Datenbank / Software Amt für Schulentwicklung
Im ersten Schritt führen wir die Bedarfsermittlung durch. Hierfür werden derzeit Daten für das zukünftige Lastenheft erhoben.
Wir werden ein Konzept zur Verwaltung von Auskünften über die städtischen Schulen entwickeln. Die Mehrfachverwaltung von gleichen Daten in verschiedenen Bereichen soll der Vergangenheit angehören, indem wir eine neue, vollumfängliche Datenbank/Software nutzen werden. Diese soll uns schnellere und umfassendere Bearbeitungsmöglichkeiten eröffnen. Hierfür bildet die Konzeptentwicklung die Grundlage.
Wichtige Daten für die tägliche Arbeit unserer Kolleg*innen werden an verschiedenen Orten und in unterschiedlichen Formaten aufbewahrt. Innerhalb unseres Amtes werden wir eine zentrale Datenbasis erstellen, die es uns und auch Dritten ermöglicht, schnell und unkompliziert notwendige Informationen zu erhalten. Unser Projekt ist Bestandteil der Digitalisierungsstrategie und hilft uns maßgeblich dabei, ein gelingendes Aufwachsen in Köln zu gestalten.
Die Organisation der Datenverwaltung wird erleichtert und es wird künftig keine Mehrfachverwaltung einzelner Bereiche mehr geben. Zusätzlich wird die Bearbeitung schneller und umfassender, was insgesamt Zeit spart und unsere Arbeitsabläufe erleichtert.
Zukünftig stehen an zentraler Stelle alle Informationen über Schulgebäude, Küchen in den Schulen, Ausstattung der Unterrichtsräume und zur Netzwerkinfrastruktur zur Verfügung. Außerdem enthält die Datenbank einen Hinweis zum Grad der Barrierefreiheit und der generellen Beschaffenheit von zugehörigen Turnhallen und Schwimmbädern. Weitere Informationen zu den Besonderheiten eines Schulgrundstücks sowie den Schulstammdaten und eine Übersicht über erfolgte Bestellungen und geplante Beschaffungen für die Schule sind berücksichtigt.
Wir stehen noch am Anfang des Projekts. Bedingt durch die Corona-Pandemie, konnte der Projektstart leider nicht wie geplant in einem Präsenzworkshop stattfinden. In einer digitalen Planungskonferenz konnten wir dafür die vielen verschiedenen, beteiligten Akteur*innen ins Boot holen und für das Projekt gewinnen. Gemeinsam arbeiten wir nun an der Erhebung aller benötigten Daten.
Im Anschluss an die Bedarfsermittlung werden wir die gesammelten Daten analysieren und aufbereiten. Das Ergebnis erfolgt dann in einer Erstellung eines Lastenheftes. Sobald das Lastenheft erstellt ist, wird die Software bzw. die Programmierung einer solchen vergaberechtskonform ausgeschrieben.
