Formularwerkstatt zur Anmeldung bei der Volkshochschule
Wir haben das vereinfachte Anmeldeformular im Juli 2024 eingeführt. Seitdem wird es erfolgreich genutzt.
Unser Ziel war es, die Anmeldung bei der VHS einfacher zu machen. Dadurch werden unsere Kund*innen zufriedener. Auch wird der Arbeistaufwand der Mitarbeitenden weniger.
Die Volkshochschule Köln (VHS) ist eine Schule für Erwachsene. Dort können Erwachsene viele verschiedene Kurse besuchen. In diesen können sie zum Beispiel neue Sprachen lernen, ihre Computerkenntnisse verbessern oder sich beruflich weiterbilden.
Um sich für einen Kurs anzumelden, müssen interessierte Bürger*innen Formulare ausfüllen. Das können sie digital machen oder handschriftlich im Studienhaus am Neumarkt. Die Formulare sind allerdings nicht immer leicht zu verstehen. Auch muss vieles doppelt ausgefüllt werden. Das möchten wir besser machen. Dafür haben wir eine Formularwerkstatt durchgeführt.
Die Grundidee der Formularwerkstätten ist: Dienstleistungen der Verwaltung sollen für Bürger*innen zugänglicher und einfacher gemacht werden. Dafür müssen die Schriftstücke der Verwaltung leicht zu verstehen und rechtssicher sein.
Das machen wir, indem wir folgende vier Elemente städtischer Schreiben verbessern:
📄 Struktur: Welche Informationen sind wichtig? In welcher Reihenfolge sind sie am besten verständlich?
📄 Sprache: Was müssen wir vermitteln? Wie geht das leicht verständlich?
📄 Service: Was hilft den Menschen zusätzlich? Welche weiteren Informationen könnten für sie noch wichtig sein?
📄 Optik: Welche Bilder oder Symbole machen den Inhalt verständlicher?
Wir haben das Anmeldeformular vereinfacht. In dieses haben wir auch das SEPA-Lastschriftmandat integriert. Dort müssen Bürger*innen angeben, wie sie den Kurs bezahlen möchten.
Dafür haben wir zwei Workshops mit den Kolleg*innen der VHS und des Innovationsbüros durchgeführt. Wir haben recherchiert, wie andere Volkshochschulen ihre Anmeldung gestalten. Auch haben wir uns mit Rechtsexpert*innen ausgetauscht, welche Daten beim Bezahlen mindestens angegeben werden müssen. Außerdem haben wir mit Kund*innen gesprochen und geschaut, was verbessert werden kann.
Dann haben wir das Anmeldeformular neu gestaltet - mit einer klaren Struktur, Einfacher Sprache und leichter Bedienung.
Das neue Formular haben wir dann mit Kund*innen getestet. Dafür haben wir sie im VHS-Studienhaus und auch online nach ihrer Meinung gefragt. Anschließend haben wir das Formular nochmal angepasst.
Jetzt ist das Anmeldeformular übersichtlicher und verständlicher. Das SEPA-Lastschriftmandat ist auf der Rückseite integriert und leichter zu verstehen.
Das Formular wird erfolgreich genutzt. Wir sammeln regelmäßig Rückmeldungen ein, um es weiter zu verbessern.
