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Kommunikationsstrategie implementieren

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Status:
laufend

Nachdem wir die inhaltliche Kommunikationsstrategie erarbeitet haben, läuft derzeit die operative Umsetzung und Implementierung.

Als Nächstes kümmern wir uns schwerpunktmäßig um die externe und interne Kommunikation sowie die Weiterentwicklung des Markenauftritts der Stadt Köln. Die Ausschreibung zur Weiterentwicklung des Markenauftritts haben wir im November 2021 abgeschlossen und konnten eine Agentur beauftragen, die den Auftrag übernimmt.

Gesamtprojektziel:

Wir werden die Kommunikation der Stadt Köln, insbesondere die Kommunikation mit unseren Bürger*innen, verbessern. Wir wollen transparenter, verständlicher und über alle Kanäle hinweg wiedererkennbar mit den Bürger*innen in den Dialog treten.


Kurzbeschreibung:

Wir haben die internen Abläufe für die externe Kommunikation, insbesondere zwischen den Dezernaten und dem Amt für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, verbessert. Außerdem gestalten wir die externe Kommunikation proaktiver und verbessern unsere Reaktionszeit.

In einem ersten Schritt haben wir ein Konzept für unsere gesamtstädtische Kommunikationsstrategie erarbeitet. Dieses haben wir nun unter anderem durch die Einrichtung einer Newsroom-Struktur im Amt für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit in der Organisation implementiert. Darin arbeiten die Kommunikationsreferent*innen aus dem Amt für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit themenfokussiert. Spiegelbildlich dazu gibt es für jedes der aktuell acht Dezernate eine für Kommunikation verantwortliche Person. Zu wöchentlichen Redaktionssitzungen kommen die Tandems zur Planung zusammen. Diese neue Form der Organisation ermöglicht uns, intern wie extern mit einer Stimme zu sprechen. Wir vermeiden widersprüchliche Botschaften, bespielen aktiv alle Kanäle und beschleunigen Prozesse und Abläufe.

Wichtiges Ziel der Neuausrichtung ist auch, die oft empfundene Unnahbarkeit zu überwinden, die für das Image von Verwaltungen so typisch ist, hin zu einem direkten Miteinander. Nachrichten und Geschichten rund um Angebote, Services, Engagements und Aktionen sollen auch zukünftig über die Medien, aber ebenso direkt bei den Kölner*innen ankommen. Unsere neue Kommunikation wird leicht verständlich und unmittelbar sein. Sie zeichnet sich durch Transparenz, Aktualität und Dialog aus. Wir gehen neue Wege im Hinblick auf Prozesse, Formate und Zielgruppenansprache.

Was haben wir erreicht?

Um die Zusammenarbeit innerhalb der Verwaltung zu stärken, fanden Schnittstellenworkshops mit den Kommunikationsreferent*innen der Dezernate und Vertreter*innen des Amtes für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit statt, die die Prozesse definieren. Wir haben die gesamtstädtische Kommunikationsstrategie erarbeitet, diese wurde anschließend vom Verwaltungsvorstand beschlossen. Im nächsten Schritt haben wir Abläufe und Prozesse innerhalb des Amtes für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit sowie innerhalb der gesamten Verwaltung angepasst und evaluieren diese laufend.

Wir haben neue Organisationseinheiten, wie beispielsweise den Newsroom gebildet, die die Kommunikation vereinheitlichen. Damit ist die Kommunikation nun schneller, gezielter und verständlicher und wir können mehr Zielgruppen erreichen. In Zusammenarbeit mit den Kommunikationsreferent*innen wurde eine Jahresplanung erstellt, die die wichtigsten Maßnahmen und deren Kommunikation für das Jahrfestlegt. Thementeams und Kommunikationsreferent*innen arbeiten entlang dieser Planung.

Wir haben neue Formate für die Kommunikation mit den Bürger*innen entwickelt und unter anderem unsere Präsenz in den sozialen Netzwerken ausgebaut. So steigern wir unsere Followerzahlen in relevanten Netzwerken wie Twitter oder Instagram seit Beginn des Newsrooms (Oktober 2019) kontinuierlich. Neue Formate sind Live-Formate bei Instagram oder "Wat Is"-Videos mit Sabine aus dem Bürgerbüro. Seit der ersten Folge haben wir hierbei 125.000 Nutzer*innen erreicht. Wir erreichen heute mehr Menschen und gestalten die Kommunikation interaktiver.

Wie geht es weiter?

Wir wollen uns jetzt noch stärker mit der internen Kommunikation und dem Markenauftritt der Stadt Köln beschäftigen. Hierfür haben wir eine Agentur beauftragt, die uns bei der Weiterentwicklung des Markenauftritts begleitet und unterstützt. Der neue Markenauftritt wurde Politik und Medien vorgestellt und befindet sich aktuell in der Umsetzung. Ab der zweiten Jahreshälfte werden sämtliche Kommunikationsprodukte der Stadt Köln Schritt für Schritt im Sinne des neuen Markenauftritts umgestellt. Was wir uns inhaltlich vorgenommen haben und bereits umsetzen, muss auch in einem einheitlichen Außenauftritt und in der Wahrnehmung der Bürger*innen sichtbar sein. Die Implementierung der Kommunikationsstrategie führen wir weiter fort und überprüfen und evaluieren unsere Maßnahmen regelmäßig auf Verbesserungsmöglichkeiten.

Zuletzt aktualisiert am:
05.05.2022