Die Verwaltungsreform

Im Sommer 2016 haben wir eine bundesweit einzigartige Reform für die Verwaltung der Stadt Köln gestartet. Alle Mitarbeitenden aus allen Bereichen konnten Ideen einbringen, um die Verwaltung besser zu machen. Auch die Politik und Stadtgesellschaft haben wir nach ihrer Meinung gefragt. Das Ergebnis: Alle Personen waren gleichermaßen unzufrieden. Sie wünschten sich Verbesserungen in verschiedensten Bereichen der Verwaltung. Das machte deutlich, wie wichtig und dringend die Reform war.

Im Februar 2017 stellte der Stadtrat einstimmig die Ressourcen für das große Reformprojekt bereit. Dieses sollte fünf Jahre von 2017 bis 2022 dauern. Im April 2017 haben wir dann losgelegt. Das Projekt endete schließlich im März 2022. Hier geht es zu unserem Reformabschlussbericht! Dieser fasst die fünf Reformjahre für Dich zusammen.

In den fünf Reformjahren haben wir gelernt: Kontinuierliche Verbesserungen und Innovationen funktionieren nicht von selbst! Veränderungen brauchen Impulse, passende Methoden und gute Unterstützung. Dafür ist seit Abschluss des Reformprojekts das Innovationsbüro da.

Mehrebenen-Ansatz

Das Besondere an der Reform war der Mehrebenen-Ansatz, den wir entwickelt hatten. Dabei haben wir unsere Projekte nicht nur fachlich bearbeitet, sondern auch für gute Kommunikation, Veränderungsmanagement und Beteiligung gesorgt. Das bedeutet, wir haben immer transparent über die Verwaltungsreform berichtet und alle Menschen mit einbezogen. Wir haben auch geteilt, wenn etwas nicht funktioniert hat und uns Schritt für Schritt weiterentwickelt.

Dieser Ansatz entstand, weil eine Reform nur dann erfolgreich ist, wenn die betroffenen Menschen mit einbezogen werden. So konnten wir das Wissen und die Erfahrung der Mitarbeitenden und Bürger*innen nutzen, um die Verwaltung besser zu machen.
 

Dezentrale Verantwortung mit gemeinsamen Zielen

Von Anfang an war uns wichtig, dass Veränderungen nicht von oben verordnet werden. Deshalb konnten die rund 80 Ämter und Bereiche unserer Stadtverwaltung selbst entscheiden, welche Projekte für sie am wichtigsten sind und sie im Rahmen der Verwaltungsreform angehen wollen. Sie wurden dabei von internen und externen Expert*innen unterstützt.

Gleichzeitig haben wir stadtweite Themen und Verbesserungen vorangetrieben. Ein Beispiel hierfür sind die Leitlinien für Führung und Zusammenarbeit. Seit 2017 sind so immer mehr Programme entstanden, die unsere Verwaltung moderner und zukunftsfähiger machten.

Agilität & Veränderungswerkstätten

Die Reform war mehr als nur einzelne Projekte – sie war ein lernender Prozess. Deshalb haben wir ab 2019 unser Vorgehen weiterentwickelt und um agile Formate ergänzt. Dazu zählen beispielsweise unsere Veränderungswerkstätten. Dort arbeitet in einem festgelegten Zeitraum ein Team schnell und flexibel erste nutzbare Ergebnisse. Das macht das Team, indem es zu Ideen Prototypen entwickelt, diese mit betroffenen Personen austestet und so immer weiter verbessert. Statt lange an einem perfekten Plan zu arbeiten, erzielen wir mit diesem Ansatz schnelle Ergebnisse, die den Kölner*innen wirklich weiterhelfen.

Ein Überblick: Rahmendaten unserer Verwaltungsreform

Wir haben in der Verwaltungsreform 182 Projekte erfolgreich abgeschlossen, 2.000 Kolleg*innen beteiligt und 620 Veranstaltungen durchgeführt! Diese Zahlen zeigen, wie viel sich mit der Verwaltungsreform verändert hat. Wir haben unsere Stadtverwaltung offener, transparenter und besser gemacht. Darauf möchten wir auch in Zukunft weiter aufbauen!
Denn zum Ende der Reform im März 2022 waren wir trotzdem noch nicht da, wo wir hin wollten. Deshalb machen wir weiter und setzen auf ständige Verbesserungen. Hierfür ist nach der Reform das Innovationsbüro der Stadt Köln da. Dieses haben wir als feste Einheit in der Verwaltung verankert. Das Innovationsbüro unterstützt künftig alle Ämter und Dienststellen auf ihrem weiteren Weg – durch Impulse, Methoden und professionelle Beratung.

Einen ausführlicheren Einblick in die fünf Jahre Verwaltungsreform #wirfürdiestadt erhältst Du hier: