Neuausrichtung des Betrieblichen Vorschlagswesens
Wir konnten uns in den letzten Monaten intensiv mit der in Frage kommenden Software beschäftigen. Zusätzlich hatten wir die Möglichkeit, den Einsatz der Allgemeinen E-Verwaltungsakte für das Betriebliche Vorschlagswesen zu testen. Hierbei haben wir festgestellt, dass viele der Anwendungsmöglichkeiten den Einsatz einer zusätzlichen spezifischen Software entbehrlich machen. Besonders im Hinblick auf zu erwartende weitere Ausbaustufen verzichten wir auf die Anschaffung der Software und nutzen die Anwendungsmöglichkeiten der Allgemeinen E-Verwaltungsakte.
Der Projektstand ermöglicht es uns nun, das Projekt „Neuausrichtung des Betrieblichen Vorschlagswesens“ erfolgreich abzuschließen.
Unser Ziel ist es, das Betriebliche Vorschlagswesen weiter auszugestalten. Die innovativen Ideen der Mitarbeitenden wollen wir verstärkt dazu nutzen, um unser Verwaltungshandeln insgesamt zu verbessern.
Das Betriebliche Vorschlagswesen (BVW) der Stadt Köln bietet den rund 21.000 Mitarbeiter*innen die Möglichkeit, eigene Vorschläge und Ideen einzubringen. Diese führen zu optimierten Prozessen, einer wirtschaftlicheren Aufgabenerledigung, intensiverer Mitarbeitendenorientierung und besseren Serviceleistungen. Wir werden für das Betriebliche Vorschlagswesen stärker werben und Informationen zur Verfügung stellen, um so die Quantität und Qualität der eingereichten Vorschläge zu steigern. Außerdem werden wir prüfen, ob das Verfahren durch die Einführung einer neuen IT-Lösung unterstützt werden kann. Einreicher*innen von Vorschlägen sollen so zeitnah und transparent eine Rückmeldung zu ihren Vorschlägen erhalten und das BVW insgesamt beschleunigt werden.
Trotz der Pandemie gehen kontinuierlich Verbesserungsvorschläge der Mitarbeitenden ein. Dies zeigt uns, dass das Interesse der Kolleg*innen, die Verwaltung zu verbessern, nicht nachgelassen hat und unsere Bemühungen positive Auswirkungen haben. Zusätzlich lässt sich erkennen, dass das BVW als Instrument im Veränderungsprozess angenommen wird. Einen Großteil der Prozesse konnten wir digitalisieren und das gesamte Verfahren verbessern. Wir konnten die überarbeitete Richtlinie in Kraft setzen und die Erneuerung des IntraNet-Auftritts weiter vorbereiten. Wir haben erkannt, dass der Einsatz einer speziellen Software nicht den Nutzen bringen würde, den wir uns erhofft hatten. Stattdessen verwenden wir nun die in unserem Bereich eingeführte Allgemeine E-Verwaltungsakte zur Bearbeitung der eingereichten Verbesserungsvorschläge. Das Projekt „Neuausrichtung des Betrieblichen Vorschlagswesens“ konnten wir erfolgreich abschließen.
Das abgeschlossene Projekt bildet die Grundlage für den nächsten Schritt unserer Neuausrichtung. Im Anschluss werden wir den IntraNet-Auftritt des Betrieblichen Vorschlagswesens aktualisieren.
