Formularwerkstatt zum Einweisungs- und Gebührenbescheid
Wir haben die beiden Bescheide verbessert. Die Fachdienststelle führt diese nun in den Arbeitsalltag ein.
Unser Ziel ist, die Bescheide für Bürger*innen verständlicher zu machen.
Damit vermeiden wir hohe Mahngebühren für die Bürger*innen, da alle Menschen unsere Schreiben sofort verstehen. Außerdem verringern wir die Aufwände unserer Mitarbeitenden.
Wir möchten unsere Einweisungs- und Benutzungsgebührenbescheide vereinfachen.
Der Einweisungsbescheid bestimmt, in welche Unterkunft Geflüchtete ziehen. Danach bekommen sie den Benutzungsgebührenbescheid, der die monatlichen Kosten und Zahlungsmöglichkeiten erklärt.
Die Schreiben verbessern wir in einer Formularwerkstatt. Das machen wir mit den Kolleg*innen des Amtes für Wohnungswesen und des Innovationsbüros.
Die Grundidee der Formularwerkstätten ist: Dienstleistungen der Verwaltung sollen für Bürger*innen zugänglicher und einfacher gemacht werden. Dafür müssen die Schriftstücke der Verwaltung leicht zu verstehen und rechtssicher sein.
Das machen wir, indem wir folgende vier Elemente städtischer Schreiben verbessern:
📄 Struktur: Welche Informationen sind wichtig? In welcher Reihenfolge sind sie am besten verständlich?
📄 Sprache: Was müssen wir vermitteln? Wie geht das leicht verständlich?
📄 Service: Was hilft den Menschen zusätzlich? Welche weiteren Informationen könnten für sie noch wichtig sein?
📄 Optik: Welche Bilder oder Symbole machen den Inhalt verständlicher?
Wir haben die Bescheide vereinfacht. Dafür haben wir einen zweitägigen Workshop durchgeführt. Dort haben wir beispielsweise kürzere Texte verfasst und Fachwörter gestrichen.
Dann haben wir die neuen Bescheide direkt getestet. Dafür haben wir Geflüchtete nach ihrer Meinung gefragt. Die Schreiben haben wir danach weiter verbessert.
Die fertigen Bescheide übergaben wir dann an die Fachdienststelle. Diese übernimmt die neuen Schreiben nun in ihre Systeme.
Weil wir alle Personen einbezogen haben – Sachbearbeiter*innen, Bürger*innen und Rechtsexpert*innen – sind die Bescheide jetzt einfacher zu verstehen. Das verringert bei allen Personen Aufwände!
Die Fachdienststelle führt die verbesserten Bescheide aktuell in ihre Programme ein. Auch passt sie ihre Abläufe an.
