Formularwerkstatt zur Fahrtkostenerstattung von Schüler*innen
Wir haben Interviews mit Eltern und Sachbearbeiter*innen durchgeführt. Auf dieser Basis haben wir das Antragsformular und das zugehörige Infoblatt vereinfacht. Derzeit bereiten wir die technische Umsetzung vor.
Wir möchten unsere Anträge und Infoblätter verständlicher machen. Dadurch erhalten wir weniger Rückfragen und haben weniger Aufwand. Auch sind Eltern und Schüler*innen zufriedener.
Die Kosten für Schülertickets können unter bestimmten Voraussetzungen erstattet werden. Hierfür müssen Eltern einen Antrag stellen. Der Antrag ist allerdings nicht immer leicht zu verstehen. Wir möchten die Erstattung von Fahrtkosten für Schüler*innen daher vereinfachen. Dafür verbessern wir die Antragsformulare und Infoblätter, die dafür benötigt werden. Das machen wir gemeinsam mit Kolleg*innen des Amtes für Schulentwicklung, des Innovationsbüros, der Bürgerämter, der Kämmerei und der Bürgerdienste in einer Formularwerkstatt.
Die Grundidee der Formularwerkstätten ist: Dienstleistungen der Verwaltung sollen für Bürger*innen zugänglicher und einfacher gemacht werden. Dafür müssen die Schriftstücke der Verwaltung leicht zu verstehen und rechtssicher sein. Das machen wir, indem wir folgende vier Elemente städtischer Schreiben verbessern:
📄 Struktur: Welche Informationen sind wichtig? In welcher Reihenfolge sind sie am besten verständlich?
📄 Sprache: Was müssen wir vermitteln? Wie geht das leicht verständlich?
📄 Service: Was hilft den Menschen zusätzlich? Welche weiteren Informationen könnten für sie noch wichtig sein?
📄 Optik: Welche Bilder oder Symbole machen den Inhalt verständlicher?
Wir haben Interviews mit Eltern und Sachbearbeiter*innen geführt und ausgewertet. Die Erkenntnisse haben wir genutzt, um das Antragsformular und das zugehörige Infoblatt verständlicher und übersichtlicher zu gestalten.
Derzeit kümmern wir uns um die technische Umsetzung. Da die vollständige, technische Umsetzung etwas dauern wird, passen wir derzeit als Übergangslösung bereits die wichtigsten Veränderungen im bestehenden Formular an. Zu den wichtigsten Veränderungen zählt zum Beispiel, dass keine Unterschrift mehr benötigt wird. Außerdem verteilen wir das neue, verständliche Formular bereits in den Schulsekretariaten und Bürgerämtern in Papierform. Damit stellen wir den neuen Antrag schon den Personen bereit, die den Antrag nicht digital stellen können oder wollen. Auch das neue, verständliche Infoblatt stellen wir bereits zur Verfügung.
Wir bereiten die technische Umsetzung des neuen Formulars vor. Zudem arbeiten wir momentan an einem Flyer mit einem QR-Code. Dieser soll zukünftig über das digitale Formular und das neue Infoblatt informiert. Wir passen in Kürze auch die zugehörige Internetseite an. Damit sind auch diese Informationen künftig verständlicher und übersichtlicher.
