher zu machen. Mittlerweile werden die Formularwerkstätten von verschiedenen Ämtern genutzt. Natürlich möchten wir in Zukunft noch mehr Formulare vereinfachen. Ganz nach dem Motto: Amtssprache? Einfach!
