Formularwerkstatt zur Gaststättenerlaubnis
Wir haben die Bescheide vereinfacht. Die vereinfachten Schreiben werde mittlerweile viel genutzt und regelmäßig an Gastronom*innen verschickt.
Wir möchten unsere Schreiben für Gaststätten verständlicher machen. Dadurch erhalten wir weniger Rückfragen und haben weniger Aufwand. Auch sind die Gastronom*innen zufriedener. Gastronom*innen sind Menschen, die ein Restaurant, Café oder eine andere Art von Gaststätte betreiben.
Wir möchten unsere Erlaubnisschreiben für Gaststätten vereinfachen. Das machen wir gemeinsam mit Kolleg*innen des Amtes für öffentliche Ordnung, des Amtes für Recht, Vergabe und Versicherungen und des Innovationsbüros in einer Formularwerkstatt.
Die Grundidee der Formularwerkstätten ist: Dienstleistungen der Verwaltung sollen für Bürger*innen zugänglicher und einfacher gemacht werden. Dafür müssen die Schriftstücke der Verwaltung leicht zu verstehen und rechtssicher sein.
Das machen wir, indem wir folgende vier Elemente städtischer Schreiben verbessern:
📄 Struktur: Welche Informationen sind wichtig? In welcher Reihenfolge sind sie am besten verständlich?
📄 Sprache: Was müssen wir vermitteln? Wie geht das leicht verständlich?
📄 Service: Was hilft den Menschen zusätzlich? Welche weiteren Informationen könnten für sie noch wichtig sein?
📄 Optik: Welche Bilder oder Symbole machen den Inhalt verständlicher?
Die Gaststättenerlaubnis erlaubt Gastronom*innen, Alkohol in ihrer Gaststätte auszuschenken. Es gibt verschiedene Arten der Erlaubnis. Zum Beispiel eine Erlaubnis für eine neue Gaststätte oder eine Erweiterung. Auch gibt es eine Erlaubis für die Außengastronomie, mit der Lebensmittel unter freiem Himmel verkauft werden dürfen.
Zunächst haben wir Gastronom*innen und Interessensvertretungen zu unseren aktuellen Schreiben interviewt. Die Antworten waren die Grundlage unserer Arbeit.
In einem zweitägigen Workshop haben wir dann die Bescheide überarbeitet. Dort haben wir am ersten Tag Sätze vereinfacht und gekürzt. Schwierige Begriffe haben wir ersetzt oder kurze Erklärungen eingefügt. Dann haben wir die Struktur und Optik des Schreibens verbessert. Wir haben beispielsweise die wichtigsten Inhalte in den Dokumenten nach oben gesetzt und passende Überschriften eingefügt.
Auch haben wir Ansprechpersonen in den Bescheiden ergänzt. Das verbessert unseren Service für die Gastronom*innen.
Am zweiten Tag haben wir die überarbeiteten Schreiben mit den Gastronom*innen getestet. Dafür haben wir sie nach ihrer Meinung zu den neuen Bescheiden gefragt. Diese haben wir dann nochmal verbessert.
Die fertigen Bescheide wurden nach einer kurzen Verzögerung durch die Europameisterschaft im September 2024 veröffentlicht. Seitdem werden sie im Arbeitsalltag benutzt. Dadurch haben Gastronom*innen verständliche Schreiben und bessere Informationen. So können sie sich mehr auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren. Wir hoffen, dass dadurch weniger Rückfragen aufkommen und auch in der Verwaltung weniger Aufwand entsteht.
Das Amt für öffentliche Ordnung nutzt die vereinfachten Bescheide und sammelt regelmäßig Rückmeldungen dazu.
