Kommunikationsstrategie implementieren
Nachdem wir die inhaltliche Kommunikationsstrategie erarbeitet haben, konnte diese in die operative Umsetzung gebracht werden. Es wurden neue Formate entwickelt, das Corporate Design der Stadt modernisiert und die Organisationsstruktur und Prozesse im Amt für Presse und Öffentlichkeitsarbeit neu aufgestellt. Als Nächstes kümmern wir uns schwerpunktmäßig um Übersetzungsmöglichkeiten mithilfe eines Übersetzungstools auf unserer Homepage stadt-koeln.de. sowie um die Optimierung der Evaluierungsmethoden unserer Kampagnen.
Wir werden die Kommunikation der Stadt Köln, insbesondere die Kommunikation mit unseren Bürger*innen, verbessern. Wir wollen transparenter, verständlicher und über alle Kanäle hinweg wiedererkennbar mit den Bürger*innen in den Dialog treten.
Wir haben die internen Abläufe für die externe Kommunikation, insbesondere zwischen den Dezernaten und dem Amt für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, verbessert. Außerdem gestalten wir die externe Kommunikation proaktiver und verbessern unsere Reaktionszeit. Hierzu wurde eine gesamtstädtische Kommunikationsstrategie erarbeitet. Teil dieser war die Einrichtung einer Newsroom-Struktur im Amt für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit. Darin arbeiten die Kommunikationsreferent*innen aus dem Amt für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit themenfokussiert. Spiegelbildlich dazu gibt es für jedes der aktuell neun Dezernate eine für Kommunikation verantwortliche Person. Zu wöchentlichen Redaktionssitzungen kommen die Tandems zur Planung zusammen. Diese neue Form der Organisation ermöglicht uns, intern wie extern, mit einer Stimme zu sprechen. Wir vermeiden widersprüchliche Botschaften, bespielen aktiv alle Kanäle und beschleunigen Prozesse und Abläufe. Wichtiges Ziel der Neuausrichtung ist auch, die oft empfundene Unnahbarkeit zu überwinden, die für das Image von Verwaltungen so typisch ist, hin zu einem direkten Miteinander. Nachrichten und Geschichten rund um Angebote, Services, Engagements und Aktionen sollen auch zukünftig über die Medien, aber ebenso direkt bei den Kölner\*innen ankommen. Unsere neue Kommunikation wird leicht verständlich und unmittelbar sein. Sie zeichnet sich durch Transparenz, Aktualität und Dialog aus. Wir gehen neue Wege im Hinblick auf Prozesse, Formate und Zielgruppenansprache.
Um die Zusammenarbeit innerhalb der Verwaltung zu stärken, fanden Schnittstellenworkshops mit den Kommunikationsreferent*innen der Dezernate und Vertreter*innen des Amtes für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit statt, die die Prozesse definieren. Wir haben eine gesamtstädtische Kommunikationsstrategie erarbeitet, welche vom Verwaltungsvorstand beschlossen wurde. Im nächsten Schritt haben wir Abläufe und Prozesse innerhalb des Amtes für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit sowie innerhalb der gesamten Verwaltung angepasst und evaluieren diese laufend. Wir haben neue Organisationseinheiten, wie beispielsweise den Newsroom, gebildet, die die Kommunikation vereinheitlichen. Damit ist die Kommunikation nun schneller, gezielter und verständlicher und wir können mehr Zielgruppen erreichen. In Zusammenarbeit mit den Kommunikationsreferent*innen werden strategische Jahresplanungen erstellt, die die wichtigsten Maßnahmen und deren Kommunikation für das Jahr festlegen. Thementeams und Kommunikationsreferent*innen arbeiten entlang dieser Planung. Auch haben wir neue Formate für die Kommunikation mit den Bürger*innen entwickelt und unter anderem unsere Präsenz in den sozialen Netzwerken ausgebaut. So steigern wir unsere Follower*innenzahlen in relevanten Netzwerken wie Twitter oder Instagram seit Beginn des Newsrooms (Oktober 2019) kontinuierlich. Neue Formate sind Live-Formate bei Instagram oder "Wat Is"-Videos mit Sabine aus dem Bürgerbüro. Seit der ersten Folge haben wir hierbei 125.000 Nutzer*innen erreicht. Darüber hinaus ist 2022 das Corporate Design (Gestaltsystem) der Stadt, welches aus dem Jahr 2002 datierte, modernisiert worden. So erscheinen unter anderem alle Kommunikationsprodukte der Stadt Köln in neuem, einheitlichen und zeitgemäßen Design. Dies erhöht die Wiedererkennung und damit die Wahrnehmung städtischer Kommunikation und bietet vor allem im digitalen Raum mehr Möglichkeiten Zielgruppengerechter Ansprache. Wir erreichen heute mehr Menschen und gestalten die Kommunikation interaktiver.
Als nächster Meilenstein gilt die Einführung eines Übersetzungstools, welches die Inhalte der städtischen Homepage stadt-koeln.de in die meistgenutzten Sprachen übersetzen kann. Wir wären damit die erste Kommune Deutschlands, die dies Datenschutzkonform anbietet. Die Umsetzung soll in Kürze erfolgen und bedeutet einen direkten Mehrwert für viele Bürger*innen. Zudem arbeiten wir aktuell an verbesserten Evaluierungsmethoden für unsere Kommunikationskampagnen. Hierzu soll im Jahr 2023 unter anderem die Medienbeobachtung neu ausgeschrieben werden. Die Implementierung der Kommunikationsstrategie führen wir weiter fort und überprüfen und evaluieren unsere Maßnahmen regelmäßig auf Verbesserungsmöglichkeiten.
