Formularwerkstatt zur Mietbescheinigung
Wir haben die Formulare verbessert. Das überarbeitete Papierformular wird nun in den Arbeitsalltag eingeführt. Das Online-Formular setzen wir gerade in unserem IT-System um.
Unser Ziel ist, die Formulare zu vereinfachen. Zusätzlich möchten wir ein Online-Formular entwickeln. Dann können Bürger*innen auch im Internet die Formulare ausfüllen.
Wir möchten unsere Formulare für Mietbescheinigungen überarbeiten. Das sind Formulare für Menschen, die Sozialhilfe bekommen und Hilfe bei den Kosten für ihre Wohnung benötigen. Damit kann geprüft werden, ob die Stadt Köln die Mietkosten oder die Mietkaution übernimmt. Wir möchten die Formulare verständlicher machen, damit alle Menschen unsere Schreiben verstehen und Hilfe erhalten können.
Das machen wir in einer Formularwerkstatt gemeinsam mit Kolleg*innen des Amtes für Soziales, Arbeit und Senioren und des Innovationsbüros.
Die Grundidee der Formularwerkstätten ist: Dienstleistungen der Verwaltung sollen für Bürger*innen zugänglicher und einfacher gemacht werden. Dafür müssen die Schriftstücke der Verwaltung leicht zu verstehen und rechtssicher sein.
Das machen wir, in dem wir folgende vier Elemente städtischer Schreiben verbessern:
📄 Struktur: Welche Informationen sind wichtig? In welcher Reihenfolge sind sie am besten verständlich?
📄 Sprache: Was müssen wir vermitteln? Wie geht das leicht verständlich?
📄 Service: Was hilft den Menschen zusätzlich? Welche weiteren Informationen könnten für sie noch wichtig sein?
📄 Optik: Welche Bilder oder Symbole machen den Inhalt verständlicher?
Wir haben im ersten Schritt mit Vermieter*innen gesprochen, da diese die Formulare ausfüllen müssen. Damit wollten wir herausfinden, was an den Formularen verbessert werden kann. Dadurch haben wir unter anderem herausgefunden, dass neben einem Online-Formular auch weiterhin eine Papierversion wichtig ist.
In einem zweitägigen Workshop haben wir dann die Formulare überarbeitet. Anschließend fragten wir die Vermieter*innen wieder nach ihrer Meinung zu dem neuen Formular. Auch die städtischen Mitarbeitenden, die später die Anträge bearbeiten werden, fragten wir nach ihrer Meinung. Danach haben wir die Formulare noch einmal angepasst.
Jetzt sind die Formulare verständlicher. Außerdem können Bürger*innen diese bald online ausfüllen. Das erhöht die Zufriedenheit unserer Kund*innen. Dadurch wird auch der Aufwand der Mitarbeitenden weniger.
Wir programmieren derzeit das Online-Formular.
