Termingestaltung
Wir haben die Prozesse vorangetrieben und die erwünschte Optimierung der Abläufe erreicht.
Unser Ziel ist das Terminmanagement im Vorzimmer der Oberbürgermeisterin zu optimieren und ein Konzept zum künftigen Ereignismanagement zu erstellen.
Wir optimieren das Terminmanagement im Vorzimmer der Amtsträger*innen und erstellen ein Konzept für ein optimales Ereignismanagement. Dabei liegt ein Fokus auf dem Prozessabschnitt „Planung des Ablaufs einer Teilnahme, Schwerpunktsetzung und inhaltliche Vorbereitung“.
Ein zentrales Anliegen von uns ist die unterschiedlichen Akteur*innen besser in die Prozesse des Termin- und Ereignismanagements einzubeziehen. Das konnten wir im Zuge des Projekts erreichen.
Unsere Kolleg*innen haben den Gedanken gut aufgenommen, dass jede*r mit der eigenen, persönlichen Kompetenz einen Beitrag zur Verbesserung des Terminmanagements einbringen kann. Die Beteiligten haben wir eng in die Weiterentwicklung eingebunden, und ihnen die Gelegenheit geboten, eigene Vorschläge einfließen zu lassen. Dabei haben wir uns nicht nur strikt an der Projektskizze orientiert, sondern auch die Weiterentwicklung mit bereits laufenden Optimierungsprozessen vernetzt.
Hinsichtlich des Ereignismanagements sieht unser Konzept vor, dass wir durch die stärkere Einbindung der verschiedenen Kompetenzen eine Optimierung erzielen. Die intensivierte Betreuung durch Fachreferent*innen ermöglicht es uns, die Oberbürgermeisterin noch besser auf ihre Termine vorzubereiten. In der Konsequenz können die Termine effektiver genutzt werden. Die praktische Umsetzung zeigt, dass unsere Maßnahmen bereits Verbesserungen erzielt haben.
Insgesamt hat die Umsetzung unserer Ziele zu einer merklichen Steigerung der Qualität und Effektivität unserer Arbeit geführt.
Coronabedingt kam es zu veränderten Anforderungen an das Termin- und Ereignismanagement. Die ohnehin schon fortgeschrittene Digitalisierung in unserem Arbeitsbereich ist dadurch noch wichtiger geworden und die hinzugewonnenen Kompetenzen möchten wir künftig noch stärker nutzen. Das Projekt ist somit abgeschlossen.
Da das Vorgehen sehr stark in bereits vorhandene Optimierungsprozesse überführt worden ist, haben wir auf die Evaluation bei einzelnen Mitarbeiter*innen verzichtet. Die positive Rückmeldungen im Arbeitsalltag und die Verbesserung unserer Arbeitsprozesse zeigen jedoch auf, dass das Projekt sehr erfolgreich war.
