Gutes Arbeiten im Ausländeramt
Wir haben die Wünsche und Anregungen unserer Mitarbeitenden in einer mehrstufigen Beschäftigtenbeteiligung ermittelt und in Arbeitspakete überführt. Diese Abfragen haben uns gezeigt, dass im Kollegium ein großes Bedürfnis nach sozialen Themen wie beispielsweise gemeinsamen sportlichen Aktivitäten und Teambuilding-Maßnahmen besteht.
Zusätzlich haben sich Freiwillige für die Projektgruppe gemeldet, die Arbeitsgruppen zu den verschiedenen Projektbausteinen gebildet haben. Diese haben zwischen den Treffen selbständig, in regelmäßiger Abstimmung mit der Projektleitung, Maßnahmen entwickelt und begonnen, diese umzusetzen. Aufgrund der Corona-Pandemie haben wir im Projektverlauf Ideen sowie Projekttreffen digitalisiert und kontaktreduzierte Umsetzungsmöglichkeiten entwickelt.
Zum Projektende wurde eruiert, welche Teilprojekte abgeschlossen werden konnten und welche von der Projektgruppe auch über die reguläre Laufzeit hinaus weiter betreut werden. Zudem wurden Themen, die aus Zeitgründen nicht aufgegriffen werden konnten, in ein Anschlussprojekt transferiert. Ziel ist es, dass keine Ideen und Impulse verloren gehen.
Ziel des Projektes war es, die sachgebietsübergreifende Zusammenarbeit zu fördern und bei jedem*jeder Mitarbeiter*in ein Verständnis für die Zusammenhänge im Ausländeramt zu erzeugen. Daneben sollten die Mitarbeiter*innen in ihren fachlichen und sozialen Kompetenzen gestärkt werden.
Den Austausch untereinander haben wir zudem auf unterschiedlichen Ebenen mit verschiedenen Methoden angeregt, um so den Zusammenhalt weiter zu stärken.
In der täglichen Arbeit beim Ausländeramt ist ein situationssensibler Umgang unerlässlich. Im Kontakt mit den Kund*innen sind regelmäßig Kommunikationshindernisse zu überwinden. Hieraus können Konflikte entstehen, die für alle Beteiligten vermeidbar sind.
Die Beschäftigten benötigen neben fachlicher Kompetenz auch das notwendige Handwerkszeug, um auf kommunikativer Ebene kund*innenorientiert und deeskalierend agieren zu können, insbesondere bei negativen Entscheidungen und deren Umsetzung. Das beinhaltet auch, sprachliche Barrieren abzubauen und die kulturelle Vielfalt der Kund*innen im Blick zu halten.
Wir haben mehrstufige Beschäftigtenbeteiligung durchgeführt und anschließend eine aus Freiwilligen bestehende Projektgruppe gebildet, die gemeinsam mit agilen Methoden die Bausteine des Projekts bearbeitet. Die agile Herangehensweise hat es uns ermöglicht, umfangreich auf die Rückmeldungen der Mitarbeitenden einzugehen und das Projektziel entsprechend anzupassen: Statt das zu Beginn im Fokus stehende Thema ‚Schulungen‘ zu verfolgen, wurden zwölf verschiedene Themenbausteine entwickelt. So konnten wir die Vielfalt und Komplexität der Wünsche unserer Mitarbeitenden einbinden.
Wir haben einen Projektkreislauf entwickelt, den die Projektgruppe immer wieder durchlaufen hat: Nach der Auswahl eines Themas wurden zunächst selbständig Ideen entwickelt, die mit der Projektleitung rückgekoppelt wurden. Qualifizierte Kolleg*innen außerhalb der Projektgruppe wurden gezielt angesprochen und um themenbezogene Mitarbeit gebeten. Konkrete Umsetzungsvorschläge haben die Kolleg*innen dann in Kleingruppen gemeinsam erarbeitet, bevor sie anschließend im Plenum der Gesamtprojektgruppe vorgestellt und diskutiert wurden. Anschließend hat jede*r entschieden, in der bisherigen Kleingruppe weiter zu arbeiten oder einen neuen Themenbaustein aufzugreifen. So wurden immer wieder neue, hierarchie- und sachgebietsübergreifende Arbeitsgruppen gebildet, die die bestmöglichen Synergien entwickeln konnten. Die Zusammenarbeit erforderte Planung und Umsichtigkeit, die weit über das übliche Maß hinausgingen. Die Teilnehmer*innen wurden im Prozess motiviert, über den Tellerrand ihrer täglichen Abläufe hinaus zu blicken, verschiedene Perspektiven zu berücksichtigen und Ziele zu entwickeln, die für unterschiedliche Akteur*innen gleichermaßen einen Gewinn darstellen. Gleichzeitig konnten wir praktisch nebenbei den Zusammenhalt und das gegenseitige Verständnis im Amt stärken. Über die amtseigene Teamseite wurden die Fortschritte im Projekt für alle Mitarbeitenden des Amtes gut sichtbar.
Beispiele für die Themenbausteine
- Abteilungsübergreifender Austausch: Die Arbeitsgruppe erstellt eine Schnittstellenübersicht für das gesamte Amt mit dem Ziel, ein Regelwerk der Zuständigkeiten zu erstellen.
- Sport: Von Feierabend-Jogging bis zum Fußballplatz, vom Sport-Quiz bis zu Yoga-Übungen am Bildschirm war hier alles dabei.
- Hospitationen: Hier wurde ein Konzept für „Ho-Speed-Tationen“ entwickelt, dass es ermöglichen soll, in kurzer Zeit einen ersten Eindruck von verschiedenen Arbeitsbereichen im Amt zu bekommen.
- Schulungen: Gezielte Wissensvermittlung unter Kolleg*innen – das erreicht man mit dem hier entwickelten „Campfire“, das nach Anmeldung persönlich oder digital stattfindet.
Wir haben zum Projektabschluss ein Fazit gezogen, welche Themenbausteine abschließend bearbeitet werden konnten und welche von den Teilnehmenden im Projekt auch über die Laufzeit hinaus betreut werden. Zudem werden Themen, die aus Zeitgründen im Projekt nicht aufgegriffen werden konnten, in ein Folgeprojekt transferiert.
Wir werden mit Unterstützung der Teilnehmer*innen auch nach dem Ablauf des Projektes die Grundidee weiter verfolgen und alle Kolleg*innen des Amtes dazu motivieren, Ideen selbständig zu entwickeln und umzusetzen. Unsere Teamseite wird uns dabei helfen, diese Ideen und Aktivitäten zu dokumentieren und sichtbar zu machen.
Die Projekteilnehmer*innen haben im Projekt neue Arbeits- und Denkweisen kennengelernt und diese angewendet. Die Erreichung der selbst festgelegten Ziele wurde umsichtig geplant und Schritt für Schritt umgesetzt. Sie wurden befähigt, über ihren eigenen Arbeitsbereich hinauszublicken und abteilungs- und hierarchieübergreifend erfolgreich zusammenzuarbeiten. Neben den sachlichen Erfolgen ist dies der Punkt, der von allen durchweg positiv und als der größte Gewinn im Projekt bewertet wurde.
