Digitaler Transparenzbericht 2017-2022 zur Verwaltungsreform der Stadt Köln
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Gesamtfazit
Dieses Kapitel gibt einen Überblick über fünf Jahre Verwaltungsreform: Was haben wir erreicht? Wo stehen wir heute? Wie geht es weiter?
Durch unsere Anstrengungen der letzten fünf Jahre sind wir moderner, leistungsfähiger und innovativer als je zuvor. Dennoch stehen wir noch nicht da, wo wir beim Reformstart 2017 hin wollten und wo wir aus heutiger Sicht stehen müssen. Deswegen machen wir im Sinne kontinuierlicher Verbesserung weiter und bauen dabei auf unseren Erfahrungen und Errungenschaften auf.
Ein Blick zurück auf die Ausgangslage im Jahr 2016
Die Leistungsstärke der Kölner Verwaltung lag in vielen Handlungsfeldern hinter den Erwartungen aus Stadtgesellschaft, Politik und Medien. Auch im Vergleich mit anderen Großstädten lagen wir teilweise deutlich unter den Standards.
In der Verwaltung gab es bei Kolleg*innen mit und ohne Führungsverantwortung viel Unzufriedenheit mit unserer Organisation. Und zwar zu allen Themenfeldern: Von den Prozessen & Strukturen über die Digitalisierung und besonders zu Führung & Zusammenarbeit.
Zudem fehlten in weitem Maße die Mittel, Voraussetzungen und Kenntnisse, wie professionelle Projektstandards oder Standards für Transparenz, Kommunikation und Beteiligung, um die notwendigen Verbesserungen zielorientiert und erfolgreich umzusetzen.
Im Ergebnis gab es einen umfassenden Wunsch nach Verbesserung, aber wenig Zutrauen, Fähigkeiten und Energie, sie anzugehen. Mit der Reform wurden Raum und Ressourcen geschaffen, um endlich die Dinge anzugehen, die allen Beteiligten „auf der Seele brannten“.
Starker Ressourceneinsatz für Bewegung in unserer Verwaltung
Eine breit angelegte Reform war zwingend nötig. Dafür hat der Rat im Jahr 2017 eine Million Euro (netto) pro Jahr für Beratung bereitgestellt. Daneben beschloss er die Einrichtung von maximal 16 Stellen innerhalb der Verwaltung, die das Projekt intern unterstützen sollten.
Ein Blick auf unsere aktuelle Lage:
Was haben wir erreicht?
Wo stehen wir?
182 fertiggestellte Projekte
Insgesamt haben wir in den fünf Jahren 182 von 229 Projekten und Werkstätten abgeschlossen. Das entspricht einer Erfolgsquote von 79%. Das ist ein sehr gutes Ergebnis:
Gängige Quoten im öffentlichen Dienst liegen laut Deutscher Gesellschaft für Projektmanagement bei 65%; im branchenübergreifenden Vergleich bei 72%*.
* Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V., Makroökonomische Vermessung der Projekttätigkeit in Deutschland, Berlin, 2015, Seite 22 f.
Veränderungen in 2/3 unserer Ämter
Veränderungen in unseren 90 Ämtern und Dienststellen sind unterschiedlich stark ausgefallen: In unserer Evaluation wurden für etwa 2/3 der Bereiche die Effekte der letzten fünf Jahre mittel oder hoch eingeschätzt; für 1/3 eher gering. Der Reform wird insgesamt ein mittel-starker Gesamteffekt zugesprochen.
Innen mehr Effekte zu spüren als außen
Die Evaluation zeigt einen positiven Beitrag der Reform zu den Zielen, eine professionelle Dienstleisterin, attraktive Arbeitgeberin und geschätzte Partnerin für Stadtgesellschaft und Politik zu sein. Die größten Veränderungen nehmen die befragten Kolleg*innen in Bezug auf die Arbeitgeberinnen-Rolle wahr.
Warum ist von der Reform innen mehr zu spüren als außen?
Unsere Evaluation ergab im Rückblick vier wesentliche Faktoren, die den Verlauf unserer Reform und damit ihre Wirkung beeinflusst haben.
Binnenmodernisierung als Voraussetzung einer leistungsstarken Verwaltung
Wir mussten uns zunächst auf die interne Modernisierung fokussieren, um sichtbar leistungsstark für die Kölner*innen werden zu können. Mit diesem Vorgehen von innen nach außen sind wir langsamer als gedacht – auch, weil die Herausforderungen noch viel größer waren als anfangs erwartet.
Reform unter Pandemie-Bedingungen
Zum Start unseres Projekts ahnten wir nichts von einer weltweiten Pandemie. Zwei von fünf Jahren waren hierdurch stark beeinflusst: Positiv durch mehr Pragmatismus und Digitalisierung. Negativ durch zusätzliche Prioritäten und weniger direkte Beteiligung. Teile des Reformprozesses wurden träge. Der Anschub war aufwändig.
Überdurchschnittliche Belastung unserer Service-Bereiche
Besonders die Service-Bereiche waren durch Kontaktbeschränkungen gefordert. Verschiebungen in der Nachfrage von Dienstleistungen führten zu einem wesentlich erhöhten Aufkommen nach den Lockerungen. Hinzu kommen weitere Aufgaben wie Führerscheinumtausch und Anmeldung von geflüchteten Ukrainer*innen.
Digitalisierung gelingt nicht von heute auf morgen
Die Verwaltung muss digitaler werden – darin sind sich alle einig. Was einfach klingt, ist sehr komplex. Um Prozesse von analog auf digital umstellen zu können, müssen diese zunächst optimiert werden. Erst danach kann digitalisiert werden. Das ist aufwändig und braucht Zeit, ist aber unverzichtbar.
Was haben wir erreicht?
Mehr denn je kommt unsere Verwaltung voran. Wir haben erste Verbesserungen für die Kölner*innen erreicht, die unseren Weg in die Zukunft prägen: Wir sind digitaler, transparenter, bürger*innennäher und moderner geworden, wie ein Blick in unsere Projekte zeigt.
Wir sind digitaler!
Fördermittel beantragen digital
Alle Schritte der Fördermittelvergabe sind digitalisiert: Von der Antragstellung bis zum Verwendungsnachweis. Dadurch ist der Prozess für Kölner*innen und Verwaltung effizienter und transparenter. Rund 20 Förderprogramme haben wir bereits in das Verfahren integriert – zuletzt im April 2022 das neue Förderprogramm "Gebäudesanierung und Erneuerbare Energien - klimafreundliches Wohnen".
Digitale Projektarbeit in der Verwaltung
Über 3.500 Kolleg*innen nutzen unsere neue Projektmanagement-Software, die sie bei ihrer Arbeit unterstützt und die Einhaltung wichtiger Standards sichert. Eine ergänzende Dashboard-Technologie soll Führungskräften künftig helfen, die vielen Projekte im Blick zu behalten. Die Digitalisierung der Projektarbeit zeigt beispielhaft, wie wir unsere Arbeit schrittweise digitalisieren.
Hier können Sie alle Projekte rund um das Thema "Digitalisierung" ansehen.
Wir sind transparenter!
Beschlusscontrolling im Ratsinformationssystem
Wir haben ein Berichtswesen in unser Ratsinformationssystem integriert: Kölner*innen und Mandatsträger*innen finden hier Informationen über den Umsetzungsstand von Beschlüssen zu Vorlagen und Anträgen. Daneben ermöglichen zukünftig projektbezogene Übersichten größerer Vorhaben weitere Transparenz. Bis Anfang 2023 werden schrittweise alle Gremien an das Verfahren angeschlossen.
Innovationsplattform schafft Transparenz über innovative Projekte
Unabhängig von Ort und Zeit ermöglicht die Innovationsplattform einen transparenten Einblick in innovative Projekte. Interessierte erfahren hier alles über Ziele, Laufzeit, Status und aktuellen Stand. Wir passen den Prototypen im laufenden Betrieb kontinuierlich an und erweitern die abgebildeten Projekte.
Wir sind bürger*innennäher!
Familienbüro und neue Beratungsformate
Als Kinderfreundliche Kommune bieten wir mit dem Familienbüro und dem kooperativen Kinder- und Jugendbüro passgenaue Beratung an. Das Familienbüro berät Familien mit Kindern zwischen null und sechs Jahren zu sämtlichen Anliegen. Dies geschieht wahlweise vor Ort oder per Video. Die neue Onlineberatung kommt auch für Weiterbildungsangebote der Volkshochschule zum Einsatz.
Neue Beteiligungs- und Kommunikationsformate
Wir haben unsere Öffentlichkeitsbeteiligung ausgebaut: Über das Portal www.meinungfuer.koeln können sich Kölner*innen an Vorhaben beteiligen. Zudem haben wir unsere digitalen Auftritte aktualisiert und gehen neue Wege in der direkten Kommunikation: Das Instagram-Format „Wat is“ greift aktuelle Themen in kurzen Videos auf, die von „Sabine aus dem Bürgerbüro“ erklärt werden.
Schauen Sie sich hier weitere Projekte aus dem Themenfeld "Bürger*innenservice" an
Wir sind moderner!
Bewerbercenter als Eingangstor für neue Kolleg*innen
Als erste Anlaufstelle der Stadt Köln begleitet das Bewerbercenter Bewerber*innen auf ihrem Weg bis zur Einstellung. Als interne Personalberatung unterstützen professionelle Recruiter*innen durch Personalmarketing, Ausschreibungen, Auswahlverfahren bis hin zu Assessmentcentern die finale Stellenbesetzung. Bisher haben wir so 4.000 neue Kolleg*innen gewinnen können.
Museen, Menschen, Medien – Köln als wettbewerbsfähiger Museumsstandort
Schon heute präsentieren sich die neun städtischen Museen unter der gemeinsamen Dachmarke museen.koeln. Die mobile Ausstellung museenkoeln IN DER BOX ist seit Herbst 2021 in den Stadtteilen unterwegs. Bis 2025 setzen wir das Programm „Museen, Menschen, Medien“ schrittweise um, das unter anderem eine übergreifende Digitalstrategie der Museen umfasst.
Was haben wir erreicht?
Auswirkungen auf unsere Wirtschaftlichkeit
Die Beispiele zeigen, dass die Reform uns leistungsstärker und wirtschaftlicher macht. Geldwert ist dieser Effekt jedoch nicht seriös bestimmbar. Veränderungsprojekte wirken oft indirekt und konkrete Wirtschaftlichkeitseffekte werden oftmals von anderen aufwandsrelevanten Faktoren überlagert, wie zum Beispiel Änderungen des Aufgabenspektrums oder Schwankungen der Nachfrage.
Auswirkungen auf unseren Krankenstand
Der Krankenstand lag 2021 bei 8,1% und damit unter den 8,7% in 2017. Wir hatten einen Einfluss der Reform und stärkeren Rückgang erwartet, auch weil unser Reformprozess positiv durch den Ausbau des städtischen Gesundheitsmanagements und erfolgreiche Personalakquise begleitet wurde: Von 2017 bis 2021 stieg die Zahl unserer Kolleg*innen um 3.644 auf 21.623.
Wo stehen wir heute?
Durch die Reform sind Verbesserungen innen und außen entstanden und wir haben Bewegung erzeugt. Dennoch fällt der Gesamteffekt geringer aus als erwartet. Wir stehen heute noch nicht da, wo wir beim Start 2017 hin wollten und wo wir aus heutiger Sicht stehen müssen. Wir haben viel erreicht und weiterhin viel vor uns.
"Ich habe immer gesagt ‚Diese Reform macht uns zur modernsten Verwaltung Deutschlands‘. Heute stelle ich fest, dass wir uns noch nicht so nennen können."
Wir haben ein großes Kapitel unserer Veränderungsgeschichte geschrieben und damit eine wichtige Wegmarke erreicht. Die Fortschritte sind der Grundstein für unseren weiteren Weg in die Zukunft.
Schauen Sie sich hier das Statement unserer Oberbürgermeisterin Henriette Reker an.
Mit neuer Organisationskultur in die Zukunft
Mit der Reform haben wir Rahmenbedingungen für weitere Verbesserung geschaffen. Wir sind zu einer lernenden Organisation geworden, haben Fähigkeiten erworben und Kolleg*innen gewonnen. Unsere Organisationskultur wird offener, transparenter und dialogorientierter. Diese wichtigen Errungenschaften bilden die Basis für unseren weiteren Weg in die Zukunft.
Wie geht es weiter?
Es muss weitergehen - darin sind sich Stadtgesellschaft, Politik und Verwaltung einig. Mit hoher Priorität werden wir daher bestehende Schwachstellen beseitigen und all unsere Ämter und Bereiche zukunftsfähig aufstellen. Hierzu setzen wir die Reform mithilfe eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses als Routine fort.
Projekte
Dieses Kapitel gibt einen tiefergehenden Einblick in unsere Projektarbeit: Erfolgreiche Projekte sind der Grundstein für unseren weiteren Weg.
Dezentraler Ansatz der Reform
Die Dezernate entschieden eigenverantwortlich über ihr Vorgehen. Diese Möglichkeit, Themen selbst zu priorisieren, brachte große Unterstützung und Energie für den Reformprozess. Im Ergebnis wurden gerade zu Beginn sehr viele Projekte angegangen und gleichzeitig bearbeitet. Übergreifende Themen kamen daher erst nach und nach hinzu.
Ein Blick auf unsere Projekte
Insgesamt haben wir 182 von 229 Projekten und Werkstätten abgeschlossen. Das entspricht einer Quote von 79%. Gängige Quoten im öffentlichen Dienst liegen laut Deutscher Gesellschaft für Projektmanagement bei 65%; im branchenübergreifenden Vergleich bei 72%.
In 64 Projekten haben wir aus verschiedenen Gründen umgeplant: Vor allem durch die Corona-Pandemie geriet einiges ins Stocken, weil große Unterstützung in belastete Bereiche floss. Neue Flexibilität ist gleichzeitig eine unser Errungenschaften.
Der Erfolg jedes einzelnen Projekts und jeder Werkstatt trug maßgeblich zum Gesamterfolg unserer Reform bei. Das ist dem besonderen Einsatz und Engagement von rund 2.000 Kolleg*innen zu verdanken, die sich in Projekt- und Werkstattteams aktiv eingebracht haben.
229
Projekte und Werkstätten haben wir insgesamt bearbeitet.
199
Projekte und Werkstätten waren ursprünglich so geplant, dass sie bis zum Ende der Reform abgeschlossen sind.
182
Projekte und Werkstätten sind abgeschlossen.
Bezogen auf die Gesamtsumme aller Projekte und Werkstätten von 229 liegt unsere Erfolgsquote damit bei 79%.
15
Projekte und Werkstätten mussten wir stoppen.
Das entspricht mit rund 7% typischen Abbruchquoten, wie sie die Hochschule Koblenz 2015* ermittelt hat. Die Gründe sind vielfältig: Einige Vorhaben wurden bereichsbezogen geplant und zugunsten übergreifender Projekte gestoppt. In anderen Fällen wurden Projekte wegen anderer Prioritäten vorerst zurückgestellt.
* BPM-Labor der Hochschule Koblenz, Prof. Dr. Ayelt Komus, Heupel Consultants und GPM, Erfolgsfaktoren im Projektmanagement – eine evidenzbasierte Studie, Koblenz, 2015, Seite 139
32
Projekte und Werkstätten laufen nach dem Ende der Reform weiter.
Das entspricht einer Quote von 14%. Die meisten sollten ursprünglich bis zum Ende der Reform fertig werden, mussten aber aus verschiedenen Gründen verlängert werden. Drei Projekte waren von Anfang an so geplant, dass sie auch nach dem Ende der Reform weiter bearbeitet werden.
Projektabschlüsse von Jahr zu Jahr konstant
Jahr für Jahr haben wir rund 55 Projekte fertiggestellt. Lediglich im Jahr 2020 waren es nur knapp 20 abgeschlossene Projekte. Die Corona-Pandemie nahm in diesem Jahr Schwung aus unserer Reform: Krisenbewältigung hatte Vorrang und einige Projekte mussten zunächst pausiert oder umgeplant werden.
Ganze Bandbreite städtischer Themen bearbeitet
Wir haben auf allen Ebenen an uns gearbeitet: Von optimierten Prozessen, über Digitalisierung bis zu Kommunikation, Beteiligung und Service. Von unseren 229 Projekten und Werkstätten beschäftigten sich etwa 1/3 mit Prozessen und Strukturen, auch weil diese Voraussetzung für jegliche Form der Digitalisierung sind.
Die Reform hat uns fit gemacht
Wir haben in den letzten fünf Jahren unser Projektmanagement professionalisiert und viele Erfahrungen gesammelt, von denen wir auf unserem weiteren Weg profitieren. Über ein paar Lernerfahrungen möchten wir hier berichten.
Was wir aus der Reform mitnehmen
Nicht viele, sondern die wichtigen Projekte angehen
Gestartet sind wir 2017 mit einer großen Zahl von mehr als 100 Projekten und Maßnahmen. Das war zum Auftakt genau richtig, um Bewegung zu erzeugen. Im Laufe der Jahre haben wir die Anzahl jedoch reduziert und uns zielgerichtet auf die Themen konzentriert, die zunächst am wichtigsten waren – wohlwissend, dass dafür andere warten mussten. Das hat uns wirksamer gemacht.
Projektsteuerung ist aufwändig, aber notwendig
Trotz dezentraler Verantwortung gab es stets ein zentrales Controlling für die Projekte. Anfangs als bürokratisch empfunden, fand es immer breitere Akzeptanz. „Gelbe Ampeln“ zu melden wurde zum wichtigen Mittel, um frühzeitig auf Engpässe und anderweitige Schwierigkeiten hinzuweisen. So konnten wir rechtzeitig Gegenmaßnahmen einleiten, um unsere Ziele zu erreichen.
Was wir aus der Reform mitnehmen
Gute Planung ist die halbe Miete…
Rückblickend lag der Fokus in Projekten oft auf einem schnellen Start, obwohl es noch keine belastbare Planung gab. Es gab Schwierigkeiten, messbare Wirkungsziele festzuhalten oder personelle Ressourcen vorab zu kalkulieren. Deswegen haben wir unsere Planung laufend verbessert: Heute werden alle Projekte verbindlich auf Basis unserer Projektmanagementstandards geplant.
…und ist trotzdem nie in Stein gemeißelt
Viel wichtiger, als ein zuvor festgelegtes Vorgehen starr zu verfolgen, ist es aber, die vereinbarten Ziele zu erreichen. In einer schnelllebigen Zeit haben wir gelernt, flexibel zu reagieren und unsere Projekte zielorientiert anzupassen. Das hat uns auch die Corona-Pandemie deutlich vor Augen geführt, in der wir von unserer neuen Flexibilität profitieren konnten.
Was wir aus der Reform mitnehmen
Es geht nicht alles überall und gleichzeitig
Zwei Dinge waren von Anfang an klar und dennoch herausfordernd: Die Reform kann nicht alles überall und gleichzeitig leisten. Und: Wir machen nicht einfach fünf Jahre Reform und dann ist alles gut. Daher mussten wir immer wieder aufs Neue abwägen, was als Nächstes am wichtigsten ist und was stattdessen noch warten muss. Die Reform war ein guter Meilenstein – wir machen weiter!
Veränderungsprozesse sind Lern- und Anpassungsprozesse
Unser Reformprozess war selbst lernend angelegt. Im Laufe der Jahre haben wir mehrfach umgesteuert. Damit die Verwaltungsreform die besten Rahmenbedingungen für die Projekte schafft, haben wir sie laufend den Bedarfen angepasst. Von dieser schrittweisen, inkrementellen Vorgehensweise profitieren wir auch weiterhin.
Was wir aus der Reform mitnehmen
Methoden flexibel und bedarfsgerecht einsetzen
Klassisches Projektmanagement eignet sich für Themen, die klar definiert sind und festen Abläufen folgen. Allerdings dauern diese oft auch sehr lang. Agiles Projektmanagement ist die Antwort, um Projekte zu beschleunigen und Themen mit unklarem Ablauf zu bearbeiten. Wir wissen, dass es nicht eine für alle Themen passende Formatlösung gibt und kombinieren diese deswegen passgenau mit den geeigneten Arbeitsweisen.
Agile Formate helfen uns, jederzeit flexibel auf Anforderungen reagieren zu können, denen wir täglich in unserer Arbeit begegnen. In Veränderungswerkstätten erarbeitet ein selbst organisiertes und eigenverantwortliches Team in einer festgelegten Zeit nutzbare Ergebnisse durch mehr Beteiligung, mehr Flexibilität und mit passgenauen Vorgehensweisen. Menschen und die Interaktionen mit ihnen stehen dabei im Mittelpunkt.
Breiter Einblick in die Vielfalt unserer Projekte und Werkstätten
Auf unserer Innovationsplattform www.innovative-stadt.koeln können Sie erfahren, an welchen Projekten wir gearbeitet haben und woran wir weiterhin arbeiten. Die Rubrik „Zahlen, Daten, Fakten“ ermöglicht außerdem einen übergreifenden Blick auf die Projekte – nach Themen oder Status sortiert.
Ein Beispiel möchten wir wegen seiner Bedeutung für die Schaffung von Wohnraum und dem einhergehenden großen Interesse vieler Menschen tiefergehend vorstellen:
Die Beschleunigung von Baugenehmigungsprozessen. Dieses Projekt hat seit Beginn der Reform große Aufmerksamkeit gefunden.
In einer Startphase nehmen wir seit April 2022 erste Wohnungsbauanträge online an, bearbeiten sie digital und identifizieren noch vorhandene technische Mängel. Ab dem 15. September können dann alle Anträge zum Wohnungsbau online eingereicht werden. Das ist das zentrale Ergebnis unseres wohl komplexesten Projekts der vergangenen Jahre, in das Sie nachfolgend einen Blick werfen können.
Baugenehmigungsverfahren werden künftig schneller und transparenter
Kölner*innen können ihre Anträge digital stellen, den Bearbeitungsstatus jederzeit einsehen und fehlende Unterlagen online nachreichen. Dies ist ein erster Schritt Richtung mehr Schnelligkeit und Transparenz. Was als Ergebnis einfach klingt, bedeutete jede Menge Arbeit für uns als Verwaltung.
Schauen Sie sich hier mehr Details zum Baugenehmigungsverfahren an.
Einfacher zu werden, war ziemlich kompliziert
Unsere Ausgangslage
Wir erteilen pro Jahr rund 4.000 Baugenehmigungen. Alle Unterlagen zur Bearbeitung, wie Baulasten, Bebauungs- und Fluchtlinienpläne, lagen vor dem Start des Projektes analog oder teildigitalisiert vor.
Unser Weg zum Ziel
Rund 350 Personen aus 25 Bereichen sind an der Beschleunigung von Baugenehmigungsprozessen beteiligt. Damit eine Vernetzung aller Inhalte und Akteur*innen gelingt, haben wir in einem Verbundprojekt mit zahlreichen Teilprojekten gearbeitet.
Unser weiteres Vorgehen
Wir haben die Voraussetzungen für medienbruchfreie und digitale Baugenehmigungsverfahren geschaffen. Im ersten Schritt können wir dadurch Wohnungsbauanträge digital annehmen und bearbeiten. Weitere Antragsarten kommen nach und nach hinzu.
Unsere Erfolgsfaktoren
Unsere Arbeit im Projekt war geprägt von übergreifender Planung und Zusammenarbeit, kontinuierlicher Abstimmung sowie offener Kommunikation und Transparenz über Risiken und Stolpersteine. Nur so konnten wir unser Ziel erreichen.
Unsere Ausgangslage
Der Weg vom Bauantrag bis zur Genehmigung war bisher durch analoge Abläufe und Medienbrüche geprägt: Nach dem bis dato gesetzlich vorgeschriebenen Eingang in Papierform fanden bis zu zehn Fachprüfungen nacheinander statt. Parallele Arbeiten waren nur begrenzt möglich. Zusätzlichen Aufwand verursachten die Zuordnung nachgereichter Unterlagen, Postversand und analoge Kommunikation bei Rückfragen.
Im Ergebnis dauerten Baugenehmigungsverfahren in Köln bisher zwischen sieben und neun Monaten. Diese langen Laufzeiten führen bis heute zu berechtigter Kritik bei den Antragstellenden wie auch den Bearbeitenden in der Verwaltung. Hinzu kommt, dass Zwischenstände im Verfahren nicht einsehbar waren. Diese fehlende Transparenz führte verständlicherweise zu zahlreichen Nachfragen und zusätzlichem Frust.
Zahlen, Daten, Fakten zum analogen Baugenehmigungsverfahren
Wir erteilen rund 4.000 Baugenehmigungen pro Jahr.
Eine Baugenehmigungsakte kann bis zu 600 DIN A4-Seiten und eine Vielzahl an unterschiedlichen Plänen bis zum DIN A0-Format umfassen.
43.000 Baulastakten sind ausschließlich analog verfügbar.
1.300 Bebauungspläne und 900 Fluchtlinienpläne liegen nur analog oder teildigitalisiert vor.
Komplexität braucht bereichsübergreifende Vernetzung und Koordination
Zur Beschleunigung des Verfahrens gab es nicht nur eine Stellschraube. Vielmehr galt es, Aspekte der Prozessoptimierung, Digitalisierung und des Kulturwandels zu verzahnen. Unter Leitung des Amtes der Oberbürgermeisterin wurde im Rahmen eines Verbundprojekts mit acht Teilprojekten gearbeitet.
Prozessoptimierung als Rahmenbedingung des digitalen Verfahrens
Schnittstellen koordinieren und Parallelbearbeitung ermöglichen
Einen Prüfprozess haben wir seit Projektstart um 45% beschleunigt. Dies gelang durch parallele Fachprüfungen zunächst im Umweltbereich. Durch die technische Unterstützung konnten dann weitere Prüfprozesse parallel bearbeitet und das Verfahren so weiter beschleunigt werden. Wir haben Rollen- und Schnittstellen geschärft, um Doppelarbeiten zu vermeiden.
Stellungnahmen vereinheitlichen
In einem Genehmigungsverfahren müssen bis zu zehn Fachprüfungen eingeholt werden, zum Beispiel in Bezug auf Auswirkungen auf Baum-, Arten- und Immissionsschutz. Am Ende steht eine Stellungnahme, die das Vorhaben aus dem jeweiligen Rechtsgebiet beurteilt. Diese Stellungnahmen haben wir vereinheitlicht, was das Verfahren durch bessere Übersichtlichkeit erheblich vereinfacht.
Digitalisierung des Baugenehmigungsverfahrens
Arbeitsgrundlagen digitalisieren
Analoge Bebauungs- und Fluchtlinienpläne haben wir georeferenziert, vektorisiert und objektstrukturiert in das Format XPlanung gebracht. Zudem haben wir bereits rund 66% der 43.000 Baulastakten digitalisiert. Mit der Anwendung „Grundstücksinformationen online“ können auch Kölner*innen schnell und einfach eine Zusammenfassung der wesentlichen Informationen zu einem Grundstück erhalten.
Digitales Verfahren vom Antrag bis zur Genehmigung
Mit der Einführung der neuen Baugenehmigungssoftware haben wir unsere Bearbeitungsprozesse optimiert und diese in die Software integriert. Daneben haben wir eine Schnittstelle zum „Bauportal.NRW“ eingerichtet, über das Anträge künftig eingereicht werden. Seit April 2022 nehmen wir erste Wohnungsbauanträge in einer Startphase an, um technische Mängel identifizieren und beheben zu können.
Ganzheitlicher Veränderungsprozess
Mit der Einführung einer Software ist es nicht getan
Wir haben mit der Einführung der Software einen ganzheitlichen Veränderungsprozess gestartet. Für das digitale Arbeiten haben wir Kolleg*innen geschult und Arbeitsplätze neu eingerichtet. Ganz wesentlich haben wir auch an unserer Kultur gearbeitet: Jedes Verfahren wird unter der Maßgabe betrachtet, dass es das gemeinsame Interesse aller Beteiligten ist, Wohnraum in Köln zu schaffen.
Fortlaufend transparentes Verfahren
Im Kontakt mit den Kölner*innen ist das digitale Verfahren vor allem geprägt von Transparenz: Antragstellende können den aktuellen Stand des Verfahrens jederzeit online einsehen und fehlende Unterlagen unkompliziert nachreichen - eine erhebliche Beschleunigung und Erleichterung für Antragstellende und unsere Kolleg*innen.
Das digitale Baugenehmigungsverfahren
Wir arbeiten auch in Zukunft weiter an der konsequenten Beschleunigung und Digitalisierung des Genehmigungsverfahrens.
In einem ersten Schritt ist es ab dem 15. September möglich, Wohnungsbauanträge digital einzureichen. Schrittweise kommen weitere Antragsarten wie zum Beispiel Gewerbebau (Sonderbau) hinzu.
Vektorisierung und Digitalisierung unserer Arbeitsgrundlagen
Weiterentwicklung des Formates XPlanung
Wir arbeiten weiter daran, die analogen und teildigitalisierten Pläne georeferenziert, vektorisiert und objektstrukturiert vollständig zu digitalisieren. Dadurch entfernen wir noch bestehende Medienbrüche, sodass wir alle Arbeitsschritte komplett digital abwickeln können. Wir setzen darauf, dass uns XPlanung künftig ganz neue Möglichkeiten der Genehmigungsbearbeitung bieten wird.
Papieranträge digitalisieren
Weiterhin haben wir das Ziel, in Papierform eingereichte Anträge direkt nach ihrem Eingang zu digitalisieren, damit diese ebenfalls im digitalen Verfahren medienbruchfrei bearbeitet werden können.
Service und Beratungsangebote weiterentwickeln
Weitere Onlineangebote schaffen
Künftig sollen weitere Informationen öffentlich zugänglich sein. So werden wir an einer umfassenden Baulastauskunft arbeiten. Bisher ist es möglich, sogenannte Negativatteste online zu erhalten, die bescheinigen, dass auf einem Grundstück keine Baulast existiert. Ergänzend soll es möglich werden, Atteste über Art und Anzahl existierender Baulasten zu erhalten. Bestehende Services entwickeln wir stetig weiter.
Vernetzung und öffentliche Evaluationsveranstaltungen
Für weitere Optimierungen werden wir weiter bereichsübergreifend zusammenarbeiten. Auch die Kommunikation mit der interessierten Öffentlichkeit wollen wir pflegen: Es soll jährliche Evaluationsveranstaltungen geben, um gemeinsam einen Blick auf das Verfahren zu richten und Verbesserungspotenziale zu ermitteln. Die nächste Veranstaltung ist für Dezember 2022 geplant.
Mit unseren Projekten haben wir erste Verbesserungen für die Kölner*innen erreicht. Viele Ergebnisse nutzen wir als Prototypen, um die gesammelten Erfahrungen nach und nach auf weitere Themen und Vorhaben auszuweiten. Wir gehen den eingeschlagenen Weg weiter, um die Früchte aus den vergangenen fünf Jahren zu ernten.
Kommunikation, Beteiligung und Agilität
Unsere Verwaltung ist heute moderner, innovativer und offener als je zuvor: Dieses Kapitel gibt einen Einblick in unsere Fortschritte.
Kommunikation, Beteiligung und Agilität sind in unserer Verwaltung angekommen
In fünf Reformjahren ist Veränderungsenergie entstanden. Mit Kommunikation, Beteiligung und Agilität konnten wir einen unumkehrbaren Kulturwandel anstoßen, der in vielen, aber noch nicht in allen Ämtern und Bereichen angekommen ist. Und deswegen muss es genauso weiter gehen.
Wachsender Kern einer neuen Organisationskultur
Offenheit, Transparenz und Dialog prägten unsere Reform: Sachliche Themen haben wir stets mit Kommunikation und Beteiligung verknüpft. Nur so konnten ganzheitliche Veränderungen entstehen. Diese Werte bilden heute den wachsenden Kern unserer neuen Organisationskultur als große Klammer für unsere internen Verbesserungen.
Schauen Sie sich hier das Statement von Maik Dick an.
Kommunikation und Beteiligung zur Reform im Überblick
Insgesamt haben wir mit 587 Beiträgen etwa jeden zweiten Arbeitstag im städtischen IntraNet sowie dem eigens eingerichteten Blog über Reform und Veränderungsthemen berichtet. Dabei haben wir stets zu Dialog und Erfahrungsaustausch untereinander ermutigt.
757.831 Klicks erhielten alle Beiträge in IntraNet und Blog. Kolleg*innen teilten in 698 Kommentaren ihre Gedanken und Hinweise stadtweit. Steigende Kommentarzahlen zeigen, dass die Offenheit zum Meinungs- und Erfahrungsaustausch kontinuierlich wächst.
Veränderungsprozesse gelingen nur mit Beteiligung: Neben klassischen Kommunikationsmaßnahmen fanden rund 620 analoge und digitale Veranstaltungen, Workshops und Kickoffs statt, bei denen sich Kolleg*innen aktiv in die Reform und ihre Themen eingebracht haben.
Taktung von Jahr zu Jahr gestiegen
Transparente, kontinuierliche und dialogorientierte Kommunikation war von Anfang an Herzstück unserer Reform. Von Jahr zu Jahr haben wir die Taktung erhöht. Ab 2018 haben wir neben dem IntraNet einen Blog für mehr direkten Austausch zu Veränderungsthemen eingerichtet. Mehr als 500 Beiträge kamen so zusammen.
Fünf Werte prägen die interne Kommunikation
Kommunikation in Veränderungsprojekten bedeutet immer mehr als nur die bloße Weitergabe von Informationen. Vielmehr geht es darum, Zielgruppen und ihre Bedürfnisse in den Mittelpunkt zu stellen und dies mit dem zu verbinden, was im Projekt wichtig ist. Wo steht unser Vorhaben aktuell? Welche Zielgruppe ist dafür wichtig? Und welchen Bedarf hat diese Gruppe? Was bewegt sie gerade, was möchte sie wissen?
Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, verbinden wir die zentralen Informationen und Botschaften mit der passenden Maßnahme. Mit dem Fokus auf Bedürfnisse und Interessen vermitteln wir zentrale Botschaften als relevante Inhalte für die Zielgruppen. Das machte unsere Kommunikation und unser Veränderungsmanagement in der Reform wirksam – und das prägt heute weite Teile unserer Organisationskultur.
Laufend über Inhalte und Vorgehen berichten
Im Reformprozess haben wir fortlaufend über Arbeitsstände und das konkrete Tun berichtet. Es hat sich bewährt, vor dem Start mit Kommunikation zum „Was?“ und „Wozu“ eines Projekts zu beginnen und Betroffene einzubinden. Insbesondere unsere Führungskräfte sind gefordert, diesen Standard im Alltag fortzuführen.
Transparent, offen und ehrlich mit Schwierigkeiten umgehen
Kontinuierlich zu kommunizieren, heißt auch dranzubleiben, wenn es mal schwierig wird. Daher benennen wir Probleme und Herausforderungen im Projektverlauf aktiv und teilen die Erfahrungen im Umgang mit diesen Schwierigkeiten. Das hilft unseren Zielgruppen, nachzuvollziehen, wo wir stehen.
Situationsgerecht durch Veränderungsprozesse begleiten
Wir wissen: Menschen durchlaufen in Veränderungsprozessen verschiedene Phasen. Jede dieser Phasen bringt andere Bedürfnisse mit sich. So geht es zum Beispiel zu Beginn vor allem darum, den Nutzen zu verdeutlichen und die Zielgruppe dadurch dort abzuholen, wo sie steht.
20.000 Kolleg*innen zielgruppengerecht ansprechen
Die Interessen unserer Kolleg*innen unterscheiden sich nach Bereich, Aufgaben und Grad ihrer Betroffenheit. Was also für die einen wichtig und hilfreich ist, muss andere nicht genauso beschäftigen. Deswegen differenzieren wir jeweils passgenau in Komplexität und Ausführlichkeit unserer Kommunikation.
Kommunikation regt zum Austausch & Dialog miteinander an
Kommunikation und Beteiligung regen selbst zu Feedback und Austausch untereinander an: Wir wollen, auch mit Kritiker*innen, ins Gespräch kommen und hören, was Kolleg*innen aus verschiedenen Bereichen denken. Erfahrungen Einzelner werden geteilt und sind dadurch ein wichtiger Schatz für unsere Verwaltung.
Steigende Klickzahlen von Jahr zu Jahr
Unsere Klickzahlen sind jährlich gestiegen. Auffällig ist der Sprung auf über 200.000 Klicks im Jahr 2020. Mit Beginn der Corona-Pandemie und der Arbeit auf Distanz scheint das Bedürfnis nach Information und Austausch deutlich gestiegen zu sein.
Top-Themen im IntraNet
Am meisten geklickt wurden Beiträge rund um die Leitlinien für Führung und Zusammenarbeit. Insbesondere die Fehlerchallenge, bei der Führungskräfte in Kurzvideos über einen von ihnen gemachten Fehler und ihren Erkenntnissen berichteten, kam gut an. Ebenfalls beliebt: Methodenvorstellungen, zum Beispiel die Arbeit mit KanBan.
Top-Themen im Blog
Das beliebteste Format im Blog war eine Kolumne von Dr. Rainer Heinz: Regelmäßig richtete er seinen Blick auf Themen des Alltags oder fragte einfach „Wie geht es Ihnen?“. Alle Ausgaben erhielten 2.000 bis 3.000 Klicks und insgesamt knapp 1/6 aller eingehenden Kommentare.
Breiter Einsatz von Beteiligungsformaten
Wir haben vielfältige Veranstaltungsformate genutzt, um Bewegung in unsere Verwaltung zu bringen und Veränderungen anzustoßen. Neben Projektworkshops gab es zahlreiche Formate, bei denen Kolleg*innen Methoden und agile Arbeitsweisen kennenlernen konnten.
Ein Einblick in unsere Mitarbeitendenveranstaltung 2019
Werfen Sie hier einen Blick in eine unserer Veranstaltungen.
Agilität – Rückenwind für unseren aufkeimenden Kulturwandel
Mit Veränderungswerkstätten haben wir ab 2019 agile Arbeitsweisen in unsere Verwaltung getragen, weil Projekte nicht für alle Themen den richtigen Rahmen boten. Durch schnelle Lösungsentwicklung und ein inkrementelles, testendes und nutzendenzentriertes Vorgehen kam weitere Dynamik in unseren Reformprozess.
Was ist Agilität?
Weltweit setzen Organisationen auf Agilität, wenn Anforderungen unbekannt sind, sie in großer Zahl existieren oder wenn sie sich laufend ändern. Durch schrittweise Entwicklung, kontinuierliche Verbesserung und Einbindung der Nutzer*innen können Probleme und schwierige Fragestellungen mit agilen Herangehensweisen innerhalb kürzester Zeit gelöst werden.
Service Design Thinking
Im Service Design Thinking-Prozess arbeiten wir entlang des sogenannten Doppelten Diamanten in zwei Phasen: In der ersten Phase widmen wir uns dem Verstehen und Erkunden des Problems. Anschließend geht es in der zweiten Phase darum, geeignete Lösungen zu entwickeln.
Phase 1: Der Problemraum
Probleme haben meist vielschichtige Ursachen und Hintergründe. Deswegen befragen wir im Service Design Thinking auch Nutzer*innen einer Dienstleistung nach ihrer Perspektive. Nur wenn wir das Problem wirklich verstehen, können wir geeignete Lösungsideen entwickeln.
Phase 2: Der Lösungsraum
Nach der Ideensammlung wird nur aus der erfolgversprechendsten Idee ein Prototyp entwickelt, den wir mit Nutzer*innen testen. Dabei gilt: Früh ausprobieren, gegebenenfalls scheitern und neu denken. Dadurch verschwenden wir wenig Energie in unpassende Lösungen.
Verwaltung und Agilität – (k)ein Widerspruch?!
Umdenken angestoßen
Nicht von Anfang an einen perfekten Plan zu haben, sondern sich Schritt für Schritt an eine Lösung heranzutasten durch Ausprobieren, Testen und Verbessern, ist gerade für auf Richtigkeit und Rechtssicherheit ausgerichtete Verwaltungen eine große Wende. Unsere agilen Ansätze und der damit verbundene Wertewandel haben ein Umdenken angestoßen und unseren Kulturwandel weiter vorangetrieben.
Agilität ist kein Allheilmittel
Wir haben auch gelernt, dass Agilität nicht die Antwort auf alles ist. Vielmehr brauchen wir ein Repertoire bedarfsgerechter Formate und Stile, um eine moderne Verwaltung zu sein: An vielen Stellen haben wir Stellschrauben, um mit neuen Methoden schneller gute Lösungen zu finden. Dort, wo es aber auf Rechtssicherheit ankommt, brauchen wir verlässliche Strukturen und Abläufe.
Ehrliche Kommunikation, Dialog, Beteiligung und agile Herangehensweisen sind heute wachsender Teil unserer sich nach wie vor wandelnden Organisationskultur.
Wir sind durch die Reform offener, moderner und innovativer geworden und wissen trotzdem: Da geht noch was! Der frische Wind soll immer mehr nach außen sicht- und spürbar werden. Deswegen machen wir weiter.
Weiter geht’s: Wir machen Köln!
Dieses Kapitel fokussiert unseren weiteren Weg: Leistungsstark, aufgeschlossen und innovativ gehen wir künftige Herausforderungen an.
Reform als Routine fortsetzen
2016 war unsere Verwaltung weitgehend schlecht aufgestellt. „Es muss etwas passieren“, war die Forderung von innen und außen. Unsere Verwaltungsreform ab 2017 war die Antwort.
Das Ziel: Die Stadt Köln zu einer professionellen Dienstleisterin, einer attraktiven Arbeitgeberin und einer geschätzten Partnerin für Stadtgesellschaft und Politik machen.
Heute, fünf Jahre später, sind wir besser aufgestellt als zuvor: Dank der mehr als 2.000 engagierten Kolleg*innen haben wir für 2/3 unserer Ämter konkrete Verbesserungen erreicht.
182 erfolgreiche Projekte, 620 Beteiligungsveranstaltungen und agile Formate haben darüber hinaus einen Kulturwandel angestoßen.Trotzdem sind wir nicht so weit gekommen wie erhofft. Daher setzen wir die Reform als Routine fort.
„Der Verbesserungsprozess muss weitergehen“
Die Reform markiert einen wichtigen Meilenstein. Damit wir unsere Ziele erreichen und den wachsenden Herausforderungen erfolgreich begegnen, muss sie nun im Alltag fortgesetzt werden. Das ist auch das einhellige Votum aus allen Evaluationsworkshops und gemeinsame Erwartung aus Verwaltung, Politik und Stadtgesellschaft.
Statement von Frank Deja zu fünf Jahren Reform
Seit Beginn begleitet die Bürgerinitiative „Köln kann auch anders“ unsere Verwaltungsreform konstruktiv kritisch. Als Vertreter der aktiven Stadtgesellschaft Kölns schildert Frank Deja seine Sicht auf die letzten fünf Reformjahre.
Statement von Gesamtpersonalrat Jörg Dicken
Stetiger und ebenfalls konstruktiv-kritischer Begleiter unserer Reform war auch unser Gesamtpersonalrat. Der Vorsitzende Jörg Dicken kommentiert die vergangenen fünf Jahre aus seiner Perspektive als Personalvertreter:
"Letztendlich ist es bei einem Verwaltungsreformprozess auch wichtig, dass die Potenziale der Beschäftigten in ihrer täglichen Arbeit weiterentwickelt werden können."
Mit kontinuierlicher Verbesserung Ziele erreichen
Die Verwaltung permanent weiterzuentwickeln, ist Ziel unseres Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses zur Verstetigung unserer Reform. Dahinter steckt ein weltweit im Qualitätsmanagement auch unter der Abkürzung KVP bekannter und erprobter Ansatz.
Kontinuierliche Verbesserung in Strategie und Alltag verankern
Unser Kontinuierlicher Verbesserungsprozess wird verbindlicher Teil jeder Dezernatsstrategie. Zugleich soll kontinuierliche Verbesserung niedrigschwellig Bestandteil des Alltags unserer 22.000 Kolleg*innen werden. Kernelement sind vier Leitfragen:
- Was tun wir wie?
- Was müssen wir verbessern?
- Wie machen wir das?
- Was soll das Ergebnis sein?
Die Leitfragen werden mindestens einmal im Jahr in jedem Bereich aufgerufen und geklärt. Sie dienen als Bottom-up-Prozess dazu, Arbeitsabläufe im Alltag zu hinterfragen und schrittweise zu verbessern.
Als Top-down-Prozess wird kontinuierliche Verbesserung wichtiger Bestandteil der Dezernatsstrategien, die jährlich fortgeschrieben werden. Dadurch wird Innovation fest in unserer Verwaltungssteuerung verankert.
Digitaler, transparenter und bürger*innennäher werden
Unsere Entwicklungsfelder decken die ganze Breite des Verwaltungshandelns ab. Besonders im Fokus: Digitalisierung, Transparenz und Bürger*innenservice. Den angestoßenen Kulturwandel werden wir mit dem Kontinuierlichen Verbesserungsprozess weiter vorantreiben als Basis für gute Prozesse und leistungsstarken Service.
Professionelle Unterstützung durch neues Innovationsbüro
Aus fünf Reformjahren wissen wir: Kontinuierliche Verbesserung und Innovation sind kein Selbstläufer. Veränderung braucht neben einem verbindlichen Rahmen vor allem Impulse, Methoden sowie professionelle Beratung und Unterstützung. Genau diese leistet das neu eingerichtete Innovationsbüro.
Das Innovationsbüro
Auf dem Niveau eines externen Beratungsunternehmens steht das Innovationsbüro allen Ämtern und Dienststellen zur Verfügung. Weltweit etablierte agile Formate werden passgenau in die Verwaltungsarbeit integriert und machen uns so innovationsfähig. Gearbeitet wird in drei Bereichen: Innovationsprojekte, Innovationsberatung und Innovationslabor.
Innovationsprojekte
Das Team ist ständig auf der Suche nach Verbesserungsmöglichkeiten, Trends und Handlungsbedarfen und initiiert eigene Projekte, von denen die ganze Verwaltung profitiert. In bereichsübergreifender Zusammenarbeit entstehen Standards und Blaupausen für alle Ämter und Bereiche.
Innovationsberatung
Alle Ämter und Bereiche erhalten professionelle Beratung zu Innovationsthemen. Dazu sucht das Team nach passgenauen Unterstützungsformaten in den Handlungsfeldern Kommunikation und Veränderungsmanagement, Service Design Thinking und Innovationsmanagement.
Innovationslabor
Das Innovationsbüro unterstützt mit nutzendenzentrierten Ansätzen. Gearbeitet wird dabei in innovativen Räumen – vor Ort, mobil und virtuell. An der Konzeption und Umsetzung arbeiten wir gerade im Rahmen des Förderprojekts un:box cologne.
„Es geht weiter“
Dr. Rainer Heinz kam 2016 zur Stadt Köln, um die Verwaltungsreform zu konzeptionieren und umzusetzen. Sein Resümee zu den vergangenen fünf Jahren hat er in zwei Minuten zusammengefasst. Klar ist für ihn: Es geht weiter – leistungsstark, aufgeschlossen und innovativ.
Sehen Sie sich hier sein Fazit an.
Erscheinungsnachweis
Referat für Strategische Steuerung
Konzeption und Redaktion: Franziska Weiss
Programmierung und Gestaltung: Olli Design GmbH
Kontakt:
Referat für Strategische Steuerung
Dr. Rainer Heinz
Telefon: 0221/221-25253
E-Mail: rainer.heinz@stadt-koeln.de
Innovationsbüro/Steuerung Verwaltungsreform
Maik Dick
Telefon: 0221/221-30020
E-Mail: maik.dick@stadt-koeln.de
